档案管理过程中的主要问题及对策措施

徐志然

摘 要：由于人事档案真实地记载和反映干部个人经历、政治思想，品德作风、业务能力等，是干部个人自身成长历史的真实记载，为单位的组织工作、人事工作的决策提供了可靠的依据，为单位合理分配使用人力资源提供了可靠的信息参考。随着我国政治、经济体制改革的不断深入，单位人事档案出现了许多新情况和新问题。

关键词：档案管理；问题；对策措施；研究

引言

人事档案是机关、企事业单位在管理所属人员时形成的以个人为单位集中保存的一种特殊的专门档案，是全面系统地考察和了解一个人的凭证，人事档案管理是人事管理的重要组成部分，也是党的组织工作、人事工作和人力资源管理与开发、利用不可缺少的重要参考依据。人事档案对于每个人来说也是极其重要的，它可以证明一个人从学校到各个工作岗位不同时期的人生轨迹，是工作经历的记录，具有重要的“凭证价值”和“参考价值”。个人转正定级、职称申报、办理养老保险等，都需要档案“说话”，它的作用不可被取代，如果没有档案，单位和个人的权益都无从得以保障。

1事业单位人事档案管理的重要性

单位人力资源管理工作的好坏将会直接决定事业单位办事效率的高低，科学、合理的事业单位人事档案管理不仅可以对单位人员的流动情况有个全面的了解和掌握，而且还可以通过人事档案的统计来更好的掌握单位员工的年龄层次、性别比例、婚姻状况等基本情况。人事档案管理工作可以为单位的信息调控和人事补给提供参考标准，同时，事业单位管理者也可以根据单位的实际运作状况来做好人员的调整工作。此外，人事档案管理也可以更好的反映事业单位人力资源的空缺情况，以更好的满足事业单位对人才的需求。

2人事档案管理工作中存在的问题

人事档案出现的各种问题，原因是多方面的、深层次的，也不是一两个部门、一个地区的事，它是全社会共同要面对的问题，是社会发展到一定阶段必然要出现的问题，关键是解决问题，要根据发展要求，赋予其新的生命力，更好地为经济发展服务。人事档案作为最原始的信用记录，不能没有，其功能不仅不能弱化，反而更要丰富，要强化。人事档案管理工作中村子存在的问题有以下几个方面：

2.1管理力量薄弱，管理水平偏低，管理方法落后

随着人事制度改革的逐步推进，机构调整、科室重组、人员竞聘上岗，原有的干部人事档案管理人员的岗位变动、退休，大部分人员没有经过专业档案知识培训，对档案的管理要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄，而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常业务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。随着当前企业规模不断扩大，员工数量不断增多，档案数量也与日俱增，档案管理难度增大，有关的管理措施未跟上。

2.2立卷不规范，案卷质量不高

一是档案材料内容填写前后不一，如参工时间、出生日期等；二是档案用纸规格不一。虽然规定档案材料要统一使用16开办公用纸，但现在的公文材料、学历材料等基本上是A4纸，纸张大小不同，致使有的表格超过装订线，给立卷工作带来了麻烦；三是材料归档不准确，有些不该归档的材料归了档，而该归档的零散材料却没有归档；四是档案材料短缺，如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，而反映个人的能力、技术特长等方面的内容少，这些都会直接影响案卷的质量。

2.3人事档案管理的科学化、信息化程度不高

随着科学技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高，但计算机技术还没有在人事档案管理工作中广泛运用，如档案目录等仍习惯于用手工操作，这样既不利于档案的保管，又影响工作效率。

2.4人事档案利用工作水平较低

对人事档案管理者来说，无论是收集整理，还是鉴别、保管，都是为了提供档案信息，服务于干部人事工作，为人事决策提供参考依据，其目的在于利用。当前的人事档案管理还存在着重保密、轻利用的现象，档案服务开发意识差，即使是使用，范围也有限，查阅的大部分内容是简历、职称、学历、工资情况等，而且是需要者找上门才提供利用，工作处于一种被动服务的状态。

3档案管理过程中主要问题的解决对策和措施

3.1改善基础设施

档案的保管是档案管理的关键环节，如果因保管不善，造成档案的损毁，不但会影响档案管理工作的顺利进行，也会给所在单位造成损失。因此，机关和事业单位要真正意识到档案保管对于档案管理的重要性，不能仅仅为了应付检查而进行管理。档案保管要根据有关法律法规进行，确保档案保管条件符合国家相关标准。为此，机关和事业单位要加大投入，为档案保管提供良好的条件。档案室的环境要保持清洁，档案存放顺序要有统一的规定，不可按照管理人员个人的习惯进行存放。

3.2提高档案管理能力

我们应该有效利用新的科学技术，计算机技术可以更加系统的完成从前人工的档案管理内容，并且在质量与效率方面都要比人工处理更加具有优越性。另外，随着科技的不断进步与企业逐步走向世界，档案管理的信息化与智能化是必然的发展方向，也是社会的要求，所以对于档案管理者的工作的能力就有了更高的要求，不仅需要具备一定的档案管理能力，还要掌握一些计算机的知识。

3.3完善档案管理体制

为了适应当前社会的发展，档案的管理工作应该实行先进的、信息化的管理体制。首先为了使档案管理工作更加系统化，所以应该设立一个档案管理小组，并且上级部门要将档案管理工作纳入档案管理小组主管人員的工作范围之内，这种方式既提高了对档案管理在重视程度，又做到了档案管理体制的完善。另外，还要安排档案专职人员负责本单位的档案管理工作。

3.4增强管理激励机制

档案工作应当引进竞争激励机制，改变在档案部门实际存在的“铁饭碗”现象，积极推行全员聘任合同制，对现有人员实行公平竞争、择优上岗，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，使档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关，从而激发每个人的工作活力，最大限度地发挥个人潜力，使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。

3.5提高档案工作人员专业技能和素质

提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。首先要把住人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍，同时加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。当前社会和经济生活处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。

结束语

我们档案管理人员要从思想上树立服务观念，充分发挥助手作用，利用现代信息化技术提供远程服务，利用网上信息量大、传递速度快的优势，实现档案信息资源共享。建立健全档案管理制度，配置适宜档案保存的设施，利用先进技术设备和现代化管理手段，按照国家的有关规定整理、保管档案，防止档案的破损、腿色、霉变和散失，确保档案的完整和安全。

参考文献

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[2]周海英，严君美.完善高校学籍档案管理的思考[J].办公室业务，.

[3]王惠颖.机关文书档案管理中的常见问题及解决策略[J].农村经济与科技，.

（作者单位：兴隆县八卦岭满族乡人民政府）