职业院校人事信息管理系统改进策略

崔彬+顾驰斌

[提要] 随着职业教育事业的发展，人事信息管理在职业院校管理工作中占有十分重要的地位。对人事信息进行科学、合理、有效的系统化管理，研究职业院校人事信息管理理论和技术，并构建切实可行的人事管理信息系统，使各个环节通过信息的快捷流通和有效服务实现数据和信息的整合，实现资源的优化配置，不断提高管理效率和水平，进而提高组织运行绩效和能力，这对推动职业院校人事管理的科学化和现代化具有重要的理论和实践意义。本文通过对其人事信息管理现状分析，探讨人事信息管理中存在的问题，并提出解决办法。

关键词：职业院校；人事信息管理；现状；策略

中图分类号：G717 文献标识码：A

在信息化高速发展的今天，信息化建设成为了职业院校人事管理工作持续发展的重要举措之一。因此，建立和完善职业院校人事管理信息化系统，实现全校范围内人事信息的统一和人事数据的共享，不仅有利于促进职业院校人事管理从传统事务型管理到现代人力资源数字化管理的转变，而且也能够不断提高人事管理的效率和决策水平，实现职业院校人事管理工作的现代化和可持续发展。

一、职业院校人事管理信息系统现状分析

（一）人事管理现状。教师是职业院校健康发展的主要元素，教师的增减、变动将直接影响到职业院校的整体运作，职业院校每天都要涉及到员工问题。因此，人事管理已成为职业院校管理中最重要的战略管理。随着职业院校教师数量不断增加、分工的不断细化、各科室间联系的不断密切、教师流动的不确定性以及信息动态变化频繁，使得职业院校人事管理工作也变得越来越复杂，对人事管理的要求也在不断提高。

（二）人事管理信息系统的优势。人事管理信息系统是用电脑代替大量的人工记录，完成众多信息的处理，方便、准确、易操作，且可以实现数据长期保存。它集全校教职工的职称评聘与考核评优、人事调配与人才招聘、人事档案等管理工作于一体，是一项时间性强、工作量大、信息庞杂、质量要求高的全局性工作。实现人事管理的科学化、规范化、系统化和自动化，将成为现代职业院校人事管理的首选。具体表现在：提高工作效率，优化管理模式；实现资源共享，加强部门协作；面向全校职工，提供增值服务；深化校、院两级改革，合理进行人事分配。

（三）人事管理存在的问题。随着我国人事制度改革的进一步深入，全球性人才竞争的日趋激烈和人才流动频率的加快，以及各职业院校近几年来的快速发展，传统意义上的人事管理手段和方法的弊端日趋明显。当前，包括职业院校在内的大多数职业院校的人事信息管理工作中主要存在以下几个问题：

1、人事管理信息化现状认识不足。目前，为适应教育信息化建设的要求，国内绝大多数职业院校通过软件公司推广或者自行开发的方式，已经拥有了一套或几套人事信息管理系统。虽说当初为了设备配置到位，部门领导亲自出面争取专项资金，从购买电脑、软件到人员的调配、数据库的建立等，的确引起过足够的重视，但是充分利用了软件进行信息化管理的却寥寥无几。

2、人事管理工作信息化程度不够。目前，各职业院校虽然已普遍使用计算机进行人事管理，依靠网络化、办公自动化等信息技术手段取得了很大的进步，较好地服务了职业院校教学、科研和管理工作。但是，由于人事管理工作是一个系统工程，随着职业院校的大发展，对数字和信息精确度的要求不断提高，仅依靠简单的几个数据库是不能解决问题的。比较突出的是一些职业院校部分信息库仍停留在设计的初级阶段，维护不及时，升级缓慢，难以紧跟发展，同时也不能共享资源，用户权限受到影响，严重阻碍了工作的进展。在新设计的软件上又无法保证数据的安全保密性，也影响对人事工作信息化管理的担心。有些职业院校人事管理部门虽然使用了计算机，仍然停留在输入、打印的基础上，数据库是最基础的办公软件OFFICE，各科室之间数据对接不到位，更新滞后。

3、信息更新速度太慢，准确性不高。传统的人事信息管理方法和手段主要是人抄手写或借助一些简单的数据处理软件，软件信息模块比较单一，操作相关性不强，无法对信息进行快速更新、分析和处理，从而无法及时为校领导和上级管理部门提供准确可靠的统计报表和相关分析数据，制约了管理层决策的及时性和准确性。信息更新速度太慢，致使人事管理工作中可能出现的问题得不到及时有效的解决。

4、人事工作信息化管理人员计算机水平不高。大部分职业院校人事工作人员，都是从不同专业的教师转型到人事部门工作的，真正从事管理者较少，而且不是从事计算机专业的，还有一些工作经验十分丰富的老员工，即使会使用计算机，也大都是一般的办公软件，针对自动化程度较高、管理较为复杂的软件，应用起来困难较大。而且职业院校人事部门每个人员都有具体的本职工作，缺少专门负责维护信息库的人员。

5、领导重视程度不够、认识有偏差。由于目前信息化管理还不成熟，个别领导对人事管理信息化的内涵和重要性认识不足，对人事管理信息化建设的目的不清楚、目标不明确，就事论事，没有真正从战略的高度认识人事工作信息化管理的重要性和紧迫性。殊不知在竞争激烈的职业院校人才战场上，信息的竞争也成为重要的武器。对人事管理信息化工作的重视程度不够，造成人事工作信息化管理成为一句空话。如果人事信息化管理发展的脚步停止，人事工作必然会受到影响。而且有些从事人事工作的老领导，对信息化系统的使用不如年轻人，因此从内心上排斥先进的东西，他们认为只有写出来的东西才最可靠，有案可稽。

二、改善职业院校人事管理信息化系统的策略

针对上述职业院校人事信息管理方面存在的诸多问题和不足，下面主要从策略及思路、人事管理信息系统的模块及其网络基本结构等方面入手，提出人事管理信息化建设的系统化解决方案。

（一）人事管理信息化系统构建策略及思路

1、思想上要高度重视人事管理信息化建设。领导认同和重视是职业院校人事管理信息化建設取得成功的有力保障，人事管理部门主动、积极工作是其不断推进的助力。领导的重视能为人事管理信息化建设提供必要的保障，可以在政策、资金、人力、技术等多方面给予重点扶持，在管理理念和管理方式方法变化、组织机构和岗位调整等问题上统一步调，同心协力，有效调度各方面力量。人事管理部门的重视有利于做好人事管理信息化建设相关事务，推进信息化建设发展。endprint

2、加强人事管理信息化队伍建设。在人事管理信息化进程中，信息系统只是管理的辅助工具，其价值的高低，最终取决于人。没有一流的人事管理队伍，就没有一流的信息化水平。在人才的拥有方面，职业院校具有得天独厚的优势，既有信息化教师队伍，又有信息化管理队伍，还有信息化技术维护队伍和信息化理论研究队伍。然而，精通信息化技术的人事管理人才还是比较欠缺的，有的是只懂信息技术，不懂人事工作；有的只会人事工作，而没有掌握信息技术。因此，职业院校要大力培养复合型信息系统管理人才，要不断加大对人事管理的力度，加强信息技术培训，有针对性地设计培训方案，在培训内容上做到人事管理与信息技术应用并重，增强培训实效性，造就一支具有较高信息技术应用能力和人事管理能力的人才队伍。

3、研究和制定信息工作规范，加快人事信息更新速度。职业院校人事信息建设具有适应对象动态性、数据时效性、一致性和安全保密等要求。人事信息管理改革要将信息建设制度化、规范化。要适应职业院校教师队伍的动态变化，注意信息的时效性；定期维护、更新有关信息；正常及时采集数据。要做到信息建设的分工协作，归口管理，将人员管理、人才引进、师资管理、劳资管理、离退休管理、考核管理等人事管理按相關的职能进行划分。人事管理的每一职能模块要对自身业务中产生的信息数据负责，做到各司其职，各负其责。同时，要做好信息建设的集成工作，尽量避免数据重复建设，保证数据的一致性，提高辅助决策、咨询的准确性，减少偏差。

4、加强全局观念，树立资源共享意识。随着社会的发展，各条战线、各个方面信息化建设步伐的加快，职业院校人事信息化建设对人事部门管理思想、管理组织、管理方式等多方面提出了新的要求，因此一定要加强全局观念，树立信息共享意识。职业院校的人事管理工作在实际运行过程中，应考虑和其他部门进行信息共享和交换。同时，人事部门应给二级学院提供一定的查询和管理功能，以方便二者来回往复的信息传递。

5、设置人事信息处理中心。人事信息繁琐，涉及的人员主要有正式在职职工、外聘人员、试用人员和流动岗位人员等，内容主要包括人员的基本情况、简历情况、教学科研情况、国内外进修情况、奖励情况等，管理程序十分复杂。因此，要配备统一的简便可操作的功能强大的管理软件系统，建设一支高素质的人事管理者队伍，要加强宣传和指导，管理人员要加强业务学习，全面理解和掌握各项具体业务，成为做好人事管理信息化工作的行家。

（二）人事管理信息系统主要模块。人事管理信息系统功能模块分为：人事信息管理，信息统计、查询，考核管理，系统管理等四个主要功能模块。所有的登录者（管理员和教职工）都需要身份验证才能进入子系统，通过子系统的各个功能模块来访问数据库中的信息进行相应的操作。

（三）人事管理信息系统网络基本结构图。根据上述对人事管理信息系统各主要模块的介绍及分析，构建人事管理信息系统的网络基本结构如图1所示。（图1）

职业院校人事管理信息化不仅是人事管理的信息处理工具，更是规范人事管理工作的手段和方法，构建职业院校人事管理信息化系统，不仅可以使人力资源的利用率和整体的工作效率得到进一步的提高，同时也可以保证人事信息的安全性和准确性，杜绝人为因素的干扰，从而有效地提高人事信息的利用率，降低工作强度，进一步简化和规范办事程序，有利于学校的勤政廉政建设。

总之，我们要充分认识到人事管理信息化的意义，深入挖掘信息管理员的潜质，高度重视管理过程中信息的处理和使用环节。在职业院校人事管理中实现全面信息化，努力把职业院校建立成适应教育改革的形势、适应中国社会发展需要并能与国际接轨的教育信息化职业院校。

主要参考文献：

[1]黄含其.论高等院校人事管理信息化建设[J].湖南商学院学报，2008.8.

[2]赵陈粟.基于校园网的高等院校人事管理信息系统分析与设计[J].山东英才学报，2010.3.

[3]陆雅君.高等院校人事信息管理中存在的问题和对策探讨[J].常州工学院学报，2006.4.endprint