电网企业档案数字化管理的现状与策略分析

程东生+俞雯静

摘 要：档案信息化建设是新时期档案管理工作发展的必然方向，档案数字化是档案信息化建设工作的重要组成部分。电网企业的档案文件纷繁驳杂，无论从外部时代要求还是内部管理需要来看，推进档案管理数字化建设都将成为下一阶段档案管理工作提升的重点。本文从档案数字化管理现状着手，重点分析了现阶段档案数字化建设存在的问题，并针对问题提出解决方案，对档案数字化建设工作的推进提供建议。

关键词：档案信息化；档案数字化；管理现状；解决方案

长期以来，电网企业在档案收集管理过程开展了深入的探索实践，提出了集团化、标准化、信息化的工作目标。随着管理工作的逐步推进，各类型档案标准模板也相继制定统一，档案管理的集团化、标准化已基本完成。信息化工作也在不断推进，而档案数字化管理是档案信息化建设的重要组成部分。推动档案数字化管理，不仅顺应新时期管理要求，更体现出电网企业档案管理工作的先进性。

1、电网企业档案数字化管理的现状分析

电网企业的档案包括在生产、建设、研发、经营和管理等活动中直接形成的，具有利用和保存价值的各种形式的历史记录，既包括日常流转的公文、签呈、办件等文书档案，也包括电网建设过程中产生的工程档案、经营管理中产生的财务凭证，还包括企业所获得的荣誉、表彰等。因此，电网企业的档案内容驳杂，档案数字化管理的工作任重道远。

1.1 档案数字化管理现状

电网企业的档案管理基本按照总部、省、市（县）三级划分。就目前情况来看，随着协同办公系统一级部署的全面完成，公文等文书档案已经基本完成了数字化建设。录音录像等声像档案在总部和省公司层面也基本完成了数字化的转换和存储，市（县）供电企业由于受场地、资金、人员等方面条件制约，虽然或多或少的开展了声像档案的数字化转换，但是无论是在转换率还是在存储条件上都不能完全满足总部的管理规定。

形成鲜明对比的是，大量的电网工程档案和财务档案等仍然是以纸质原版为主，基本没有开展数字化转换或者备份。不仅占用了大量的场地柜架，也不利于档案的快速检索。所以目前工程档案和财务凭证基本还是通过纸质版归档储存。

1.2 档案数字化管理存在的问题

结合前文所述，目前档案数字化管理存在的主要问题如下：一是总部、省、市（县）三级现状不均衡。受场地、资金、人员素质等多方面影响，市（县）层尤其是县一级供电企业在档案管理方面的投入严重不足，从事档案管理的人员几乎全部为兼职，而且人数也只有1-2人。由于档案信息化管理工作的快速发展，县一级供电企业的档案室往往通过“凑零为整”的方式设置，即通过办公场所的优化，拼接改造出檔案室，虽然在存储面积和使用功能上满足管理要求，但是早已不能满足数字化管理需要，不仅数字化存储设备配置不齐，而且场地规模也难以满足管理要求。所以市（县）公司档案数字化管理直接面临着人员不足、场地受限的软硬件环境双重限制。二是各类档案数字化难易不均衡。对于公文、声像等档案，由于前期已基本实现了电子化流转或数据化留存，所以后期的数字化可能只需要进行系统的录入、导入或者存储介质的转换。而对于电网工程档案和财务凭证等纸质档案，如果要开展数字化工作，不仅需要花费大量的人力时间进行扫描登记，而且数字化档案在检查或审计时的可用性还值得商榷。所以影响档案数字化工作最大的问题还是数字化档案的实际应用效力和数字化工作部署。三是纸质档案的后续处理不到位。对于各类别的纸质档案，在电网企业的管理制度当中都有明确的保管年限和相关处理的流程说明。但是在实际管理过程中，一是由于档案保管由办公室负责，那么财务部等部门无法直观意识到档案堆积数量和管理难度，往往只能通过办公室通知、联系等督促专业部门对档案进行处理。二是在处理过程中往往对处理机构的资质有相当的专业性要求，对于部分三、四线城市而言都不一定能够找到一家符合条件的单位，更遑论县公司了，也给档案销毁处理带来不便。三是虽然明确了相关档案的保管年限，但是在实际的检查和审计过程中，对于一些历史遗留问题仍有可能进行追溯，超过规定的保管年限，为了避免这种情况发生，往往也不能轻易对档案进行销毁清理。

2、电网企业档案数字化管理的对策研究

2.1 完善数字化档案管理应用体系

要推动档案数字化管理工作进步，首先应该完善数字化档案应用的全流程管理体系，即明确哪些档案必须数字化，哪些档案必须数字化与纸质原稿同时保存，同时对数字化档案的效力进行明确，包括数字化档案在检查、审计中的可用范围、可用程度等。通过完善数字化档案管理的应用体系，可以解决哪些档案需要数字化和数字化档案是否有用等两个问题。至于规避下级单位在档案数字化过程中的作假行为，万全可以通过检查考核、统一转换、技术保障等途径实现，确保数字化档案的真实、完整。

2.2 加大市（县）级公司档案数字化管理的投入

由于档案数字化管理不仅仅是档案本身的数字化转换，还包括智能档案室建设、专用存储设备配置等内容。本身档案数字化就需要配置大量专用设备进行转换，而存储设备的配置更需要专门款项资金进行购置。如果说专用存储设备和转换设备还可以通过专项资金解决，那么困扰市（县）公司的最大问题就是智能档案室的建设了。档案室往往根据办公楼而定，目前部分市（县）公司的办公楼建成于2005年甚至更早，无论在楼宇建设还是空间设置方面都不可能考虑按照智能档案室的规范建设标准进行配置，如果改造或者进行方案变更一是产生资源浪费，二是也不利于标准化建设。所以与数字化管理相匹配的智能档案室建设才是困扰市（县）公司最主要是县公司的核心难题，且短期内难以得到有效解决。

2.3 尝试开展档案收集整理外委

由于市（县）公司受人员数量、业务素质等方面的制约，所以难以保证有充足的合格的专兼职档案管理人员。因此建议在省一级层面进行统一规范，对非核心的、不涉密的档案收集整理和数字化管理工作进行外委，一方面大大减轻内部人员工作强度，另一方面也可以一定程度上提升档案收集整理专业水平。尤其是如果可以与一些专业的档案收集整理单位建立长期合作关系，不仅有利于提高质量，更能够解决市县公司人力资源不足的问题。

3、结束语

档案信息化建设工作任重道远，档案数字化管理也是举步维艰。档案工作虽不起眼，但是却默默记录着一个公司的发展历程，直接反映着一个公司的管理业绩，关系到一个公司的检查审计。档案管理的规范与否，绝不仅仅只是专业管理部门的责任，更是公司上下通力合作的结果。推动档案数字化是档案管理工作未来发展的大趋势、大方向，也是企业信息化管理的内部要求，必须高度重视，加大投入，真正实现档案信息共享，为企业科学和谐发展提供助力。

参考文献：

1、王学平，浅析我国档案数字化建设实践与发展策略【J】，档案学通讯，2011年第6期，54-57

2、葛红，企业档案信息化建设的实践与思考【J】，档案学通讯，2011年第1期，92-94endprint