三个保障、进一步做好视频会议工作

姜婕

摘 要：当前，远程视频会议系统在检察系统的应用越来越普及，视频会议的运维保障成为技术部门的重要工作内容，本文从设备保障、人员保障，会议过程中的保障等多方面论述如何进一步做好检察机关视频会议保障工作。

关键词：检察机关 视频会议保障

视频会议系统是通过网络通信技术来实现的虚拟会议，使在地理上分散的用户可以共聚一处，通过图形、声音等多种方式交流信息，支持人们远距离进行实时信息交流与共享、开展协同工作的多媒体通用交流平台。当前，远程视频会议系统在检察系统的应用越来越普及，视频会议的运维保障成为技术部门的重要工作内容。近年来，天津市河西区检察院在视频会议管理和保障方面，有以下的既点体会。

一是视频会议的设备保障

设备状况是影响视频会议效果的首要因素。如果网络设备或会议设备出现故障，轻则会议效果不理想，重则导致会议中断甚至无法开会的后果。所以联调，都由市院主会场通过MCU组会并呼叫各区县院，检查本地MCU和视频终端的状态，各区县院可以通过收看市院及各区县院的音、视频效果来确定本地设备的状况。

网络状况是影响视频会议效果的另一重要因素。如果网络状况糟糕，丢包较多，就会出现会议画面延迟、马赛克、视频终端掉点等现象，造成整个会议无法控制。

根据上述分析，为做好远程视频会议的设备保障，应注重三个环节。一是通信线路保障，主要由线路运营商完成。二是网络设备保障。主要由会议保障人员完成，内容是检查路由器、交换机、光端机、光纤收发器的运行状态以及传输光纤、网线的连接质量，特别是线缆接头的连接状况，利用科达终端控制台测试网络联通性。三是会议设备保障，主要任务是检查视频会议终端的运行状况。

二是视频会议的过程保障

视频会议的过程保障可以看成是对一场会议的过程管理，可分为会前、会中和会后三个阶段。视频会议期间对灯光、空调、音频、视频及其他设备，在每个环节的控制构成视频会议过程保障的内容。

会前阶段

（1）会前保障。会前按照市院要求的时间提前开启视频会议终端，及时接受市院呼叫及应答。（2）灯光。视频会议室摄像头对光源的要求很高，图像效果会因光照效果不同出现较大差异。为保证会议画面质量，会议开始前应将灯光、面光灯、主席台灯光全部打开，通过会场摄像头观察会场大全景、主席台小全景。（3）空调。会议开始前需要提前打开会场空调，保持适宜温度。需要根据季节、室外温度及参会人员的身体状况确定空调的运行模式和控制温度，还要兼顾会场和主席台的温度。（4）音频设备。主要包括音箱、话筒、调音台和监听设备。连接好会议话筒并逐个试音，调整好音量。逐一检查话筒声音是否正常，配合调音台调整话筒音量，随时准备应答市院点名。除有线话筒外，至少应准备一到两只无线话筒，换上全新的电池，保证电量充足。试音后及时关闭设备。控制室内应安装监听音箱，并在会议过程中保持开启状态，保证随时听到会场的声音。（5）视频设备。包括會场摄像头摄像机电视机和投影仪。会议开始前，应打开会场中的所有摄像头，查看采集到的图像情况，并预设机位。会前需要特别检查电视机连接端口是否紧密，图像显示是否正常，是否出现缺色、蓝屏、无信号现象，是否有图像晃动情况。（6）现场其他设备。如果需要对会议过程进行录音录像，需要事先检查录像机的剩余空间是否足够，录音录像系统是否运行正常。会前开始半小时，打开硬盘录像机或启动录像程序，做好录像准备。会议开始前5分钟开始录像。

2、会中阶段。

（1）控制音响。操作调音台，调节现场音量。（2）控制镜头。若被设为主会场，需要发言，一般规则为：会议开始前，播放大全景；主席台就座后，播放小全景；讲话时，播放发言人镜头。更换发言人时，首先播放小全景，然后再切换为讲话人镜头。动态播放主席台镜头时，以首席人员为中心，先向次席人员方向摇动至最后，然后回到首席人员位置，再向另一方向继续摇动。（3）切换主辅流。根据需要显示不同的画面，安排专人在控制室通过科达控制台进行主流、辅流的切换的工作。（4）灯光控制。会议期间根据需要打开和关闭各类灯光。如果为一般会议形式，面光灯、主席台灯、测光灯全部打开即可。如果需要使用投影仪的幕布，则需要关闭主席台灯。

3、会后阶段。

会后阶段的工作主要是关闭设备，做好会议整理。具体包括：关闭信号源（摄像头、摄像机、高清视频会议机）、关闭显示设备、关闭音响、关闭计算机、关闭矩阵、关闭电源。需要特别注意的是，关闭投影仪后不要马上切断电源，需要让其中的风扇继续转动，充分散热以提高使用寿命。

三是视频会议的人员上保障

视频会议保障工作是一项即时性、技术性要求非常高的工作，对保障人员的专业水平和心理素质都提出了较高的要求。

1、要富有责任心

视频会议一般重要性强，保障要求高。因此，保障人员必须负责敬业，勇于担当。例如，当天会议开始前，保障人员应至少提前30分钟到达会场，打开设备，调整声音和图像，灯光、话筒等，完成会议准备工作等待市院呼叫。会议过程中要集中精力，坚守岗位，善始善终。

2、要怀有平和心

视频会议突发性强，要求保障人员对于现场出现的各种情况能够迅速做出反应，进行妥善处理。因此，保障过程中要保持心态平和，切忌紧张，越是遇到紧急情况，越要头脑冷静。对于出现的失误要坦然承认，认真总结，勇于改正。

3、要具有条理性

视频会议保障工作头绪繁杂，需要高度的条理性。保障人员不仅要提前梳理好个人思路，更要在行动中体现出规范有序。可以通过建立和使用保障文档帮助做到考虑周密，没有遗漏。比如，可以提前准备一份会前准备工作记录表，列出会议保障的各项内容，逐项对照检查，确认每个环节均准备完毕。会议结束后要注意收好会议保障记录以便存档

4. 要掌握多领域专业知识

视频会议技术涵盖通信、计算机、微电子等多个领域，要求保障人员具备多方面的专业知识，了解会场中音视频和网络设备的秉性，熟悉各种系统软硬件操作，善于判断各种设备故障原因并实施故障排查。因此，作为保障人员要善于钻研，勤于思考，使自己具备较深厚的知识积淀，为圆满完成保障任务打下坚实的基础。

视频会议系统避免了因需集中开会而带来的路途的奔波，给各层检察院带来了极大的便利。作为检察信息化工作中一个重要的分支，视频会议系统将越来越广泛的应用于检察系统中，同时视频会议系统的运维保障越来越专业和规范。endprint