提高档案管理水平完善档案管理对策

王红霞

摘 要：目前，我国的档案管理仍处于较为落后的阶段，其中存在的漏洞严重阻碍了档案管理的发展脚步，对我国经济效益的发展有着严重的影响。本文首先分析了当前档案管理的发展现状及问题，然后详细阐述了如何提高档案管理水平，完善档案管理对策。

关键词：档案管理；问题；制度；理念；信息化；

一、当前档案管理的发展现状及问题

（一）档案管理制度不尽完善。就我国目前档案管理发展现状而言，其中仍旧存在很多的不足，由于档案管理体系的不完善，使档案管理工作面临着巨大的困难，造成档案管理工作出现混乱的现象，严重阻碍了档案事业的快速发展。其次，档案管理工作还无法真正实现档案资源的共享，使很多的档案资源失去了使用的价值。

现阶段的档案管理工作还没有一个较为健全的规章制度，导致很多细节问题无法得到解决，尤其是一些基层单位在档案管理工作中存在的问题最多，档案管理工作缺乏统一管理，无法保证档案管理工作的效率与质量，再加之档案数据量的庞大，该单位又没有较为健全的档案管理工作体系，从而导致档案资源发生混乱，甚至还会丢失档案，造成其经济效益的损失。因此，这些问题发生的主要原因都是由于缺乏完善的档案管理工作体系和明确的规章制度，从而造成了电子归档中频繁出现错误，很容易受到人为的破坏和更改，无法确保档案管理工作的顺利开展。

（二）档案管理的理念相对落后。一直以来，大多人对于档案管理工作的认知存在很多的偏见，其并不理解档案管理工作与经济效益相挂钩，他们普遍认为，只要将档案进行收集、归类和整理等程序工作就可以了，缺乏对档案管理工作的意识和重视，而这种对档案管理工作错误的认识，常常会导致档案管理工作质量较低，甚至敷衍了事的带过。这也是档案管理工作一直停滞不前的主要原因，从而导致档案管理工作无法适应现代社会发展的需求。

此外，尽管建好管好档案是档案管理工作中最基本的条件，但是，档案管理最重要的作用是可以被有效利用，充分发挥档案的作用，实现档案自身存在的价值。然而，现在大部分的档案管理理念仍旧存在一定的问题，相关的档案管理机构并没有了解用户真正的需求，缺乏与用户之间的沟通交流，这不仅影响了档案管理工作的效率与质量，还对档案事业的生存和发展有着严重的影响。

（三）档案管理工作人员综合素质不高。由于档案管理工作的重要性以及档案信息更新的迅速性，就要求档案管理人员既具有较高的专业技能，还要具备良好的综合素质。档案的管理人员在很大程度上决定着档案管理水平的高低以及档案服务质量优劣，也是档案事业持续健康发展的重要保障。虽然目前我国的档案管理队伍得到了稳定的发展，但是与管理科学化的发展要求相比，还是存在很大差距的。

二、提高档案管理水平，完善档案管理对策

（一）规章制度建设。档案规章制度要具有可操作性，以可操作性强为目标，充分体现制度的权威性。通过对档案进行筛选、归纳等步骤，利用检索工具，提高查找利用档案的效率，对已破损和字迹褪色的档案及时修复或复制。加强企业档案工作，深化档案制度改革，收集有价值的材料，完善档案内容。定期了解档案工作情况，研究解决遇到的问题，加强检查与指导。建立检查核对制度和送交档案材料归档工作制度等制度，制度建设要具有科学性，实施过程中要有权威性。档案保管是做好档案利用过程的重要措施，能保证档案的完整与安全，在利用的时候需要在登记簿上备注说明，以便根据实际情况确定不同的利用范围，在实践中加以总结不断充实和完善。

（二）提高档案的管理意识。要求档案管理人员运用现代化科技手段和先进的管理方法，提升档案工作规范化和制度化水平。需要档案管理工作者提高综合素质，充分发挥档案管理工作人员的积极性，创新档案工作的管理模式，为企业发展提供有利的资源保障。

（三）完善档案管理工作。档案管理工作的程序一定要按照标准化、模范化以及合理化的方式展開作业。

1、全面普查案卷，去糟取精。这是使档案管理准则化、模范化的首要作业。由于大部分普通的档案馆很多年没有彻底的进行过清点并且送交单位区分保管，所以肯定具有很多重复的或者没有价值的资料。因此，首先要清除这些没有价值的资料才能够防止以后开展电脑管制时存在低功效以及重复的现象。

2、重新组合案卷实现案卷规范化。把那些内容繁杂的卷宗重新整理。重整卷宗的准则是尽量把一些相互之间具有联系的资料放在一起。在重整卷宗的程序中还要对没有页码标志的、目录没有标注的、没有题目的或者题目含糊的卷宗要从新制作以便确保整体卷宗更加标准。重新整理卷宗不光能够使馆藏更好、保管合理，并且还能够提升实施电脑管制档案后的使用状况。

3、结合本单位实际规范著录工作。记录是实施电脑管制的一项关键的基本作业同时也是对输入电脑资料和信息精准度的一项关键的准备作业。在一九八六年我国下发的档案登记标准就是登记作业最根本的登记原则。不过因为每个单位实际的状况不同，并且电脑管制还有别的措施需求，所以每个单位都要按照颁发的标准为根据，同时根据本身的真实状况按照电脑管制的措施需求拟定出适宜自己单位内登记作业的详细准则。

4、统一分类号保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性，我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类，再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类，然后再根据每个文件的具体特征辅以关键词标识加以区分。另外，在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识、统一标准，尽量做到前后标引一致，同一类文件标引一致，从而达到标准化和规范化管理。

（四）建立网络管理体系。档案材料要形成从上而下的档案传递网络，减少文件资料的流失，避免归档时遗漏，使档案功能更加适应单位对信息资源的利用，为单位管理工作提供准确、可靠的档案信息资源。档案管理要利用计算机知识，实行随时收集和定期收集相结合，减少文件资料的流失。根据档案材料来源广、范围大的特点，把反映历史面貌的重要材料都收集起来。要加强避免归档时遗漏，使其记录内容全面、客观、动态。对档案的原有重要部分应该予以保留，使档案的利用情况更加适合单位对信息的需求，从而更好地为单位服务。发挥当代科技新成果和管理新手段，让档案管理工作更好地服务于单位发展的需求。

参考文献：

[1]高建华.加强档案资源建设的若干思考[J].浙江档案.2010（11）

[2]王中霞.强化档案资源建设提高档案馆信息化管理水平[J].山东档案.2010（03）