浅谈档案著录管理中计算机的应用

滕晓军

摘 要：社会的不断进步，使得知识结构发生着一系列的变革与改观，进而对档案的管理工作也提出了全新的要求与挑战。具体来说，档案管理已经不再仅仅依赖于传统纸质载体，开始逐渐向信息化与网络化方向发展。这里，对于计算机这一先进科学技术的应用，对于提高档案管理工作效率、简化档案管理工作流程等具体重要意义与价值。基于此，本文将针对档案著录管理中计算机的应用这一内容，展开探讨与分析，进一步加深对该项目的认识与理解，为计算机在档案著录管理中的进一步应用做好准备。

关键词：档案管理；档案著录管理；计算机应用

1.前言

计算机技术水平的不断提升，给一系列相关产业的发展带来了全新的机遇与进步空间。具体到档案著录管理过程中，应用计算机开展档案著录工作，不仅有效提高了工作效率、保证档案著录工作的准确性与可操作性，同时也方便对相关内容与格式进行调整与修改，进而实现对档案著录有效管理。可以说，应用计算机技术进行档案著录管理是档案著录工作的一大趋势，相关工作人员必须在日常工作中，不断强化自身对于计算机相关功能的学习与运用，以实际行动踐行档案著录管理网络化。

2.计算机在档案著录管理中作用分析

所谓档案著录，指的是在对档案的目录进行编写的过程中，将档案的具体内容与主要形式特征等涉及到档案基本要素进行细致分析、有效选取与记录。档案著录的主要组成部分为两个方面，分别为著与录，前者常常又被称之为标引，指的是将相关实际语言进行转化与调整，使其成为能够用于检索，而录，意为抄录，具体指代的是把文章的一些形式等抄录在相关条目上。因此，档案著录是一项涉及范围较广、操作程序较繁多的一项工作，要实现科学有效地进行档案著录工作，必须对其进行有效管理。在计算机的有效参与之下，档案著录管理工作的开展有了进一步的保证。计算机在该领域的主要作用如下：第一步，将档案资料的著录进行编制与归类，对档案检索的主要实现方式进行编辑，自动生成相关的档案案宗目录，建立档案案宗目录数据库，方便接下来的操作；第二步，利用计算机对档案的检索，并结合相关著录特征，做到符合检索人的目标文献与对应目录；第三步，应用计算机实现对档案相关情况的统计，进而有效实现对档案著录的管理。因为计算机所特有的逻辑性与自动识别等特征，在利用这一技术进行档案著录工作时，往往能够及时有效地完成既定任务，同时，保证其工作质量。

3.计算机在档案著录管理中重要性分析

将计算机应用于档案著录管理是有效顺应时代发展的表现。具体而言，随着社会的不断进步，计算机在短时间内获得了长足的发展，相关功能与技术也得到不同程度的进步与提升，事实上，越来越多的企业与单位正在进行着网络化、信息化办公模式的转化，将计算机技术应用于具体的工作实践之中。计算机本身所特有的相关特性，如储存容量较大、运行速度快、功能全面成体系、自动化程度高等等，使其在生产实践过程中得到了大面积的普及与推广。而档案著录管理工作，在面对日益不断增加的档案数量与档案信息，如果仅仅依靠传统的处理方式，不仅会因为工作量大影响相关工作人员的处理速度，同时，也会带来诸如出错率高、归类有误等一系列问题。因此，将计算机科技与档案著录管理有机结合，不但有效保证工作效率的高效、减低整体的出错率，同时，也能够有效实现对档案著录管理成本的控制，顺应时代的发展。

4.计算机在档案著录管理中实际应用分析

4.1利用计算机进行档案录入工作

利用计算机完成档案录入工作的方式随着计算机技术的不断演变亦有所改观，早期的应用计算机相关程序完成档案录入时，相关操作人员必须将既定的内容填写到一类特殊的书写用纸，显然，这一操作方式难以保证档案录入工作的准确性，同样，也对档案录入数量有一定的限制。当然，在相关档案录入程序与计算机硬件水平不断提升的过程中，诞生了相关便于实践操作的新档案录入方式方法。例如，现代背景下，相关档案录入工作人员在进行该工作时，直接能够在普通纸张上将既定内容进行录入，它们同样能够有效显示相关信息，极大地提高工作效率。这里需要注意的是，输入计算机中的相关信息必须要进行进一步加工，使其能够被计算机识别，因此，相关工作人员通常需要借助一些专业的设备完成对输入信息的加工。

4.2利用计算机进行档案目录输出工作

利用计算机进行档案目录输出工作时，其输出方式是较为丰富的，大致可以分为六类。第一类，可以按照档案的编码顺序将其目录打印出来，目录之中有相关基本信息的介绍，如管理历史记录、生成单位等，因此基本符合相关管理要求。第二类，可以按照档案的主旨标示符，将其目录进行选取。该方式将能够实现从不同信息库中采集相关主体目录。第三类，将丢失的档案组合实现恢复、对分布不集中的档案实现再构建。第四类，利用计算机编写相关索引，提取出关键字词，之后添加一些参照项目，并将其进行打印。第五类，借由相关运算，把目录打印在特定的载体之上，如纸卡等，对这些打印得到的材料进行合理归类与整理，储存于特定位置。第六类，这一类别的档案目录输出属于对调整之后的版本进行输出，利用计算机对相关内容做调整，增删一定的内容，并完成校对工作。

4.3利用计算机进行电子文档的创建

利用计算机进行电子文档的创建，在既定的流程之中会有一定的区别。例如，在相关环境生成环节之中，可以通过利用计算机实现相关材料的读取，往往读取方式可以有按顺序储存区域进行读取与应用磁带实现机读等。在完成利用计算机进行电子文档的创建工作之后，可以将相关内容打印出来。

4.4利用计算机实现档案著录规范化

档案著录规范化的有效推进，能够有效保证整体档案工作规范化与一体化进程。通过实现档案著录规范化，在对档案具体内容与相关材料的检索、采集等程序变得简单、易于操作，能够有效保证在较远的空间距离上实现对档案信息的提取等工作，同时，相关档案著录管理人员，能够借助这一平台，达成有效沟通与交流。当然，实现档案著录规范化这一既定目标需要有计算机的有效参与与辅助，引进计算机这一先进科学技术手段能够在既定时间段内，保证档案著录工作的方式方法转化，使其向着计算机科学检索的方式迈进。因此，为保证档案著录管理工作的有效性与准确性，相关操作人员要将一些较早时期的档案信息进行及时录入，保证其完整度，方便进行检索与查询，进而为利用计算机促进档案著录规范化这一既定目标的实现做好准备。

5.结语

综上所述，应用计算机技术进行档案著录管理具有原始档案著录管理方式所难以匹敌的优势，它在简化操作程序、提高工作效率、有效控制档案著录管理的运营成本等方面发挥着重要作用。因此，相关档案著录管理工作人员必须将计算机科学技术于档案著录管理的相关方式方法予以掌握，不断提升自己的工作能力与水平，并密切关注计算机在档案著录管理中的发展动态，做到与时俱进，有效开展档案著录管理工作。

参考文献：

[1]王平.小型计算机档案管理系统在江苏省档案馆得到有效应用[J].档案学研究， 1993 （01）.44-44

[2]林雁友.档案数字化中如何处理档案著录问题[J].才智，2015，（35）.208-208