对学校档案信息化建设的思考

安娜

【摘要】档案信息化就是要在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。档案管理的主要任务是积极、及时地开发和利用档案信息资源，不断创新档案服务机制，满足学校教学、科研等方面需要。本文阐述了学校档案信息化建设的现状，提出了学校档案信息化建设的措施。

【关键词】学校档案 ； 信息化建设 ； 措施

【中图分类号】G647；G275 【文献标识码】B 【文章编号】2095-3089（2015）15-0283-01

随着信息时代的迅速发展和电子校务的推进，学校办公自动化的步伐进一步加快，必然产生大量的电子文件，如何实现电子文件网上实时归档，对电子文件、电子档案进行科学的管理和有效的利用，实现信息采集、信息传递、信息管理和信息资源共享的问题越来越迫切地摆在我们面前。因此加快学校档案信息化建设步伐，有效整合利用档案信息资源，满足社会发展对档案信息资源的利用需求，已成为学校档案工作发展的必然要求。

一、学校档案信息化建设的现状

学校档案信息化建设就是以档案信息资源建设为核心，以档案的网络建设为基础，以扩大档案信息资源的开发利用为目标。目前各学校档案信息化水平参差不齐，多数单位仍以手工检索为主，而以档案信息资源开发和数据库建设却严重滞后，主要表现：一是档案信息化建设观念相对落后。一些领导由于对档案工作重视不够，思想认识不到位，档案意识淡薄，认为档案无足轻重，用处不大；一些人甚至片面地认为档案信息化就是将档案库房纸质文件转换成数字化，这些观念影响了档案信息化建设目标的实现。二是档案管理手段和管理方式落后，不能适应新载体、新领域档案管理的需要。当前各学校办学条件都得到了一定的解决和改善，但是对于档案管理部门的投入却很有限，基础设施落后，网络建设亟待加强，以致不能适应迅速增长的档案工作量和档案现代化管理的需要。三是档案信息化建设缺乏统一的标准规范。在电子文件归档方面，各学校产生的大量电子文件，大都未作为档案进行系统化的处理，且缺乏统一的规范标准和完善的管理制度，造成了许多宝贵的信息资源散失。四是档案信息化建设技术保障不够明确。电子文件信息的安全、保密问题，维护电子文件原始性、真实性问题，电子签名的认定问题等都需要严格的技术保障，需要法律、法规、标准的支持。五是缺乏专业的档案管理人员。档案信息化建设需要专业复合的档案管理人员，需有较高的计算机操作水平以及档案管理知识。在实际工作中，档案管理人员由于对电子文件、电子档案的收集、保存、维护与利用接触太少，对软件系统的掌握和使用达不到预期的效果。这些都成为制约档案信息化建设发展的瓶颈。

二、学校档案信息化建设的措施

1.加强档案工作的宣传，积极争取学校领导的重视与支持。学校档案信息化建设的实施，是学校档案工作的深层次改革。学校档案部门应加大档案的宣传工作力度，不断提高全校师生对档案工作的认知程度，为档案事业的发展争取更多方面的关心、理解和帮助。档案部门要树立“有作为才有地位，有创新才有发展”的观念，增强档案信息化建设的紧迫感和责任感，以求真务实的科学态度和有效的工作业绩赢得领导关心和重视，努力争取档案信息化建设的资金和人才支持，扎扎实实地推进档案信息化建设的实施。

2.加强档案信息化基础设施建设。檔案信息基础设施主要包括计算机软硬件设备、基础网络和各类辅助设施，它是档案信息化建设中非常重要的基本保障条件。根据档案信息采集的需要，配备档案室相应的计算机、扫描仪、光盘刻录机和档案信息管理系统软件等设施。建立电子目录和电子档案录入接收中心，实现目录数据和电子文件的采集工作。档案信息管理系统软件要能涵盖对电子文件采集、存储、归档、整理、编目、检索、利用等服务功能，具备同其它数据库进行连接和交换数据的能力，保证校园网和档案系统管理网络之间的档案信息存储、交换的顺利进行，建立档案信息网站。

3.加强档案信息资源建设。档案资源是学校发展的历史凭证，它以各种不同的形式真实而客观的记载着学校教学、科研及管理过程中的每一个环节，是学校的宝贵财富。信息资源是档案信息化建设的物质基础，档案信息化建设的首要任务是把室藏档案资源数字化，其核心内容是将各种形式的档案信息，通过计算机、扫描仪等设施，建立起资源配置合理、特色突出、利用方便的档案信息数据库（主要有档案目录数据库、档案全文数据库、照片档案数据库和多媒体档案信息数据库），满足社会对档案信息的需求。丰富室藏资源，有效挖掘、收集、整理和传播成为学校档案部门信息服务的发展重点，因此档案部门要紧紧围绕学校中心工作，加大档案编研力度，自行开发特色专题档案数据库，不断完善检索工具，促进档案信息的开发和再生；加强对重要会议、重大活动事件档案材料的收集，主动从各种媒体中收集有关学校的信息，通过对信息的采集、整合、分析，为领导决策和教学管理提供信息服务。

4.加强档案信息化标准、规范建设。标准和规范建设是一项重要的基础工作，它是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面制定标准、规范，并指导实施的过程。档案部门要制定文件级目录数据库结构与数据交换格式、档案信息公开与上网安全、档案网站建设与管理等方面的规范制度，推动档案信息化建设的有序开展；制定电子文件归档、整理、存储及利用的工作规范和制度，使电子文件的管理更具有操作性。

5.加强档案信息化人才培养。档案人员的整体素质关系到学校档案信息化建设的实施效果。档案人员是档案信息资源和利用者之间的桥梁和纽带，他们必须掌握现代信息技术，熟练地运用计算机以及现代化通信设备进行电子信息的制作、使用、维护和管理。所以学校要加强对专、兼职档案人员的在职培训，特别是档案信息化业务培训，包括电子文件归档、档案数字化加工等技术培训，不断提高运用现代化技术管理档案的技能水平，使他们的知识结构和业务水平能适应档案信息化建设发展需要。

总之，档案信息化建设是一项长期而又艰巨的任务，它是一项复杂的系统工程，有待于档案部门在实践中不断完善和发展。

参考文献

[1]杨公之.档案信息化建设导论[M].北京：中国档案出版社 2008

[2]王敏.浅析高校档案信息化建设的内容与模式[J].机电兵船档案，2009，（05）

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