新形势下计划生育档案管理工作中存在的问题及对策

黄德智

摘要：在新形势下的中国，科技的进步，信息化的高速发展逐渐影响着我国经济、政治、文化等各个领域的发展，而作为国家档案事业中重要组成部分的计划生育档案管理工作也在信息化大潮中不断进步和发展。利用先进的信息技术手段为档案管理工作提供技术支持，增强管理工作的科学性。其中计划生育档案管理在时代和社会进步的推动中在实际工作中更要发挥创新精神，对计划生育档案管理进行数字化建设，只有这样才能紧跟我国的计划生育工作发展需要。本文主要是对新形势下计划生育档案管理工作中存在的问题进行分析，并提出可行的解决办法。

关键词：计划生育；档案管理；问题及对策

一、计划生育档案管理的重要性

计划生育档案管理是一项对文件资料的管理，这些资料又给我国开展计划生育工作，做好控制人口工作提供了参考价值，有利于我国有依据的保持好现今的低生育率水平。因此，计划生育档案管理人员要充分认识到档案管理工作有为我国顺利开展计划生育基本国策提供了重要信息数据的重要性，积极开展档案管理服务，进一步提升计划生育档案管理工作的创新性，不断提升计生档案管理水平。数字化建设对计生档案的管理水平产生重要的影响，数字化水平越高计生档案的利用率也就越高，将达到计生档案信息资源的有效共享，为我国计划生育工作提供信息支持。

二、计划生育档案管理中存在的问题

（一）缺乏统一的档案管理工作标准和完善的档案管理制度

目前我国在计划生育档案管理方面的法律缺失，导致计划生育档案管理的标准没有统一的参考条款，因此我国很多计划生育档案管理机构工作都是在没有规范化的档案管理标准和准则下自行发展的，这对档案管理工作是不利的。还有计生档案管理机构的管理制度同样存在问题，权责模糊不清，没有制度保障。档案管理人员工作警惕性不高，没有认识到档案数量、档案内容等保密性特点，如果造成档案泄密等管理失误事件，查找具体责任人就会有很大的困难。

（二）认识不足，管理规范化水平低

单位没有把计划生育档案管理工作放在重点工作之内，思想上存在轻视态度，所以对待档案管理工作难免懈怠，导致档案管理工作水平整体较低。档案管理人员的培训工作不到位，对自己的岗位技能欠缺，收集材料时比较片面，整理归档中存在编号不全等问题，服务的专业水平不高。再加上管理得规章制度不完善严重影响执行力，档案管理规范化水平有待提高。

（三）档案数字化进程缓慢

要进行计划生育档案管理的数字化建设必然离不开资金的投入，这种投入是巨大的。资金和人才分布的不均衡直接影响着档案数字化的均衡发展，这种影响是成正比的。从纵向来看，上下级档案馆的数字化程度也不一致，上级的数字化程度明显较高。总之，我国的档案数字化水平还是较低，发展较缓，比如一些基层的档案馆形同虚设，归档时重要的资料不全面存在遗漏，离达到资源全覆盖的目标还很远，这都需要加大投入不断促进档案数字化发展。

三、计划生育档案管理中解决问题的措施

（一）进一步健全完善档案管理的管理机制

第一，在档案管理工作中，重视法律法规的作用，建立健全相关法律法规，利用其指导监督档案管理工作，使档案管理机制真正有法可依，全面保证档案管理工作的顺利开展。第二，为了能够提高档案管理的科学化水平，健全完善档案管理的管理机制势在必行，它要求责任机制必须发挥自己的职能，起到的约束及监督作用。既要满足管理需求又要体现出档案管理的代表性，使档案管理责任机制合理有效。在进行实际的档案管理工作时，尤其是档案馆内部工作人员要了解自己的本职工作，掌握工作技术。同时职责部门要把监督落实到位，建立多方位的档案管理体系。

（二）革新思想观念，推动档案管理规范化进程

计划生育档案管理人员在实际工作中应该根据新常态和新需要不断提升对档案管理的认识，根据工作要求尝试新的管理模式，新的认识新的方法将有助于提升档案管理的规范化。同时对待收集档案信息资料工作一定要严谨，按照我国现有的规章制度做事，收集資料要全面，归档和整理要及时，编号工作更不能马虎，使档案管理工作规范发展，健康发展，为落实计划生育基本国策有效开展创造条件。

（三）加快推进档案数字化进程

计划生育档案管理的数字化进程要不断推进才能适应当前对档案管理高标准的要求，要用长远的眼光去对待，做好档案管理数字化的计划，完善数字化目录内容，做好档案鉴定工作，使二者能够同步推进。各级政府同样有责任协助档案管理工作完成，在经费方面可以突出支持计划生育档案管理工作，购置先进的档案管理数字软硬设备，档案管理数字化建设有了物质保障才能进一步发展。在实际工作中除会议记录等手书形式档案外全部文件资料要进行电子化归档，纸质资料和电子化资料都要存档保管，分类整理，网上传输资料也需要光盘刻录备份，有些重要的信息档案文本和图形资料都要保存，要使档案可以全文检索，提高档案查准率和查全率。

四、结语

综上所述，对计划生育档案管理问题进行分析做出对策是为我国计生工作提供了全面的信息支持，在新形势下我国的计划生育档案管理工作要不断的创新，推动数字化建设不断发展。这离不开各级政府的大力支持与配合，正面面对我国计划生育档案管理数字化建设过程中遇到的问题，利用针对性措施去解决，相关档案管理的工作人也要加大学习的力度，不断提升自身档案管理业务知识，利用好现代的信息技术，我国的计划生育管理工作必将迈上一个新的台阶。

参考文献：

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