汽车产品档案信息化建设与管理探究

苏 莉，姜 政，孙伯原 Su Li，Jiang Zheng，Sun Boyuan



汽车产品档案信息化建设与管理探究

苏 莉，姜 政，孙伯原 Su Li，Jiang Zheng，Sun Boyuan

（北京汽车股份有限公司，北京 101300）

随着汽车产品开发种类增多，技术文件以几何级数增长，对传统的档案管理提出了严峻考验，结合信息化和电子化在汽车产品档案方面的实际应用进行探究，为国内汽车行业的产品档案信息化建设与管理提供了一些启示。

信息化建设；档案电子化；汽车产品档案管理

0 引 言

在信息化时代，文件电子化的相关研究已成世界档案学研究的主流。电子档案的信息化管理面临很多理论与实践的问题，特别对于中国制造业产生的大量科技档案的管理影响深远。汽车制造业作为中国制造业变革的排头兵，拥有大量记载高精尖技术内容的科技档案，如何对这些汽车产品档案进行有效的管理，令其更好地服务于汽车产品研发，是当前档案管理的主要难题。结合汽车产品档案信息化实际，就信息化建设与汽车产品档案的管理实施所存在的不足与问题展开探究，同时有针对性地给出一些建议和应对措施。

1 档案信息化建设的重要意义

档案是历史的原始记录，这种记录就是一种信息，档案信息是社会信息中最可靠、最系统、最具有价值的原生信息。档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，更便捷、更高效、更准确地服务于用户。现在是信息高速时代，对于像汽车研发这样产品规模大、信息量多的企业，只有把档案工作重点放在信息化管理和网络化建设上，充分利用信息高速路的优越性，努力实现档案信息资源共享，才能使档案管理更健全、利用更高效[1]。

2 产品档案信息化建设中面临的问题

2.1 档案信息化的安全技术还不成熟

档案信息化管理具有便捷、高效的特点，特别是对于汽车产品的档案管理来说，不仅档案文件数量巨大，且牵涉的部门和人员众多，档案的信息化能极大地提高工作效率和节约人力资源。此外，产品档案信息化的建设与各个部门息息相关，推动受各部门的影响。产品档案产生流转的每一个工作环节，上到设计人员归档图纸和文件，下到生产及质量管控等使用档案的下游单位，档案信息化的建设受多方面因素影响，其他文件的电子档案保存也会受到诸多因素的影响，包括文件的上传，信息的存储、传输等，这些环节都可能影响到信息安全。此外，包括载体寿命、电子计算机软硬件的生存周期和载体所载档案与电子计算机软硬件平台的一致性等问题都会影响到电子档案本身的信息安全，这些因素处置不当，可能会造成档案信息的损害和丢失[2]。

2.2 产品技术文件的信息化缺少实践性指导

国家档案局颁发的《电子文件归档与管理规范》对规范国内电子化文件的管理起到了积极的推动作用，但对归档电子化文件的整理缺少实践性指导，尽管规范提出“归档电子文件的整理按DA/T22规定要求进行”[3]，但仍无法满足新形势下汽车产品档案信息化建设的要求。

2.3 电子档案与纸质签批流程存在重叠

图纸是汽车产品档案的重要组成部分。图纸档案信息化的建设过程中，在PDM（Product Data Management，产品数据管理）系统平台上管理电子档案，而线下对纸质图纸的档案管理并没有取消，难以保证二者同步及一致性，管控起来比较复杂，并且在效率和资源上造成了浪费。

3 产品档案信息化建设的对策分析

3.1 档案信息的信息技术安全

档案信息化建设的第一要务就是信息安全，构建汽车产品档案信息安全需要从以下几方面考虑：1）保障网络信息传送的安全可靠，如使用内网操作、外网传输；2）通过磁带存储与光盘存储并行的方式，强化电子档案的数据存储安全；3）通过内外网物理隔离的方式，加强操作系统的安全性；4）建立企业级安全检测系统，包括安装杀毒软件、防火墙并适时升级；5）通过领导授信等方式，强化对纸质载体档案的使用管理[4]；6）涉密计算机不接入互联网及其他公共信息网络；7）涉密信息设备与非涉密信息设备之间不交叉使用移动存储介质。

3.2 档案文件的电子信息安全

首先，采用文件加密等方式，确保电子文件内容的非公开性，这对于传输中的电子文件具有很好的保护效果；其次，采取身份验证的权限管理，并同步存储记录[5]。当用户要求进入系统访问时，需要先输入自己的通行证，计算机会先将该通行证与存储在机器中有关该用户的其他资料进行比较验证，验证通过后才放行，同时将此次的访问记录下来，确保信息安全。

3.3 档案信息化建设的观念转变

信息化建设可能带来短期的工作量增多，需要档案管理人员转变观念[6]，将档案信息化建设带来的改变看成是企业管理信息化建设中的必然过程，长远来看利大于弊，不计较短期利益得失。

3.4 档案信息化建设与信息技术部门的沟通协调

汽车产品档案信息化的构建与完善，离不开信息技术部门的保障与配合，两个部门之间要强化联系、沟通与协作[7]。档案管理部门需要主动提出新想法，发现问题后要及时与信息技术部门沟通，真正让信息技术为档案管理所用，而不只是把档案信息化建设当作“面子工程”[8]。例如，图纸档案的管理工作可以从信息化技术部门的角度想对策，在取消纸质档案归档处理的同时，可以在PDM系统上加强对图纸的审批，直接形成电子档审批查看，在流程上简化，改变以往打印之后再审批的现状。

4 汽车产品档案信息化建设成效

4.1 图纸类电子档案的信息化管理效率提升

图纸在PDM系统中实现了电子化审签。包括：1）工程师不用再打印纸质图纸走签批流程，节约纸张（每年约1 000余卷），降低研发成本，提高签批效率；2）实现图纸属性映射及TIF图纸自动转换，减少人工操作量；3）制作图框，并对制图软件进行开发，实现标准模板的直接调用；4）所有研发图纸签批、归档、发放均统一于PDM系统。

汽车产品档案中，图纸类档案的信息化走在了企业产品档案信息化管理的前面，对电子化文件的管理有示范作用。首先，借助PDM信息化传递平台，在设计与装配之间的信息传递上实现了无图化，大大减少图纸信息传递错误的发生率；其次，模具装配通过三维化的方式使模具结构表现明显，车间钳工装配模具可以使用班组大屏幕通过PDM平台查看模具结构的三维图形，使模具结构更加清晰；最后，数据传输的便捷提高了效率，信息化的重要特点之一就是提高效率，设计人员的数据下发和数据更改通过PDM平台传递给车间钳工，使用时间接近于零，实现了设计与制造之间的高效传递。

4.2 文件类电子化管理便捷性提升

在文件类电子产品管理实践中，通过电子化文件的整理，既满足了数据的唯一性要求，又避免电子化文件使用过程中反复查看数据，文件修改、换版等原因造成数据丢失或错乱的隐患，还充分保存汽车产品在档案管理全过程的历史凭证，在电子文件日趋增多的环境下，充分适应了新形势对汽车产品档案工作的要求。

首先，在OA（Office Automation，办公自动化）系统、项目管理系统、PDM系统等电子档案来源的各系统中设置归档节点，对电子档案进行有效控制和实时收集；其次，对积累的各种汽车产品电子文件在计算机运行环境中进行自动分类，将同类文件归集到同一个文件目录下；最后，定期将联机电子文件转移到脱机存储载体上进行备份和信息再整理。通过规范电子文件的实体整理程序和要求，促进文件类电子产品的高效利用，使管理更便捷。

4.3 设置发放系统确保电子档案传输安全性

设置档案发放系统，将其与PDM系统集成，实现产品数据档案发放由手工下载到系统自动收集的转变，以及与下游单位、供应商之间高效的数据传输，这样不仅可以对档案发放过程进行实时监控与记录，且通过设置加密传输和对身份验证权限的管理，大大地提高产品数据档案对外输出的及时性、准确性和安全性。

5 结束语

汽车产品档案信息化发展是IT技术与档案管理创新的必然结果。在其形成阶段，需要进一步健全已有的管理机制，制定良好的管理措施，根据存在的问题寻找有效解决对策，从实际出发处理好各自问题，只有站在切实服务企业核心业务的角度，切实地研究和改善档案信息化条件，才能使其具有发展的硬件保障，有效提升管理效率和效益，从而有助于汽车产品档案管理能力的提升。

[1]吴琼. 企业图纸档案管理信息化建设思考——以中国汽车工业工程有限公司为例[J]. 机电兵船档案，2016（3）：8-10.

[2]申永峰. 档案信息资源开发利用管理模式的创新[J]. 兰台内外，2015（6）：47.

[3]贾彦庆. 长城汽车股份有限公司信息化规划研究[D]. 保定：河北大学，2013.

[4]田淑华. 电子档案信息安全管理研究[D]. 太原：中北大学，2009.

[5]周建皎. 制造型企业档案信息管理系统研究[D]. 重庆：重庆大学，2006.

[6]张伊欣. 工程公司档案管理的信息化应用研究[J]. 机电产品开发与创新，2015，28（6）：143-145.

[7]邓淑莹. 林业档案实现信息化管理的有效途径[J]. 中国新技术新产品，2014（16）：145.

[8]薛惠芬. 规范电子文件整理的必要性和基本特征[J] 兰台世界 2012（12）：40-41.

1002-4581（2017）03-0049-03

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10.14175/j.issn.1002-4581.2017.03.013