人事档案管理在离退休服务工作中的重要作用

彭玲

摘要：近几年，离退休职工人数急速增加，离退休职工为企业乃至国家付出了自己毕生的心血，提升离退休职工的档案管理，服务这些“有功之臣”是构建和谐社会的必要举措。但是，目前此项工作存在较多问题，亟待解决。为此，本文详细阐述离退休职工档案管理的意义，存在问题及解决措施。

关键词：人事档案管理；离退休服务；解决措施

一、引言

企业离退休人员的人事档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工资水平、工作表现以及工作变动及参加社会保险等方面组成的文件材料，是历史地、全面地、真实地考察离退休人员的依据，是国家档案的重要组成部分。

二、人事档案管理的意义

人事档案是“人”的管理的基本信息的主要依据，它涵盖了人力资源的基本信息，又是管理的核心“人”的历史和现状的一个真实反映，它真实地记述了每个人的个人经历、德才表现及发展过程，是历史地全面地考察人的重要依据。近几年我国老龄化的不断提前，使得退休人员逐年增多，随着国家和政府对养老保险与社会保障服务的关注，做好退休人事档案管理工作，促进企业退休人员的管理服务工作的顺利开展，能够更好地服务于这一日益增长的特殊群体，维护退休人员的切身利益，是做好退休管理服务工作的保障。

三、我公司对于退休人事档案管理中存在的问题

1历史遗留问题，我公司退休人员的人事档案归公司所属各二级单位及人力资源部相关科室多头管理，由于隶属关系、管理方式不同等原因，导致档案的管理不够规范，档案质量参差不一，如有的单位档案袋破损严重、档案材料不全、缺失，甚至是一堆散乱材料，没有按照档案整理规定进行分类和装订。

2缺乏专职人事档案管理人员，随着企业的不断发展和改革，机构整合，人员精简，人事档案管理人员多是兼职，日常工作繁忙，总是哪个工作急，就先做哪个，人事档案的基础工作就被放到脑后了，加之长期没有经过人事档案业务培训，业务不熟悉，缺乏人事档案管理必备的政治素质和专业的业务素质，影响档案工作的顺利开展。

3管理硬件设施不足，各二级单位管档人员没有专门存放人事档案的库房，不是和其它档案资料放在一起就是放在管理人员的办公室，有的甚至随意堆放，不符合人事档案的三室分开要求，档案的安全保密工作也得不到保障。

四、离退休人事档案管理积极有效的解决措施

公司为推进人事档案管理工作规范化、标准化、信息化，提高工作效率和管理水平，针对人事档案多头管理、不规范的乱象，积极采取有效措施，首先把一万三千余卷退休人员人事档案集中起来统一由离退休职工管理部负责管理，派专职档案人员负责此项工作。

第一，分类整理档案，建全档案目录及检索。档案实行集中统一管理后，档案管理人员对全公司退休人员的档案做了大量细致、艰辛的工作。

第二，强化硬件设施，为档案管理保驾护航。档案实行集中统一管理后，硬件条件比原来基层管理好了很多，有了专门存放档案的库房，分别设有阅档室、整编室，做到三室分开。使用标准的密集架保管，库房内设置專门的消防通道及消防设施，配备有中央空调、防光防尘窗帘、除湿器等设备，保持符合档案要求的温度和湿度，整个库区不设置电源设备，杜绝火灾隐患，做到了防火、防盗、防潮、防强光、防鼠、防蛀、防水的安全措施，使档案管理的安全性得到很大的提高。

第三，建立健全档案管理体制机制。人事档案保管保密制度、档案和档案材料收集制度、鉴别归档制度、档案查阅借阅制度、检查核对制度等，使人事档案的管理制度更加完善、严谨和行之有效。

五、退休人事档案对离退休管理服务工作发挥的重要作用

随着社会快速发展，退休人员人事档案的利用率不断提高，档案的利用范围也在不断扩大，不仅用于退休人员本人及直系亲属，也用于包括社区、公证机构、社保、医保及公检法等部门。关于退休人员更名、户口迁移、核查待遇、参加医保、财产继承、房屋拆迁等诸多方面都会用到人事档案，而退休人事档案就成为了最为重要的原始依据。

自公司对退休人事档案实行集中统一管理以来，档案室按照公司查、借阅档案管理规定，为解决广大退休职工和家属的问题和困难及相关部门的求证工作提供了大量的档案和档案相关材料，解决与个人切身利益相关问题，消除了许多信访隐患，发挥了档案的积极作用。主要体现在以下几方面：第一，调整养老金待遇的重要依据。第二，维护个人权益和福利的法律信证等。第三，编写人物传记的宝贵史料。

六、结语

通过利用退休人事档案，解决了许多历史遗留问题和现实问题，为多个家庭纠纷和退休职工应享受的个人利益提供了原始的、真实的、可靠的证据，维护了离退休老职工及家属的切身利益，保障了他们的合法权益，也为公司减少信访稳定的隐患，为企业营造了良好的生产经营环境。有的不合乎国家政策和法规的提出无理要求的，根据档案里的真实记载，也澄清了許多模糊不清的问题。避免了企业和职工之间新的矛盾，避免新上访户和上访事件的产生，积极地维护了社会的稳定与和谐，更好地发挥出人事档案巨大的社会效益。加强人事档案管理保障了退休管理工作的顺利开展，为退休管理服务工作起到了积极地促进作用。