电子档案与数字档案管理分析

黄倩

摘 要：随着社会市场经济和科学技术的速飞速发展，档案管理工作的重要性受到广泛的重视，而档案管理的内容和形式也发生了极大的变化，档案管理的内容不仅仅局限于纸质文件，电子文件的大量产生，需要采取有效的方式提高档案管理的质量，在科学技术的推动下，现代化的技术被广泛的应用在档案管理中，极大的提高了电子档案的管理效率和水平，有利于实现档案的数字化管理。现本文就电子档案与数字档案管理进行探究，仅供交流借鉴。

关键词：电子档案；数字档案管理；特征；优势；策略

档案作为重要信息资料的载体，是社会发展和人们生活中一个重要的组成部分。随着社会市场经济和现代技术的发展和完善，电子档案的数量逐渐的增多，而传统档案管理的方式已经不能够满足现代社会发展对档案的需求，因此需要应用现代化技术进行档案管理，促进档案管理工作质量提升，极大的促进了档案利用效率的提高，促进档案的数字化管理，有利于促进我国档案事业的进一步发展。

1 电子档案与数字档案管理的特征

1.1 电子档案与数字档案管理的优势

1.1.1 便捷的共享特性在传统纸质档案工作中，档案管理与档案查询均需在工作日内进行，并且需要档案管理人员在场，亲力亲为，这就导致一些紧急与意外情况下档案信息获取的滞后性，并且查询过程也需耗费较多时间。与此相比，电子档案与数字档案的显著优势就在于其不受时间与空间限制，借助于网络技术与云存储技术，电子资料可以实现实时共享，即便相隔千里，也能在第一时间获取所需信息，在获得允许的情况下，无需档案管理人员协助便可自行浏览检索，真正体现了高新技术为人们工作生活带来的便捷性。

1.1.2 高效性与关联性对于档案立卷部门来说，电子档案将极大提升其工作效率，无需平日里零散地向档案室递交材料，只需将部门文件资料输入计算机中，通过局域网档案室便可方便地对部门文件进行立卷与目录编制工作，减少了周转环节，既可提高效率，又可避免零散资料的不慎遗失现象。而针对于档案查阅者而言，电子档案的关联性也将方便其查阅工作的进行，通过强大的系统索引功能，查阅者输入某一主题便可调出相关资料，并呈现多种排列方式，这一特性在查阅者就某一问题进行深层次研究的情况下显得尤为重要。

1.2 电子档案与数字档案管理的缺陷

1.2.1 系统依赖性与非人工识别性

电子档案是在计算机技术高度发展的前提下兴起的，其建设过程有赖于先进计算机硬件设备与高效软件的配置，而现代计算机技术的发展日新月异，电子产品更新换代速度持续加快，相应的管理软件也在不断换代升级，由此引发的不兼容特性易造成档案信息不可读的状况。此外，数字化档案信息的存储是以数字代码，即计算机语言的形式进行，若想进行解读，则需将程序恢复至原始状态方可顺利识别。

1.2.2 信息的易变性与寿命问题

由于数字化档案资料不具有唯一的元件，其信息可复制性强，也易于删除和修改，例如图片资料可用Photoshop等软件进行处理，而他人很难发现事实真相。同时，由于电子档案载体为硬盘、录像带等介质，其存储环境在温度、湿度、磁性等方面均有较高要求，且寿命一般在20年内，远少于纸质档案寿命，与档案使用的长期性相矛盾。

2 数字档案的收集

数字档案的收集是档案信息化建设的源头工作，所收集的数字档案的数量及质量是数字档案馆赖以生存的基础。随着办公手段的现代化和无纸化办公的推进，各部门产生的电子文件呈数量级的增加，因此，数字档案的收集工作显得非常重要，对收集的范围要做到丰富实用、质量优良、结构合理等。

3 提高电子档案与数字档案管理水平的对策

3.1 加强立法，保证法令实施的效力

就我国档案管理的实际情况而言，电子档案是一种新生事物，主要原因是我国数字化档案管理的起步比较晚，从而使电子档案的数字化管理水平普遍不高，加之，各个档案职能部门对数字化档案管理缺乏认认知，因此没有形成具有规范作用的相关法令条例。然而电子档案具有极强的易变性和无源性特点，对于其法令的很效力并不具有健全的规定，因此，电子档案管理工作的开展就会违章可循，没有依据的档案管理是神容易出现混乱的情况，严重的影响到档案管理工作的质量。因此，相关的档案管理部门对于档案数字化法律风险问题规定需要事先确定，并明确档案法令效力的界限，从而使档案管理工作的开展具有一定的依据，促进管理系统的正常高效运行。

3.2 加强档案标准化建设，规范操作

数字化的档案管理模式自身具有较强的易变性和删改性，因此需要一套完善的规范制度对档案管操作形成一定的约束，在管理电子档案的过程中，集中管理的方式是十分可取的，将有效的管理措施贯穿在档案管理的全过程，从而形成全方位的管理，从档案资料的收集、整理和归档环节需要档案管理部门进行统一的管理，档案原始材料的遗漏和丢失现象能够得到有效的避免。而档案管理部门在管理电子档案的过程中，应该遵循一定的原则和顺序，全程保护制度和传递记录制度需要认真的贯彻和落实在，这样的话，有利于避免由于工作人员的专业水平较低造成档案管理水平的降低，同时还能够加强归档文件和其他文件之间的关联性，对电子档案的日后使用的方便奠定了坚实的基础。

3.3 加强档案管理人员的片培训，提高其的业务能力

与传统档案管理模式相比，数字化的档案管理模式对从事档案管理工作人员的专业能力和综合素质具有较高的要求，不仅需要掌握全面的档案管理理论知识，还需要具有较高水平的计算机设备操作能力。因此，档案管理部门需要加强对档案管理人员的业务培训工作，促进档案管理人员专业素质的提升，并且还要建立定期考核的机制，从从而实现档案管理人员专业素质的检测，进而采取有效的措施进行改善和提高；另一方面，對于数字档案管理的人才要加强引进，从而激发档案管理部门的活力，充分利用专业人才的榜样作用带动原有工作人员素质的提升，从而促进档案管理部门整体素质的提高。

结束语：

综上所述，在现阶段的档案管理过程中，电子档案数量逐渐的增多，而传统的档案管理模式很难适应现代的档案管理，其具有严重的滞后性，严重的阻碍了档案管理工作效率和质量的提升，因此，为了实现对档案资源的有效开发和合理利用，就要在管理的过程中广泛的应用现代化的技术，从而有效的促进档案管理水平的提高，满足社会人们发展对档案资源的使用，还需要加强对电子档案的管理模式进行改进和创新，实现电子档案的数字化管理。

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