探析商贸企业管理费用控制

胡波

摘要：企业管理费用涉及到的项目广泛而复杂，既包括企业行政和管理部门发生的费用，也包括企业员工的费用、企业经营直接发生的费用、调查市场的间接费用等。商贸企业所有费用开支中，管理费用占较大的比倒，且管理费用比较灵活，并且各费用之间相互渗透，管控起来比较困难，所以商贸企业应该考虑如何通过节省管理费用而达到节约成本的目的。本文针对商贸企业控制管理费用的问题，提出了相应的对策，以供参考。

关键词：商贸企业；管理费用；控制

1商贸企业控制管理费用的问题

1.1思想上重视的程度不够

库存商品进货成本在商贸企业的总成本中所占的比例最高，所以有的企业管理者把精力主要放在了如何降低库存商品进货成本上，尤其是在市场销路较好，商品的销售供不应求时，这种观念更加强化，忽略了控制管理费用，导致企业在发展中对管理费用的重视程度越来越低。

1.2缺乏管理费用预算编制制度

管理费用中涉及的企业内部财务管理制度有重要的作用。因为管理费用涉及的范围比较广，管控较难，所以有的员工利用企业内部报销管理制度用公款消费，增加企业的管理费用，降低了利润。另外商贸企业在管控管理费用上，只有一般的报销审批制度，缺乏预算的编制制度、严格的管理体系和完整的控制日常管理费用的手段，所以给管理费用的科学控制埋下了隐患。

1.3缺乏控制执行管理费用的力度

很多企业经营者控制管理费用时，都认为其在总成本中占有很小的比重，所以对其不够重视，难免出现放降低执行管理费用的标准的情况。

2控制商贸企业管理费用的对策

2.1提升企业人员的整体素质

企业员工的素质和能力与管理费用管控的效果有直接关系，所以企业应该组织员工定期进行学习，培养其企业凝聚力，使员工能真切的认识到自己在企业发展中的关键作用，并能自觉的以竞争、节约、效益等的市场观念约束自己的行为，从而为企业创造更大的效益。

2.2建立完善的管理费用控制制度

（1）控制管理费用预算的方案。①编制管理费用的预算草案。财务部门应该从财务管理的角度编制管理费用的预算草案，并和相关部门讨论相关的内容，提出审核意见的同时按照往年淡旺季的实际情况，充分的考虑节约政策、人员数量、销售收入、收付实现制、权责发生制等，在每年的12月20日之前提交草案到相关预算部门；②参与管理费用预算草案和预算方案的审核和审批。财务部门应该和预算管理部门审核下一年度的企業管理费用的预算草案，对管理费用的预算方案进行审批，每年12月28日之前把下一年度的管理费用方案在公司网站上公布，最迟在当月的最后一个工作日公布下一个的月度方案。

（2）调整、平衡管理费用的预算方案。编制企业管理费用预算方案是为了管控管理费用，根据企业的发展，制定平衡、调整的审批程序。主要表现为：①调整管理费用预算的条件。如果现有的销售情况发生了不可抗力或发生针对现行的预算方案采取的措施仍然不能解决的情况时，可以合理调整或变更管理费用预算；②调整审批管理费用预算平衡。财务部门应该从企业总体管理费用预算角度出发分解企业整体管理预算费用到人员、部门；预算部门再根据下一年度销售和利润增长的目标在各部门之间平衡管理费用预算，保障控制管理费用的总额在合理的范围之内。各部门负责人根据企业预算平衡会议的精神，合理的调整本部门相应的管理费用。

（3）控制管理费用的支出方案。①强化事前审批。针对支出在xxx元以上的管理费用，都应该按照规定严格的履行审核和监管的程序，经办人必须提前填写“资金申请表”，并由相关审核人批准后才能办理。在此过程中应监督员工自觉履行事前审核和审批程序，防止在事后算账；②建立执行管理费用责任体系。企业各部门应该按照自己的管理费用预算指标对责任与权利、指标与措施进行充分的考虑，在每个月、每个项目中落实管理费用的指标；③建立管理费用公示制度。企业在宣传栏或内部网站公示各部门每个月支出的管理费用情况，公开表彰低于预算目标的部门，并实时跟踪超支部门的实际情况，并要求相关部门合理的分析和解释超支的原因；④建立管理费用的考核制度。分级管理费用的指标，并和部门业绩和员工绩效考核结合在一起，处罚严重超支的部门和员工，酌情扣除部门或个人奖金；⑤建立管理费用开支不合理事后追查制度。应该责任追究事后审查出的支出不合理费用，并警告或处罚相关责任人。

（4）控制管理费用的使用、报销方案。①对管理费用进行用预支管理。企业可以为员工办理银行信用卡，设定最低额度为1万元，规定管理费用开支在1万元以下的填写“资金申请单”时不需要预支费用；支出数额大于1万元或不能刷卡的应该按照正常的预支手续实施；②报销管理费用的期限。为便于管理，报销企业的管理费用的时候应做到及时。期限为申请资金之日起思维1個月之内，每延长1个月的，降低5%的报销比例，不予报销延长6个月以上的管理费用；③报销管理费用的标准。为了对费用开支进行合理的控制，应该量化各项管理费用的支出标准，如乘坐交通工具标准、差旅费中住宿费标准等，如果量化标准的确定比较困难，应该辅助详细的审查、审核程序，使每项管理费用开支的合理性得以保障；④报销管理费用的流程。所有需要报销的单据和发票应该在产生费用的5个工作日内提出报销的请求，并填写“费用报销申请表”，部门主管和经理有1天的期限，审核该申请表并签字，通过财务部门对其费用标准和合理性审核后报销，然后确认无误后让报销人员签字并结算报销的费用。

2.3落实管控的措施

在相关管理制度比较完善的基础上，企业应该努力使员工在公平、公开、公正的环境中认真执行管理费用的管控措施，并根据执行中遇到的相关问题制定或完善相关的配套措施，坚决避免出现无视制度规定的情况。另外为了防止出现制度过于形式而不能发挥作用的情况发生，还应结合年度的业绩考核等加大监督执行的力度。

结语

商贸企业之间的竞争随着市场经济的发展逐渐白热化，企业的利润也大幅度减少。所以提升企业的管理效率成为企业效益得以提高的重要手段，也因此企业管理部门的职能越来越重要。为了使管理效率得以提升，企业应该合理的控制支出的管理费用，使企业获得更进一步的发展。