探析文秘专业人才办公自动化的应用能力培养

王晓婷

摘 要：随着信息化时代的到来，自动化办公已经成为一种主流的发展趋势，尤其是对于文秘来说，为了不被社会淘汰，其必须与时俱进，熟练掌握办公自动化的应用。基于此，本文从办公自动化的概念及其在文秘工作中的作用入手，分析了企业培养文秘自动化应用能力的途径。

关键词：文秘专业人才；办公自动化；应用能力；培养途径

引言

随着社会的不断进步，新技术层出不穷，自动化等新技术在办公中的应用，对文秘工作提出了新的要求。文秘不仅要掌握专业知识，还需要熟练掌握办公自动化技术，并能够将其熟练应用在工作中，以提高办公效率。因此，企业和高校都应注意培养文秘的自动化技术，以提高文秘的技术水平，促进企业可持续发展。

1办公自动化简介

办公自动化是一种新型的办公方式，是通过将计算机网络技术与现代化办公技术相结合实现的。办公自动化能够运用海量的网络资源，通过先进的科学技术让整个办公的活动在人之外的设备中得到外化，进而提升工作效率，增加企业经济效益。随着社会的发展，人们对办公的要求越来越好，传统的办公方式已经不能适应新时代的要求。另外，社会竞争日益激烈，文秘不提高自身素质，很容易被淘汰。因此，文秘工作逐渐向着专业技能高、信心强、知识储备丰富的方向发展，而且，文秘工作中信息化程度越来越高，文秘不仅需要掌握基本的办公技术，还需要掌握一定的信息采集和分析能力，并能够熟练掌握现代化办公设备。

在经济高速发展的时代，办公自动化这种以现代化设备和通信技术为基础，结合计算机技术和网络技术的办公方式如何取得较快发展，如何通过应用办公自动化的方式提高效率，是文秘专业人员需要研究的主体方向。

2办公自动化在文秘工作中的作用

2.1办公自动化的功能与作用

一是内部通信简捷化，不需要人为的传递；二是信息发布快速化；三是工作流程自动化，提高了工作效率。

2.2办公自动化对秘书工作产生的作用

2.2.1提高工作效率

秘书工作本身较为复杂，涉及的内容很多，尤其是会务工作，很多文秘对会议安排工作力不从心。自动化技术在办公中的应用，能够在很大程度上提高工作效率，帮助文秘轻松应对大量的会议。另外，办公自动化还能帮助文秘处理信息，文秘通过网络获取知识，进而更好的为政务服务。

2.2.2提高信息交流与沟通

自动化系统能够按照工作流更新员工的信息、数据，实现多名员工之间信息交换等操作，合理分配工作，避免因信息更新不及时导致信息传达出现错误，导致重复劳动。并且自动化系统将企业内部的网络进行了联通，从而使秘书这一工作与网络自动化紧密相连。由此提高了其内部信息交流以及沟通速率，大大方便了与领导以及相关企业负责人之间口常工作事宜以及行程设定的沟通和交流。

2.2.3拓展文秘工作

传统文秘工作的职能是办文、办公、办事。随着自动化技术在办公中的应用，文秘工作与网络技术紧密的联系在一起，大大拓宽了文秘工作的内容。文秘的工作模式逐渐发生了变化，不再只是局限于办文、办公、办事，凡是能通过网络解决为领导工作服务的事务就可以算作是秘书的工作职能。

2.2.4更新服务意识

秘书服务意识直接来源于人的社会实践活动，其是一种决策意识。随着信息化时代的带来，高新技术的应用越来越广，秘书的思想素质越来越高，秘书的服务意识也因此得到了有效的培养，其逐渐意识到，自己应该创造更多的服务方式，以更好的为企业服务。

3培养文秘专业人才办公自动化的途径

3.1认清形势，增强责任感和使命感

二十一世纪的竞争，是技术的竞争、人才的竞争，文秘专业人才首先要认清大的发展方向，意识到信息化时代的到来给办公带来的影响，进而改变传统的观念和工作方式，以企业需求为依据，不断提高自身素质，努力学习办公自动化等高新技术，并将自动化与实际工作有机结合，进而提高工作效率。

3.2注重敬业奉献，不断增强对于服务的主动性

敬业是我国核心价值观的基本要求。文秘专业人才需要做的工作涉及到的内容有很多，整体较为繁琐。文秘人员促进要为领导分忧，还要做好干部职工工作。在实际工作中，文秘专业人才要落实自己的出发点和落脚点，统筹兼顾“参与政务、管理事务、搞好服务”三大职能；合理安排自己的工作，统筹兼顾“服务围绕大家转、协调围绕领导转、调研围绕中心转”这几大职能，明确工作目标，促使工作成效更加明显。

3.3设立合理人才规划机制，加强业务培训

设立合理人才规划机制，加强业务培训，能够有效提高文秘专业人才的综合素质。具体工作可以围绕以下几方面开展：一，建立一个统一、规范的企业文秘管理平台，及时共享资源和信息，实时、全面的掌握文秘专业人才发展动态，预测未来的文秘人才的供求趋势，定期发布各部门文秘人才的供求信息，进而加强人才的流动性；二，企业要根据现有的人才素质情况和结构，针对性的设立培训机制，对办公自动化知识进行讲解，提高文秘专业人才对办公自动化的应用能力。

3.4构建真情关怀的人文格局

文秘工作涉及内容较为复杂，工作压力较大，很需要管理人员的关怀。企业在培养文秘专业人才的办公自动化应用能力时，应密切注意文秘的学习情况及思想动态，及时发现其在学习中遇到的困难，本着真情、真心的管理理念，正确引导文秘心态，帮助其解决问题，解除文秘人员的后顾之忧，激发文秘人员的工作潜能。另外，领导要积极搭建人文关怀格局，公开表扬、奖励表现突出的文秘工作人员，优先提拔这些人员，激发文秘人员的学习热情。

3.5构建任务明确的考核格局

良好的考核制度能够激发文秘人员的积极性，促进其不断为企业服务。企业应对日常协调、结合服务、文稿起草、调查研究、决策建议、学习能力等业务要求进行考核，定期考核文秘办公自动化应用的能力，并将其与绩效工资、先进优秀评定、选拨任用等结合起来，进而提高文秘专业人才办公自动化的应用水平。

3.6在学习中实践不断提高自身的素质和业务素质

文秘专业人才也要不断提升自身的素质和业务能力，提高办公自动化的应用能力。知识和能力不是在短期内速成的，其需要在工作实践之中不断的更新，尤其是优秀的素质和先进的技术更需要在不断的学习和实践之中逐渐丰富。现代社会，自动化技术发展迅速，应用范围极广，文秘专业人才要紧跟时代潮流，不断学习自动化技术，并熟练的将其应用在办公中，要摆正学习态度，遇到不懂的问题，要及时查阅相关资料或者请教专业人士。另外，文秘专业人才要了解企业实际情况，在实践中应用自动化技术进行办公，将自动化技术落到实处，多动脑思考，加强各部门之间联系，促进企业办公向着自动化方向发展，进而促进企业实现可持续发展。

总结

总而言之，培养文秘专业人员的办公自动化应用能力，是时代的需求。办公自动化能够提高文秘工作效率、提高文秘之间的信息交流与沟通、拓展文秘工作、更新文秘服务意识，因此企业应促使文秘专业人才认清形势，增强责任感和使命感，培养其敬业、奉献的精神，并不断完善人才规划机制，培养高素质人才，提高文秘专业人才的自动化办公应用能力，促使其更好的为企业服务。

参考文献：

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