档案信息化建设与档案管理的几点思考

梁丽华

摘要：档案的信息化建设在时代发展过程中具有十分重要的意义，应该加大力度对影响档案发展与建设的问题加以解决，从而促进档案管理的发展。这是一项长期而又艰巨的任务，因此在实际应用中需要不断加强档案馆领导人员的认知，并对其进行不断的创新，制定出合理有效的创新政策，招纳更多专业人才加入，同时还要抓紧信息化建设的主要时机，构建出科学合理的档案信息管理平台，从而提高档案信息管理工作人员的工作效率，提高专业服务质量，只有这样使档案管理信息化水平迈上一个全新的高度，促进档案馆发展。基于此本文分析了档案信息化建设与档案管理。

关键词：档案；信息化建设；档案管理

1、档案管理信息化的概念

档案管理信息化建设不是一个简单的项目工程，它是运用现代化的技术手段来加强档案资源管理的收集、整理、开发和利用的一个全过程。档案管理信息化建设主要是将档案资源进行标准化、存储数字化的建设，并不断利用网络技术开发和利用档案信息资源，在整体过程中，逐步培养起一批了解政策法规，并具备专业操作能力的人才队伍，全方位打造规范化管理的信息化工作体系。具体来说就是将档案材料采用计算机、扫描仪、图像处理技术等先进的技术手段进行有需要的数字化处理，然后再储存在介质中的过程。

2、档案管理信息化建设的必要性

2.1促进网络、数字化发展

现阶段，大部门的档案管理部门都处于传统的纸质文件的管理上，在管理档案信息过程中使用手工管理模式，在工作时常常会遇见一些大量的电子文件使工作人们无从下手。因此，档案部门如何在这个现代社会中的数字化与网络化的社会中寻求全新的发展道路，并将档案数据库中的原始档案信息资料作为“参考文献：”并将其发挥出重要的价值是档案部门在发展过程的难题，因此做好档案管理信息化建设成为一种必然趋势。

2.2开发档案管理的价值

档案管理人员在工作时要通过对档案信息资料的收集、开发、应用、管理等来实现档案信息的价值。档案信息管理部门还是一个信息服务结构，因此在工作过程中只有利用计算机才能将档案信息资源更好收集、存储、整理，将档案信息的价值更好的发挥出来。

2.3促进档案馆发展

在档案管理信息化建设时，要做好档案馆的信息资料库房建设、档案管理馆藏建设、相关规章制度建设等建设工作。档案管理信息化建设的具体工作环境包括了对档案信息资料的收集、开发、整理、存储、统计、利用等。随着社会不断的发展，档案馆的档案数据也在不断的增加，因此为了更好的跟上社会发展的脚步，需要加强档案馆的自身信息化建设。建设网络数字化档案馆，使用互联网信息技术来管理档案信息资料，并建立对应的计算机体系、档案管理专用软件体系、档案信息获取资料体系等，从而促进档案管理信息化建设的发展，使档案信息在管理过程中走在“潮流”的最前端。

3、加强档案管理信息化建设的对策

3.1统一制定档案信息化规范标准

标准规范与规章制度不仅是档案信息化建设的重要基础，同时也是档案管理信息化建设的制度保证，只有建立在统一的标准与规范约束条件下，档案管理信息化建设的作用才能够得到最大程度的体现。对事业单位来说，在进行档案信息管理系统设计的进程中，应当充分考虑档案管理系统的高效性、兼容性以及实用性，同时要针对技术标准、技术参数等实施标准化设置，例如制定数据的接口标准、安全标注及非同一类型之间的数据转化标准等各个方面，通过针对整个档案管理系统进行标准化建设，能够进一步提升工作效率，减少管理工作中失误的现象。

3.2实现档案管理的信息化与传统档案管理同步发展

要想全面实现档案管理工作信息化，就必须做到档案管理的信息化与传统档案管理共同发展。由于目前我国许多企业及单位还是以纸质档案为主，若想在很短的时间内实现信息化比较困难，前期只有依托纸质档案的基础，逐步向信息化过渡，一步一步实现档案管理工作的完全信息化目标。因此单位领导不能急躁，首先要对加强对现有档案管理人员的專业培训，让他们掌握专业的档案管理知识，同时要逐步让他们了解如何用硬件设施去进行档案管理，系统性的掌握实现信息化后档案管理工作的方法和注意的问题，做到传统的档案管理与档案管理信息化同步发展，逐步实现信息化的最终目标。

3.3加快档案信息化基础设施建设、促进档案信息资源建设

基础设施的好坏直接影响着档案管理工作信息化建设的步伐，可以建设一个数字化的档案馆。其中包括：档案馆馆藏、档案馆库房、专职档案干部队伍建设等等，让计算机网络技术为档案管理工作服务，这样才能提高档案管理信息化水平。档案管理部门要制定出电子档案管理的具体实施方案，给档案管理人员提供一个良好的工作平台。

3.4加强管控，提高档案信息化技术水平

配置齐全档案信息化管理的基本硬件设施，全面配置电子监控、防盗报警器、灭火器、去湿机、空调機、消磁柜等安全保管和保护设备，逐步提升档案信息化建设与管理水平。信息化管理工作制度的健全，档案员具体的职责的完善，信息化建设要求的突出，严格按照国家和行业规定的标准，强化审核，保证信息的真实性和准确性。建立信息化安全预警制度，做好档案保密工作，通过建立防火墙、设置密码、严格审批借阅流程等措施，保证档案信息的安全性和可靠性。树立服务意识，强化服务利用，充分发挥档案存凭、留史、资政、育人的作用，为企业发展和干部职工查阅资料提供便利。

总之，档案工作是各项管理工作中必不可少的重要组成，它真实地记录着人类活动，为后世的人类生活提供依据。企业档案信息化建设是企业管理的重要组成部分，是企业实现现代化管理的必要条件，因此，不断加强企业档案信息化建设水平，逐步完善企业档案信息管理体系是摆在档案工作者面前的课题，进一步加强对其的研究非常有必要。

参考文献：

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[3]冉朝霞.关于档案管理信息化与档案信息伦理化建设的几点思考[J].档案管理，2006，06：48-49.