基层人民法院档案信息化的建设与完善

刘爽+李坤

新世纪以来，计算机以及互联网技术迅猛发展，以计算机为基础的信息技术应用日益广泛，人民法院档案作为国家档案的重要组成部分，其信息化的步伐已经成为我国信息化建设的重要组成部分。

随之而来的是，法院传统诉讼档案工作方法与时代发展客观需求之间的矛盾日益加剧，怎样解决法院档案管理中“档多人少”的矛盾，如何满足人民群众对诉讼档案的利用需求，如何将信息化建设与法院档案管理相结合，一直都是法院档案管理工作中不断探索的工作内容之一。2014年出台的《人民法院第四个五年改革纲要》明确提出，要“积极推进诉讼档案电子化工程，完善转化流程、传送机制和备份方式，充分发挥电子卷宗在提高效率、节约成本、便民利民方面的功能”。随着智慧法院的提出和发展，“智慧档案”也随之成为档案管理的一种全新探索模式。用科技提升效率的工作理念，缓解法院长期以来“档多人少”的现状，同时促进诉讼档案公开，是法院未来信息化发展方向，更是司法公开的重要组成部分。

一、基层人民法院档案信息化的必要性

档案是指“国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。人民法院的工作中形成的档案大部分是诉讼档案，是“人民法院审判活动的真实记录，是做好审判工作，实行审判监督的重要依据和必要条件”，属于国家重要的专业档案。可以说，诉讼档案的管理是审判工作的重要组成部分。而在信息化建设过程中，数字化则是“将许多复杂多变的信息转变为可以度量的数字、数据，再以这些数字、数据建立起适当的数字化模型，把它们转变为一系列二进制代码，引入计算机内部，进行统一处理，这就是数字化的基本过程。”

（1）诉讼档案信息化建设是深化法院改革的必由之路。此项工作关系到我国法制建设的进程。随着时代的发展，信息化建设在法院改革发展过程中具有重要的地位，诉讼档案信息化作为信息化建设的重要组成部分，工作尤其关键。改变过去传统的档案管理办法，向科学、有序、高效的现代化档案管理模式转变，能够为审判实务及档案管理提供更加高效便捷的工作条件。因此，诉讼档案的信息化建设具有重要的意义和深远的影响。

（2）诉讼档案的信息化建设，能够为法院“公正高效”提供技术保障。信息化建设具有传播速度快、储存量大、查询快捷等得天独厚的优势，既能够改变传统的思维模式，也能改变手工操作的运行机制，还能够为档案工作引进全新的管理手段、便捷的查询办法，这样能够带来的是既解决了法院工作中的实际困难，也提高法院工作整体的质量和效率，是法院实现“工作高效”的技术保障。尤其在基层人民法院，案多人少矛盾尤其突出，档案管理人员远远低于规定的人数，只能是通過信息化建设的手段解决人手不足的现实问题。

二、法院档案信息化建设的优势

相比较于传统纸质为载体的档案保存和管理，法院档案的信息化建设呈现出三大优势：

（1）能够提高查询的便捷度。档案的数字化建设，是实现诉讼档案信息化的前提条件。数字化资源主要储存在光盘、硬盘灯媒介上，主要优势在于不易遗失损毁，易复制、转移、查询，能够便捷档案的查询工作。

（2）能够提高档案的利用率。法院档案的管理归根结底就是诉讼档案信息资源的开发和利用，建立一体化的档案信息化管理系统，把档案管理纳入局域网建设总体格局中，能够大大减少人力、物力、财力资源的占用，既能够便于管理，又能够实现资源共享，从而促进档案的利用率。

（3）能够降低空间的占用率。各级法院均面临库藏档案的“爆满”问题。以天津市西青区人民法院为例，现在我院档案共存放档案16万册，房间200平方米，预计本年底已经不能满足档案的存放要求。案件的逐年增多是一个重要因素，每个案件的档案信息量提高也日益凸显，利用信息化建设的便捷条件，能够综合运用微缩技术、扫描技术、光盘技术，大幅提高档案信息的储存量，可以说，是利用很小的空间就能保存大量的信息。

三、档案信息化建设过程中存在的问题

在法院档案信息化过程中，尤其是在基层法院的实际操作中，主要会遇到以下问题。

（1）“重纸质轻数据”的思想仍普遍存在。信息化建设势在必行，但是一些法院干警对数字化的档案仍存在抵触情绪，尤其是年长的干警已经习惯于翻阅传统纸质档案的工作模式，对数字化档案管理等新鲜事物的接受度较低，甚至有些干警不熟悉计算机操作，一定程度上造成电子档案的“有而无用”。

（2）档案管理软件自身尚不完善。任何新鲜事物的发展都是不断地完善过程，应用于档案管理的软件还需要在稳定性、实用性等方面加强，软件自身的程序性问题还需要在实践中不断地摸索完善。通过，法院档案的数字化管理是一个综合评价的过程，以我院为例，现在档案录入主要有2套软件，软件间转换需要衔接。

（3）研发软件的公司对法院工作实际不了解。软件研发公司根据客户的需要进行软件的研发，但是在实际操作过程中还存在各种各样的特殊情况，这样就需要在工作实际中根据实际情况进行特殊的调整和应对，同时，在特殊情况扫描案卷的过程中，部分由相关专业公司派驻员工进行数字化处理，这些员工精通数字化扫描，但对法院本身的工作不了解，对纸质诉讼档案的形式及内容更不了解，也会一定程度上增加诉讼档案数字化的错误率。

四、完善人民法院信息化建设的建议

（1）加强档案使用人员的培训。为适应信息化档案管理的新技术、新特点，要加强对于法院档案人员的培训，同时，进一步加强应用档案信息化软件的人员的培训，将熟练使用作为最基本的技能。抓好档案的安全教育和维护教育的工作，使档案调用人员在接受便捷信息化档案服务的同时，树立档案安全责任意识。

（2）建立健全安全防范体系。采用先进计算机技术、照片修复技术、电子信息回复技术、计算机录音处理技术等，为档案安全提供综合技术支持。同时，建立安全齐备的备份制度，严格各项档案管理流程，防止因重大灾害或者事故对档案早晨的毁灭性损失。

（3）加强档案管理的各项支持。从服务审判一线的角度出发，提高对于档案管理的重视程度，将法院信息化建设纳入法院建设的总体规划之中，统筹兼顾，相辅相成。基层人民法院的档案管理更需要上级法院的技术支持，使各项规定在基层法院落地生根。

人民法院的档案，是记录人民法院的审判执行与行政活动的重要载体，是做好法院各项工作不可或缺的重要基础。完善法院档案的信息化建设，适应智慧法院建设的需要，才能使档案工作更好地审判工作服好务，更好地推动法院各项工作的顺利开展。endprint