增强档案归类效率方法的有效性

文/湖北文理学院理工学院 龚明艳

增强档案归类效率方法的有效性

文/湖北文理学院理工学院 龚明艳

在当今时代，档案管理是一件比较繁琐而且细腻的工作，需要档案管理人员拥有对其足够的耐心和耐力，要整体把握档案的内容，在寻找档案以及管理档案的过程中提升效率。现如今，我国的档案管理工作者多数趋于传统，比较善于用传统的方式进行档案归纳，对于归纳的效率有一定的影响，因此要想提升工作效率，必须从各个方面对档案管理进行整顿，提高档案归类效率，为各项工作效率的提升提供保证。本文将从目前档案归类效率低的根本原因出发，为提升档案归类效率的具体方法进行一定的探讨，希望能够为今后档案管理工作的更好发展提供有效借鉴。

档案归类；效率；有效方法；档案管理

在各项工作当中，档案管理以及档案分类是一项比较繁重而且需要工作人员基于耐心的工作，工作人员在档案分类时要有充足的意志力，争取在最短的时间内完成最多的工作，与此同时保证工作的质量。在之前的高校档案分类管理中出现了很多效率不达标、质量不达标的现象，而且这样的失误看起来不算严重，但是对高校的管理以及日常的教学工作造成了不良影响。所以，不断增强档案管理以及档案归类方法需要得到高度重视，并通过合理的对策进行档案归类效率的提升。下面将简要分析档案归类效率不高的原因，并详细阐述增强档案分类效率方法有效性的几个途径，希望对今后档案分类工作提供帮助。

一、当前档案归纳效率较低的原因

档案归类效率根本上取决于工作人员的素质，因此目前档案归类效率一直较低的根本原因就是相关的工作人员从业资格不达标，在档案分类工作中，首先需要对工作人员的能力进行检测，其次便是通过各项科技手段来辅助分类。对于档案的归类，从很大程度上能够方便的掌握某项工作的进度，负责档案管理的工作人员必须重视档案归类工作，不能有一丝的马虎和大意，要重视档案本身的价值以及其利用价值，做到对档案的保密和完好保存。其次，档案归类效率较低的原因还有辅助手段较为传统，对于经济与科技迅速发展的今天，各行各业都开始运用科学技术手段来提升工作效率，对于档案归类工作更是要加强对科技的应用，要通过适当的、合理的技术来配合档案归类工作，在提升质量的同时节省时间，由此提升档案归类的效率。

二、提升档案归类效率的措施

在当前的社会环境中，作为一名档案归类的管理工作者，需要明确自身的职责，要尽可能地利用工作环境中现有的条件完善自己的工作，将档案归纳工作作为实现自己人生价值的方式，促使档案的有效使用以及质量的不断提高。当今社会，档案管理工作者往往过多重视档案的整体管理，忽视档案的应用，因此档案归纳效率总是提不上上来，也就降低了档案的使用合理性，那么如何有效增强档案归纳效率呢？

（一）提升档案管理者的工作意识，高度重视档案归纳工作。在档案管理工作的相关任务过程中，领导需要加强对工作人员的教育，尤其是在思想上促进管理人员的进步，让管理人员发挥自身的主观能动性，通过自身的努力来提升档案归纳的效率。其次，工作人员也要做好自身的本职工作，及时整理和归纳相关的信息，为用户提供更加完整、完善的信息系统服务，只有不断提升服务水平，归纳效率才会不断提升，而这是紧密相关的。在档案归纳的过程中，档案管理的工作人员也要与技术人员进行一定的配合，做到理论与实际的相结合，打破传统的档案管理方式，做到档案归纳信息的实时化、信息化和自由化。

（二）对各项档案进行分类，从根本上节省档案归纳时间。档案归纳工作进行之前需要先明确各项档案材料的内容以及用处，要在确定档案分类思想之后进一步明确档案归类的操作方式，避免管理中的失误。所以在档案归纳工作进行时，需要先将相关的档案分成不同的年代、不同的类别以及不同的时区，争取做到尽量详细，这样一来，就能够从根本上保证档案的排列以及归纳的便利，为今后档案的管理提供一定的帮助。

（三）提高行业工作人员的综合素质。档案工作人员综合素质的提高是增强档案归类效率方法有效性的保障性措施，而这一方面人员自身要树立终身学习的理念，不断地提高自身的综合素质和专业水平。另一方面，管理人员要加强对工作人员培训和考核的力度，完善相关的制度和工作规范，以提高工作人员的积极性。

三、结语

总而言之，在经济与科技高速运转的当今时代，要想更加便捷地提升档案的利用率，就需要不断提升档案归纳的效率，对档案的管理给予更大的重视。先进的工作技术能够促进档案归纳效率的提高，为档案管理工作的顺利进行提供保证，因此，在今后的档案归纳工作中，需要不断提高工作人员对于档案管理的工作意识，发挥自身的主动性，增强工作效率。

[1]邓显章,李茜茜.浅谈如何进行档案管理分类[J].办公室业务管理,2015(05).

[2]马浩鹏,牟一笑.关于文本自动分类算法的相关研究及分析——以档案自动归类的应用为实例说明[J].中国西部科技,2015(03).