计算机技术在办公自动化中的应用探

刘思齐

摘 要：随着计算机技术的快速发展，计算机技术在办公自动化系统中得到广泛应用， 很大程度上促进了办公效率的提高，为企业节约了大量成本，同时也提高了企业信息处理能力和准确性。计算机技术应用于办公自动化系统中，可以扩大办公范围、优化办公环境、提高办公自动化效率、提高信息处理能力等优势，但是由于工作人员计算机素养不够，办公自动化运行环境较差，缺少完善的企业管理机制，造成办公自动化水平比较低，工作效率低下。为此，提出了构建完善的企业管理机制，建立良好的办公自动化环境和提高工作人员素养等建议，以期促进计算机办公自动化效率的提高，提高企业经济效益。

关键词：办公自动化；计算机技术；企业经济效益

计算机技术应用于办公自动化中，可以高效地进行图片、信息、文字等的处理，快速处理大量冗杂的信息。随着计算机技术的发展，计算机可以有效地进行连接、分析、加工、归档等工作，为企业发展提供参考信息。

1办公自动化

办公室中建立完善的自动化信息处理系统，利用计算机软件、通信设备实现企业内部信息的维护、加工、传输、收集、处理等工作，办公自动化主要有办公室环境、办公信息、组织结构、工作人员等组成。办公自动化系统的运行依赖于现代化计算机设备，以工作人员为主体，利用先进的科学技术，借助于计算机网络，完成内部信息的处理和传递。

办公自动化系统是实现计算机办公的核心，将办公室工作人员紧密联系，形成一个人机信息化管理的系统，实现便捷办公。

2计算机技术在办公自动化中的重要作用

2.1扩大办公范围，优化办公环境

办公自动化可以实现办公范围的扩大和办公效率的提高。办公自动化技术在办公领域有着较广泛的应用，不同部门之间利用信息系统就可以实现文件的传送，减少了人工作业时间，并且不受时间和地点的限制。不同单位和团体之间利用计算机系统就能完成立项和洽谈，形成品牌效应，实现商品的营销。办公自动化的使用，也优化了办公环境，扩大了办公范围。

2.2提高办公自动化的运行效率

办公自动化系统的使用，提高了办公效率，大量繁杂的工作利用计算机系统就可以自主完成，减轻了员工的工作强度和工作量。计算机信息处理系统还可以对收集到的数据进行分析处理，处理的结果更加准确，具有重要数据参考价值。

2.3提供了大量的可利用的信息

信息技術的应用，企业可以在短时间内掌握大量信息，企业通过信息的搜集和处理，为企业提供信息参考，同时利用外部信息，及时调整单位内部工作方案，及时进行技术创新，最大化企业效益。信息技术的发展，计算机办公系统实现了单位内外部的沟通， 提供了信息获取和处理的平台，计算机系统提高了信息的可靠度。

2办公自动化中计算机技术应用过程中存在的问题

计算机技术在办公自动化中的应用将办公系统的优点无限放大，但是计算机使用过程中，由于办公系统操作人员熟练程度不够、计算机素养低下，内部管理机制不健全，制约了办公自动化系统的效率的发挥。

2.1工作人员工作素养相对不高

随着计算机技术的快速发展，办公自动化技术得到快速应用。我国中小企业众多，借助于计算机系统可以实现高效办公，减少对工作人员的以来，同时增加信息处理效率。在办公自动化系统中，对员工的计算机能力有一定的要求，员工需掌握办公自动化系统操作方法。并且办公自动化系统中，企业内部信息传输便捷，一些员工道德素质不强，就会造成公司内部信息泄露、信息偏差等事件的发生，可能对企业发展造成严重影响。因此，员工的计算机能力和道德素养是实现办公自动化技术的基础。

2.2办公室管理质量有待提高

办公自动化使用过程中需要有效的管理制度，办公自动化作为企业管理的辅助工具，对企业发展至关重要。我国中小企业办公自动化水平低，管理人员和企业员工配合度不够，缺少有效的管理模式，管理制度形式化现象严重。管理制度的落后制约了企业经济效益的提高，造成了大量资源浪费。

2.3办公自动化运行的环境相对较差

办公自动化的有效运行需要必要的运行环境，我国企业对办公自动化的重要性认识不足，缺少良好的办公自动化运行环境。办公自动化的目的是为了提高工作侠侣，但是由于办公自动化环境较差，工作过程中会发生工作职能混淆、含糊不清的现象，制约了计算机功能的发挥。

3加强办公自动化中的计算机技术应用的几点策略

3. 1构建完善的管理制度

计算机技术应用于办公自动化过程中，企业要对办公自动化技术进行适当的选择，建立一套适应企业实际情况的办公自动化系统，并完善办公自动化管理制度。企业在办公自动化制度构建过程中，要根据计算机技术的实用形式，从多个角度进行考虑，发挥计算机信息技术的优势。大中企业和国外企业在办公自动化管理过程中，积累了较多工作经验，在借鉴吸收成熟企业管理经验的同时，要结合计算机技术的现状和企业的需要，制定办公自动化管理制度，发挥办公自动化平台的作用。

3.2构建办公自动化运行环境

在使用办公自动化过程中，要为信息管理系统提供良好的运行环境，高度重视自动化系统的构建。计算机系统使用过程中需要安装必要的防火墙和杀毒软件，及时对系统进行全面检查，保证信息安全。

3. 3提高工作人员额的工作素养

企业要重视员工素养的培养，采用定期和不定期形式培训，掌握计算机技术，对windows系统进行全面了解。员工培训过程中，要强化办公软件的使用，PPT、Word、Excel等软件要数量运用。此外，工作人员要对计算机技术进行全面了解，并在不断应用中熟练掌握办公自动化技术的运用。企业可以利用薪酬激励制度，对聘请高水平的工作人员，引领企业发展。

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