流动人员人事档案信息化管理研究

白菊

摘要：随着市场政治经济体制的改革与发展，人员在社会上的流动更为频繁，因此，人事档案作为记录一个人一生轨迹的关键凭证更加具有其不可替代的存在意义。同时，当前高科技的信息技术手段在多个领域得到广泛应用，信息化的管理手段已逐步得到社会认可，所以也被应用于流动人员人事档案管理的过程中，而随着高科技的技术手段在流动人员人事档案管理过程中的充分运用，其所具有的前所未有的方便、快捷、高效等作用也正在逐步得到体现。

关键词：流动人员；人事档案；信息化；管理

0.前言

经过多年的工作实践与总结，国家召开了相关的档案工作会议，制定了一定的工作规程，我国的人事档案管理工作也积累了一定的经验，但是仍有部分地区的人事档案管理方式还是停留在保管纸质档案的层面。而随着社会的发展，尤其是改革开放以来，人员流动性越来越强，这种传统的人事档案管理方式的弊病正在逐渐显露，如：占据空间大，查阅不方便，偏向手工管理，工作效率偏低，容易产生差错等等，在一定程度上阻滞了该项工作的发展，即使是已经使用了部分信息化技术参与到人事档案管理过程中的地区，也往往会因为技术不兼容、安全有风险等原因使人事档案无法发挥其更为积极的作用。因此，人事档案管理工作如何适应需求适时调整显得势在必行。

1. 流动人员人事档案的特点

由于流动人员自身存在特殊性，所以流动人员人事档案除了具有其他各类人事档案的共同特点：全面性、真实性、动态性、机密性等，还具有其他独有的特点。

1.1流转速度快

随着我国政治经济体制的深化改革，人员流动更为频繁，这也更符合人力资源合理配置的需求。按照国家相关规定，流动人员人事档案由“其户籍所在地或者现工作单位所在地的公共就业和人才服务机构管理”，一旦人员工作地或者户籍地发生变化，人事档案就要随之进行流转。因此，流动人员人事档案的流转速度与其他类型的人事档案相比更快也更频繁。

1.2使用频率高

根据国家相关规定，档案管理机构应当为单位或者个人提供借阅档、出具证明、政审等基本就业服务。人员流动频繁需要流转人事档案或对档案材料进行审核，部分事项的办理需要依据人事档案出具证明，致使流动人员人事档案的使用频率与其他类型的人事档案的使用頻率相比更高。

1.3管理难度大

流动人员人事档案管理虽然实行“集中统一、归口管理的管理体制”，但在当前工作实践中，在集中管理的体制完善之前以及经济利益因素介入致使多头管理的现状下，人事档案转递不规范，人员流动频繁加之本人不重视致使档案材料补充与更新不及时，甚至人事档案不流转等情况也在加剧，这些都进一步加大了管理难度。

2. 流动人员人事档案管理信息化的意义

2.1基本涵义

人事档案信息化是指在组织人事部门的统一规划和组织下，在人事档案管理活动中应用现代信息技术，对人事档案信息资源进行组织、管理和提供利用，做好人才信息基础保障工作，是运用现代信息技术管理人事档案的过程。关于人事档案管理信息化，在国外，主要是使人事档案管理工作实现数字化、信息化管理，并采用先进微缩技术存储档案信息，既能保持内容的及时更新，又可以方便地检索统计和提供利用。在国内，全国各省市也不断运用现代信息技术管理人事档案。

2.2重要意义

流动人员人事档案管理信息化工作正愈来愈受到社会关注，工作实践也证明了，运用高科技的信息化技术参与到流动人员人事档案管理工作中具有重要的现实意义。

（1）有利于提高管理效率。相关组织和部门可以在权限范围内，随时随地查询、更新和审核相关人员的信息，操作更为方便、快捷。

（2）有利于节约管理成本。在部分人事档案的利用与服务过程中可以减少纸质档案的流转等，避免人力、物力不必要的浪费。

（3）有利于规避管理风险。部分人事档案信息的查询、更新与审核工作等可以通过网络完成，最大限度地避免纸质档案流转可能发生的灭失风险。

3. 流动人员人事档案信息化管理策略

3.1打破体制束缚，加强管理部门之间的沟通

近年来，出现了如下的形势变化：一是劳动局和人事局完成合并，成立了人力资源和社会保障局，就业促进中心和人才服务中心的行政主管部门已同为一家；二是随着社会的发展，虽然人事档案分处两处，但这两类流动人员群体的劳动性质、劳动分工也不再是一成不变的或者说是泾渭分明的，差距不再悬殊，正在不断融合逐渐产生交叉；三是作为国际化大都市，教育条件较好且形式也较多样，除正规全日制学历教育外，非全日制学习、职业技术培训等也较为普遍，使得学历、技术的掌握极为方便，再对“劳动力”与“人才”进行隔断式的区分意义不大。因此，特别是行政主管部门的合并及流动人员人事档案管理范围的重合，使得进一步推动运用信息化技术手段开展流动人员人事档案管理工作上，通过交流该项工作开展至今各自所获得的经验，做到取长补短，进而使信息化成果得以共享，实现利用效率的最大化。

3.2落实调查研究，明确切实可行的衡量标准

任何工作的开展必须有一定的标准，完全依靠工作实践各自为阵可能暂时解决了面临的工作窘境，提升了一定的工作效率，但从长远来看，从部门与部门间的衔接来看，问题无法从根本解决，往往只是被表面解决的假象所掩盖。流动人员人事档案管理信息化工作也是如此，虽说当前不管是劳动系统还是人才系统，各自的流动人员人事档案管理信息化工作开展地风风火火，成效似乎也挺显著，但一旦两者发生交集，问题不可避免地就出现了，而产生这样或者那样问题的原因就在于没有统一的衡量标准，走一步看一步。因此，落实调查研究，尽快出台衡量标准是关键。当前，流动人员人事档案管理信息化的目的是为了提升工作效率，降低人工成本，因此，对于该项工作的进一步推进与完善，各管理机构均持支持的意见，既然有了统一的目标，就应各方协作，尽早制订出统一的衡量标准，就该项工作的开展出台明确规定。

3.3建立信息公开制，提升资源配置的有效性

在当前的工作实践中，基于国家相关规定、政策的要求、出于对流动人员个人的保护以及人事档案管理的安全性因素的考虑，相关人事档案信息在执行过程中有时就演变成了对无人事档案保管资质的单位一律不公开，也就是说不仅不对本人公开，即使是对拟录用单位或已录用单位也不予公开，而这样的做法对用人单位而言是十分不利于其做好人力资源的合理配置的。流动人员人事档案管理的信息化工作可说是一个较好的突破口，通过信息化工作的开展，不仅仅是要让管理机构实现提升工作效率等目的，也应让目标服务对象，用人单位真切地感受到流动人员人事档案管理信息化工作开展所带来的实效，通过流动人员人事档案管理信息化建设，搭建出一个人才资源网络平台。

结束语：

人事档案作为记录一个人一生成长与发展轨迹的关键凭证，在当前乃至未来很长一段时间内都有其不可替代的重大意义，尤其是流动人员人事档案，更因为人员的频繁流动，如何对这类专门档案进行规范管理就更显得至关重要。本文对流动人员流动人员人事档案信息化管理的特点、意义和发展策略进行了深入研究，对推进流动人员档案信息化管理，科学完善管理办法具有重要的显示意义。

参考文献：

【1】浅议流动人员人事档案管理存在的问题及对策[J].胡浩媛.广西政法管理干部学院学报. 2014（03）.

【2】人事档案信息化建设浅谈[J].英姬.办公室业务. 2013（21）.

【3】人事档案管理信息化管理问题探析[J].韩秀红.金田.2013（03）.endprint