提高办公室文书档案管理科学化水平的方法探究

李亚萍+刘燕红

摘 要 办公室文书档案管理是一个涉及档案收集、整理、立卷、归档、利用以及销毁等相互衔接的工作过程。随着经济社会的发展，如何提高办公室文书档案管理水平是提高办公室工作质量的重要内容，本文从四方面就如何提高文书档案管理的科学化水平进行探究。

关键词 档案管理 科学化水平 方法

中图分类号：G271 文献标识码：A

档案是人类社会发展进步到一定阶段的产物，是处理完毕、具有参考价值、集中保存、系统的历史文件，是档案信息与档案客体的复合体，它具有个体意识和群体意识的功能。提高档案工作的效率与质量，可以给我们的工作决策提供更多参考和值得借鉴的信息。

1规范公文处理，把好公文形成质量关

档案一般是完成了文书处理程序，完成了传达和记述使命而备查的历史文件。因此公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。在实际工作中，由于各职能部门写作人员的水平、素质各不相同，对公文起草工作相关要求的理解存在差异，导致起草的文件的质量也就大不一样。公文拟制过程中通常存在以下几个问题：一是文种使用不当。主要有请示、报告不分；一文请示多件事情等。二是附件标识比较混乱。三是公文主题词标注不准确，不利于检索查找。四是数字使用不規范等等。上述情况，严重影响了公文转化为档案的立卷和归档。因此，办公室必须对各部门呈送的公文初稿进行规范处理，全面审核，严格核稿，确保公文的高质量、高水平，以及档案的高质量、高水平。

2规范档案整理，把好档案评估分类关

公文形成后，经过一段时间的归整处理，待文件涉及的事务处理完毕，文书人员必须对公文的保存进行价值评估。要严格按照《机关文书档案管理规定》及《机关文书档案归档范围和保管期限表》规定，根据公文的类别和重要程度分别进行初步的筛选和整理；将涉及本单位改革、发展、稳定的大事、要事、新事及代表本单位成就的文件留存下来，以备随时查阅和调用。评估工作对文书人员是个严峻的挑战，文书人员要有发展的眼光和敏锐的洞察能力，努力在数量众多、内容庞杂的文件中挑选出那些具有保存价值的文件进行归档，供日后的工作查考利用。要做好该项工作，可从以下几个方面着手：

（1）正确把握公文向档案的转化要求。实现从公文到档案的成功转化，必须高度重视公文的规范化管理，实现文秘工作和档案工作组织制度的真正交融，加强档案部门对文件管理的超前控制，确保档案的质量。

（2）必须具有高度的职业责任感。档案工作人员要具有较强的职业悟性，具有对历史负责的态度，随时将“档案”装在自己的头脑里，规范地、科学地办理好每一份文件，对每一份文件做出科学的档案管理评估。

（3）切实提高办公室人员的专业素质和综合素质。文秘工作和档案工作具有较强的专业性和技术性。日常工作中，文秘人员要重视档案知识的学习，加强档案意识的培养。及时参加省档案局等相关机构举办的档案专业基础知识培训学习，掌握最新的机关文书档案管理办法，常备《档案专业基础知识培训教程》等专业书籍，以便需要时查阅。在日常工作中，很多档案工作人员都兼任秘书工作，一定要重视对形成档案的公文进行科学地评估归类。由于我院对档案工作一直以来都比较重视，在整理档案过程中，已经形成了一套较科学的归档方法，具有较强的规律性，即年度——组织机构——内容，但在工作中，文秘人员不应该拘泥于传统的整理归类思路，但也不应该随意更改，要结合本单位的具体发展实际，严格依照档案管理部门的统一规范和要求，进行科学地创新，不断提高本单位的档案管理水平，尽量做到查找简便、快捷。

3完善公文材料，把好档案建设的整理关

档案管理部门在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料，具体可以从以下几点着手：

（1）档案整理工作必须从平时做起。对于上级发文，做完收文登记后，首先应鉴别该文件是否具有保存价值，如果其中一部分随着现行效用的完成，便失去其保存的社会价值而被淘汰；而另一部分文件，退出现行领域之后，却具有储存价值，能使后人通过其载录进行借鉴和利用，因此应按档案整理规范要求重新装订，后进行传阅，阅办完毕后，已初步进入归档程序，进一步归整，以备平时查阅。

（2）档案整理工作应注重细节。对于本单位自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，按照从上到下，依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，到正式整理时装盒为“卷”。初步做好档案入库前的各项准备工作。

4坚持精品意识，增强文书档案的规范性

随着社会形势的变化和发展，对档案整理工作的规范性要求也会随着时代发展而越来越高，办公室工作人员要不断总结自己的工作经验，对遇到的困难要多请教上级档案主管部门，不能凭主观臆断文档的归档价值，一定严格按照国家规定要结合本单位的职业特色，创造性地使用归档方法进行归档。同时档案工作人员必须强化责任意识，树立精品意识，培育职业意识。及时参加各类档案专业知识培训，不断接受新信息，扩大知识视野，提高自己的鉴别能力。

参考文献

[1] 李春蓉.办公室文书档案的管理及常见问题.城建档案.2004（08）.

[2] 吴珊.浅谈医院办公室文书档案管理.医疗卫生管理.2015（12）.

[3] 李国兰.提高档案管理科学化水平的路径选择.山东社会科学.2011（01）.endprint