招标采购模式下的高校图书馆图书采购质量控制探究

刘宇 沙洪乾

摘 要：在我国不断发展的过程中，政府招标是图书馆图书采购的主要模式。阐述了图书招标采购模式的优势和存在的问题，提出政府招标采购图书的质量控制策略。图书采购中的质量控制是图书馆所有工作的基础和核心，必须对采购环节加强质量控制，提高采购的质量。

关键词：政府采购；图书采购；采购策略；质量控制；图书馆

引言

图书馆从诞生以来就肩负着保存和传播知识文化的社会职能，伴随着经济的飞速发展，图书馆的工作也发生着巨大的变化和创新，高校图书馆与时俱进，在图书采购模式方面发生了较大的变化。近几年，高校图书采购实行政府招标采购的模式，已经取得了一定的成效。在2000年1月和2003年3月分别颁布并实施了《中华人民共和国招标投标法》和《中华人民共和国政府采购法》，此后各大高校先后出台了针对本校特色的招标采购条例。

1招标采购模式的优势

1.1健全图书馆财务制度，优化购书经费效益

购书经费是图书馆藏书数量和质量的保证。图书馆未实行招标采购条例之前，购书经费没有得到有效的保证，很可能出现被挪用的情况。以法律的形式将购书经费规划管理，可以大大降低采购经费被挪用的风险。招标采购模式引入市场竞争机制，书商为了中标，降低图书价格，给与客户尽量优惠的折扣率，这样图书馆在采购经费固定的情况下，购买了更多数量的图书，显著发挥了购书经费的使用效益。

1.2加快图书流通，提高工作效率

在编写图书招标采购标书时，可以在标书中明确要求图书的加工工作由中标书商免费保质保量完成，由此，以前由图书馆编目人员完成的图书加工工作可以部分甚至全部都交给供应商。此外，图书质量、图书到馆时间、到书率等要求均可写入标书和后续的合同签订中，对于盗版、破损和内容不适等有悖于图书馆收藏条例的图书均可无条件更换。因此，招标采购的模式可以让各项服务更加周到全面、有价值，在减轻采编工作人员负担的同时加快了新书的上架时间，提高工作效率的同时也可以保证图书的质量。

1.3依法保护图书馆和图书供应

商的利益，实现双方互惠互利图书馆和图书供应商签中标合同时，需要规定双方的权利与义务，出现问题时的解决方案，从法律上规范了双方的各种商业行为，有利于图书馆与图书供应商建立和谐互惠的利益共生关系，即图书馆的馆藏经费可以达到最大的效益，而图书供应商也可以获得一定的利润，以实现自身的发展。

1.4获得更多的增值服务

在编写招标采购文件时，可以要求图书供应商提供纸质图书的采购数据及MARC数据和免费图书加工服务，如：贴磁条（DFID标签）、加盖藏书章、粘贴条形码、覆盖书标和书标保护膜等增值服务工作。在提供这些图书加工服务的基础上，加上专业的图书编目和加工人员，可以大大减轻图书馆采编人员的工作，缩短了新书上架外借的时间，让读者可以尽快获得最新的图书资源。

2招标采购模式存在的问题

2.1招标采购模式削弱了图书馆

对文献源的选择权招标采购模式原则上要求一年一招，但同一家书商难以每年中标，由此直接弱化了图书馆对文献源的选择权，这必然导致图书采购的连续性受到影响。大量连续出版的多卷书、工具书和套书等在一定程度上保证了馆藏的完整和系统，这些图书几乎每年或隔几年出版，不同的图书商由于自身合作资源的限制，未必可以完全地保证供应，这在一定程度上会破坏馆藏的连续性和系统性，造成馆藏质量一定程度的下滑。

2.2招标采购文件编制不规范

招标采购文件也是招投标双方签订合同的依据，涉及到图书供应商的中标、图书采购的模式、图书MARC数据和图书质量等。招标采购文件是否科学合理，直接影响着招标能否成功；而中标的图书供应商，将直接影响着后续采购工作能否顺利开展。但是，由于招标采购模式流程复杂，很多图书馆经验不足，屡屡出现标书编制不规范的情况。主要体现在：一是没有准确描述标的，图书因为其特殊性，制作标书时只能注明经费额度或者应标资格；二是没有统一的评标规则，导致评审专家主观意愿比例偏高；三是图书比例难以控制，图书馆常常只能提供各类图书的大概比例和出版社的选择范围。中标供应商在后续操作中难以准确确定图书各大类的比例，加上各大类图书的价格差异，中标供应方为了利益最大化，难以保证图书的质量。

2.3渠道选择受限，特色图书难

以采购，影响藏书品种截至2016年，全国拥有500多家出版社，出版图书总数达到30万册以上。每个图书供应商都拥有自己的网络和地域优势，导致所经营的书籍有一定的专业倾向性，不可能提供各个年份所有的图书，因此在一定程度上限制了采购人员的选择性；而且招标后图书馆只能与中标供应商合作，采购渠道单一，选择余地小；再加上图书招标的中标优惠价偏低，在中标后图书供应商为了实现利益的最大化，导致其经常只提供低折扣率的书单，对于质量高但利润低的，如一些学术价值大的优质图书被剔除在外，从而影响了图书馆的采购质量。

3图书招标采购的质量控制策略

3.1科学的组织招标

不同于其他设备物资的采购，由于图书采购具有品种数量多、复本少的特点，而且采购方式一般是持续性和分批次的，所以不可能一次性将所有图书采购任务完成。因此，招标采购周期可以适当延长，一般2～3年比较合适。

3.2对图书供应商的资质进行严格审查

对于参加投标的供应商，高校图书馆和招标公司应该认真审查供应商的资质和资历，严格检查营业执照，以确认其销售资格；认真查验供应商的银行资信证明文件和审计报表，核查供应商的公司规模、经济状况；通过供应商的合作伙伴了解供应商的信誉、人员素质、服务水平、本地客户数量和销售量，特别是过去3年是否有违法犯罪或违规操作记录；利用与其有业务往来的出版社名录和联系方式，核查图书供应商的业务范畴、信誉、图书品种和馆配实力。实地考察之前从未合作过、但是资质证明实力很强的图书供应商，准确把握图书供应商的经济状况、业务素养和企業员工的服务水平。

3.3适当延长招标周期即续定优秀书商

一年一招标的模式不仅使图书采购工作长期处于紧张被动的情况，也无助于图书供应商为客户提供优质完善的服务，这些直接影响了图书馆的采购水平和读者服务能力。因此，对于服务水平高、图书质量好的中标供应商可以通过重新评估，以与其续签下一年采购合同的方式，建立长期稳定的合作关系，同时可以保证采购计划的连续性。最近几年，国内有些高校图书已经采用了第一年招标，第二年续标的合作模式，为图书馆和图书供应商之间的顺利合作奠定了基础。

3.4招标时应预留部分经费用于部分自主采购

如何发挥资金效益的最大化，防止贪污腐败现象，对高校图书馆来说很重要；采购高质量的纸质图书，从而更好地为读者提供阅读服务，才是采购工作的最终目标。因此，在遵循图书招标采购模式的同时，也要对采购渠道适当调整或者改进。在订制采购计划时，适当预留部分非招标采购经费，用于图书馆自助采购，可以很好地保证馆藏图书的专业性、系统性和完整性。

结语

现阶段，对于没有完全规范的馆配市场环境和仍有欠缺的图书采购招标模式，各大高校图书馆需要根据自身特点，严格制定和执行标书，才能坚守质量红线，避免陷入低折扣的陷阱，维护学校图书馆的根本利益、保障图书馆服务水平。目前，为加快高校图书馆馆藏文献保障系统的构建，各大高校图书馆必须建立以招标为主导的文献资源多元化采购体制，同时对招标采购的各个环节进行质量控制，规划招标采购制度，从根本上保障采购招标的质量和效率，满足馆藏资源建设的要求和促进服务水平的稳步提高。

参考文献

[1]何琳.图书采购招标的质量控制[J].河南图书馆学刊，2007（01）：14-16.

（作者单位：中国建筑第八工程局有限公司）