信息技术在社保档案管理中的应用

李先兵

摘 要：社保档案能够为社会保障体系的建设提供可靠依据，在推动社保工作顺利开展上发挥着重要的作用。在信息化时代下，社保档案管理中也要重视对信息技术的应用，将各种现代技术的优势充分发挥出来，才能有效提升社保档案管理工作效率，并保证真正体现出社保档案应有价值。本文将简述信息技术在社保档案管理中应用的意义，并分析了当前社保档案管理中的问题，最后提出了切实可行的策略。

关键词：信息技术；社保档案管理；应用

将信息技术合理应用到社保档案管理工作中，是提升社保管理规范化水平的有效手段，有利于让参保群众的个人利益得到有力维护。尤其是在我国社会经济快速发展过程中，社保覆盖范围也越来越大，享受待遇的人数也日益增多，对社保管理提出了更加严格的要求。因此我们要充分认识到社保档案管理的重要性，用好各种现代信息技术，为社保工作提供真实、准确的参考资料，避免出现重复参保与重复享受待遇的情况。

1 信息技术在社保档案管理中应用的意义

（一）有利于提升社保档案管理效率

在信息技术快速发展的背景下，在各个层次与领域得到了广泛的应用，为人们日常生活和工作提供了方面，将信息技术应用到社保档案管理之中，也有利于促进其效率不断提升。社保档案管理中应用信息技术，能够突破传统管理方式局限，让社保档案管理工作更加准确、全面和及时，同时还对社保档案管理方式进行了创新，将网络技术、数据库和多媒体技术应用到数据处理上，从而按照统一的程序处理各险种、地域和参保人员的社保档案业务数据[1]。这样各种社保业务信息得到了共享，档案管理人员业务能力也获得了提升。此外，在社保档案管理中应用信息技术，还能够让业务流程更加程序化和有序化，加强了各业务工作环节的联系，实现了社保档案管理效率的提升，并为今后的社保档案开发与利用创造了有力条件。

（二）促进社会保障体系不断完善，节省大量人力物力

社保在社会保障事业中占有重要地位，在社保业务发展过程中，业务量也越来越多。从现阶段社保工作目标来看，即对信息技术的有效应用，促进社保档案管理效率逐步提升。将信息技术应用到社保档案文件数据上，既共享了信息，还方便档案管理人员的工作，促使社会保障体系日益完善。这样人才的分配、流动才更加合理，节省了大量的人力与物力。

2 社保档案管理现状分析

当前社保档案管理还存在如下问题：一是忽视了社保档案管理工作。很多人都没有意识到社保档案管理的重要性，在开展社保工作的时候，普遍侧重于增加社保覆盖面、加强社保基金征缴及保障基本养老金按时足额发放上。而对社保档案管理则不重视，工作显得非常混乱无序，不利于发挥出社保档案管理的作用。二是社保档案管理制度不完善。在现阶段社保档案管理工作中，很多地方未真正贯彻落实国家档案管理相关规定，因为社保档案管理制度不完善，相关标准与规范也不统一，导致未合理确定归档范围。所以不仅社保文件材料收集不完善，管理方法落后，同时社保档案也经常出现丢失、涂改和损毁的情况，为社保档案管理标准化和规范化带来不利影响。三是社保档案管理人员综合素质不高，能力不强，一些社保档案管理机构不健全，未安排专业档案管理人员，大多都是身兼数职，或者临时抽调而来。且很多社保档案管理人员未通过专门的培训，无法有效提升社保档案管理工作水平。

3 信息技术在社保档案管理中应用的策略

（一）尽快转变管理理念，完善规章制度

在社保档案管理工作过程中，不仅要突破传统管理方法的局限，还要树立起新的管理思想，结合社保档案管理工作的实际情况，尽快建立起相应的法规制度，为社保业务的稳定、持续开展创造良好的条件。此外，还要在资金与行政管理等方面做好统筹兼顾，将信息技术资源优势充分发挥出来。这样才能将各种数据信息及时提供给利用者，提升社保档案管理的信息化、现代化和规范化水平。

（二）增加资金投入，夯实信息化基础

为充分发挥出信息技术在社保档案管理中的作用，需要加快各种信息化基础设施建设步伐，在资金和技术上增加资金投入，以传统档案管理为基础，不断对管理模式进行创新，打造完善的社保档案信息管理系统[2]。同时要促进社保档案管理工作的法制化与信息化发展，做好社保档案收集、整理、分类、归档、储存和利用等工作，并认真核查到位，让社保档案管理系统更加安全、有效和准确。此外，要尽快购置计算机、打印机、复印机、扫描仪和防磁柜等设备，为信息技术在社保档案管理中的应用奠定良好的基础，确保将社保档案应有的价值充分体现出来，为社保业务工作提供高效、便捷的服务。

（三）合理采用先进信息技术，提升管理效率

随着我国社保业务量进一步增加，应用信息技术管理社保档案已经势在必行，主要包括以下几个方面：一是建设电子档案数据管理中心，负责对所有归档的电子档案进行归档，同时在网站上提供有限制性、非保密电子文件查询与利用服务，让电子档案信息资源得到共享。这样做的好处是可以增加覆盖面积，不仅有着丰富的内容，同时也实现了利用率的提升。二是实行电子档案自动上传收集的方法。社保档案管理部门要高度重视电子档案收集工作，这和传统纸质档案的收集不一样，基本上在下载与上传过程中可以形成电子档案。对此需要对传统工作模式作出改变，在网页上建立电子档案自动上传工作窗口，将收集的电子档案及时在档案室服务器中进行归档。三是加强社保档案的动态管理。在形成社保档案以后，可以發挥出动态的特征，应对新材料进行补充，保证档案的连续性，将社保档案应有作用发挥出来。在人员流动过程中，社保档案也要因此进行传递，要保证档案与人的管理单位是一致的，这样才能发挥出社保档案的作用。通过这样方法，能够促使社会保障体系越来越完善，为实现人才合理流动作出贡献。四是共享社保档案信息资源的共享。要尽快对社保中心与企业所有系统的数据接口进行规范，让现行文件与社保档案管理信息资源得到共享与交换，避免初选重复输入数据的情况。这样不仅节省了大量的人力与物力，还让今后对社保档案的查阅与核对更加便利。

（四）加强培训， 提升社保档案管理人员综合素质

在社会快速发展的过程中，社会保障体系也更加完善，为保险业务的发展创造了良好的条件。随着现代信息技术的发展与应用，社保档案管理工作更加复杂，对档案管理人员提出了更加严格的要求，需要具备较高的专业素质，并掌握更多的技术技能。但是现阶段很多社保档案管理人员素质偏低，为社保档案管理工作的正常进行带来了不利影响，需要定期开展对档案管理人员的培训工作，逐步提升他们的素质与能力[3]。这样才能保证社保档案管理工作正常进行，并更好的服务于社保业务工作。对社保档案管理人员而言，也要认识到学习的重要性，积极学习新知识，掌握新技术，这样才能用好各种信息技术，实现自身素质与能力的提升。

4 结语

总之，社保档案可以如实反映出人们参加社保缴费等信息，能够为人们依法享受社保待遇提供重要依据，加强社保档案管理工作具有重要意义。因此我们要提高重视程度，充分认识到信息技术在社保档案管理中应用的意义，合理采取各种有效措施，将信息技术的作用与优势全面体现出来。通过提升社保档案管理工作水平，能够为更好的发挥出社保档案的作用奠定良好的基础。

参考文献

[1]叶长虹.信息技术在档案管理中的应用研究[J].电子测试，2016，（05）：83+104.

[2]张孟瑀.数字化技术在社保档案管理中的应用及展望[J].劳动保障世界，2016，（06）：55.

[3]刘希云.数字化技术在社保档案管理中的主要应用[J].现代国企研究，2015，（24）：177.endprint