基于大数据环境下图书馆档案的信息化管理

王姝

摘要：图书馆的档案管理工作是图书馆开展多项工作的基础。基于此，本文先是介绍了基于大数据环境下图书馆档案工作的重要性和内容，然后提出了基于大数据环境下图书馆档案的信息化管理中存在的问题，最后给出了相应的加强图书馆档案管理的信息化建设、有效利用图书馆的信息化资源、提高图书馆工作人员的专业素养以及加强图书馆档案的信息化服务这四点对策。目的是帮助图书馆更好地进行档案的信息化管理。

关键词：大数据环境；图书馆档案；信息化

前言：

图书馆档案的信息化管理主要是指图书馆使用信息技术进行图书馆多种档案资料的管理，并为用户提供信息化的服务。档案资料是一种记录文献，是图书馆的重要资料，不仅记录了图书馆多项工作的情况，还可以用来考评图书馆的工作人员。因此，对于基于大数据环境下图书馆档案的信息化管理的研究是很有必要的。

一、基于大数据环境下图书馆档案工作的重要性和内容

（一）基于大数据环境下图书馆档案工作的重要性

第一，具有一定的历史价值，档案资料会对人们有所帮助，所以才会进行保存，就图书馆而言，建立信息化的档案管理系统，不仅可以满足现代管理对图书馆的需求，还可以作为图书馆评价的依据，因为档案资料可以全面且准确地展现出图书馆的发展历程。

第二，具有一定的参考依据，就图书馆的业务档案为例，每年图书馆的业务档案都对图书馆所有部門员工的多项业务活动进行了记录，比如，业务情况、经验教训以及业务成果等，这些内容都会被详细地记录在档案资料中，可以为图书馆以后的发展和管理提供一定的参考依据。

第三，有助于图书馆更新数据，图书馆的发展进程是以推进式呈现的，是具有一定规律的，图书馆的档案资料中对于图书馆的记录可以帮助后人更好地发展图书馆，比如，在进行图书馆最新简介的编写时，就可以查找档案资料中以往的图书馆简介进行参考，在以前简介的基础上添加新的内容，方便新馆员可以快速了解图书馆，更快地适应图书馆的工作。

（二）基于大数据环境下图书馆档案工作的内容

基于大数据环境下图书馆档案工作的内容主要包括以下几个方面：第一，政文档案，主要包括图书馆工作会议的记录、图书馆的日常工作日志、图书馆的年度工作计划、图书馆的年度工作总结以及上下级传达的党政文件等，每个图书馆各个部门的发展情况都不同，所以政文档案的收集工作非常繁琐和复杂；第二，业务档案，主要包括图书馆各个部门工作执行情况的记录、工作研究的论文以及工作汇报的资料等，还包括可以反映图书馆日常工作情况的数据信息，比如图书馆的馆藏量以及图书馆的经费等；第三，人事档案，主要包括图书馆所有员工的档案资料和图书馆用户的档案资料。其中，员工的档案资料主要包括员工的个人简介、人员配备情况、员工岗位变动记录以及员工的考评情况等，用户的档案资料主要包括用户的基本信息、用户借阅卡的相关信息等，在图书馆的信息化管理中，人事档案通常保存在网络上，需要图书馆进行严格的管理，避免员工和用户的隐私外泄；第四，设备档案，主要是指图书馆内各种设备的基本信息、设备使用和维修的记录等[1]。

二、基于大数据环境下图书馆档案的信息化管理中存在的问题

（一）图书馆的基础建设薄弱，缺乏信息化的建设

图书馆档案的管理主要包括档案资料的收集、档案资料的管理以及文件的归档等。在目前图书馆档案信息化管理的建设中，有些图书馆并没有建立和本馆实际状况相符且科学合理的档案信息化管理机制，使得工作人员在进行档案资料的收集、整理和归档时，无章可循。在进行图书馆档案信息化管理的建设中，还存在着档案资料的收集不够全面、档案的存档期限划定不明确以及档案的分类不明晰等问题，这些问题会对图书馆档案的信息化管理造成非常不利的影响。另外，有些图书馆档案信息化建设的脚步十分缓慢，很多图书馆的档案资料还是传统的纸质文献，这在大数据环境下，已经不能满足图书馆的发展以及用户的需求。

（二）图书馆的信息化资源没有得到有效的利用

信息化的档案资源具有简洁、高效和便利的优点，不仅可以简化用户的阅读模式，还为用户的阅读提供了便利，所以信息化的档案资源在社会资源中占据的比例越来越高，信息化资源的有效利用会对图书馆多项工作的顺利开展造成直接的影响。基于大数据环境下，进行网络平台的档案信息化管理是未来图书馆的发展趋势。但是，就目前的状况看来，我国很多图书馆都没有真正地将馆内的信息化资源进行有效地开发利用，降低了图书馆工作的效率，阻碍了我国图书馆的现代化发展，即使有些图书馆建立了档案信息化管理的相关机制，但是这些机制的建设仍旧受到了传统观念的影响，信息化资源的利用率还处于偏低的状态。

（三）图书馆缺乏信息化的服务

目前，我国很多图书馆的信息化服务仍旧停留在档案资料的收集和存档方面，只可以为少数的用户提供一些简单的阅览或者咨询服务，不能进行档案资源的共享，限制了图书馆的信息化发展。基于大数据环境下，我国各种现代化的设备得到了进一步的完善和普及，比如，云计算平台的应用，这些技术和设备都为图书馆档案的信息化服务提供了便利。但是，就实际状况看来，很多图书馆都没有发挥出大数据技术的优势，也就不能为客户提供全方位且有针对性的服务，比如，专题提供以及档案资料报道等服务[2]。

三、基于大数据环境下图书馆档案的信息化管理的对策

（一）加强图书馆档案管理的信息化建设

目前，我国图书馆档案的信息化管理工作开展的关键就是信息化建设，我国图书馆档案的信息化管理主要是使用现代化的信息技术。通常情况下，现代化的信息技术在图书馆档案的信息化管理中的应用主要包括：档案资料的统计、编目、检索以及档案的收集和整理等。传统的档案资料归档具有复杂且繁琐的流程，图书馆工作人员的任务很繁重，需要花费大量的时间和精力进行档案资料的收集、整理以及登记，和传统的档案管理模式相比，使用现代化的信息技术可以简化档案资料归档的流程，提高图书馆档案资料管理的便捷性和高效性。endprint

（二）有效利用图书馆的信息化资源

第一，要改变图书馆传统的封闭或者半封闭式档案管理模式，充分利用大数据环境下的网络信息平台，加强对图书馆信息化资源的开发和利用，防止图书馆档案资料出现闲置现象；第二，要将档案的信息化管理和图书馆的业务进行有机结合，充分利用计算机内部的管理软件将档案资料进行归档；第三，要使用大数据下的新兴技术，构建图书馆档案资料的信息化服务平台，以此来提高图书馆资料的信息化管理水平。

（三）提高图书馆工作人员的专业素养

图书馆工作人员的专业素养对图书馆服务水平的高低有着直接的影响，图书馆档案的信息化管理也需要工作人员具备较高的计算机信息技术水平以及管理水平，这样才能促进图书馆的信息化发展。因此，图书馆要定期安排工作人员进行培训，还可以在图书馆内举办专业知识竞赛，提高工作人员学习专业知识的积极性；图书馆的管理人员还可以制定奖惩制度，对于表现优秀的工作人员，给予加薪或者假期等奖励，这样可以有效工作人员的工作能动性。

另外，图书馆还要做好档案信息化管理的人员配备，档案信息化管理的工作人员可以分为以下三个部分：第一，数据录入员，由于中国汉字的独特性，数据录入工作一定要由经过专门培训过的人员负责；第二，信息处理和使用人员，这类工作人员与信息化设备有直接的接触，在图书馆档案的信息化管理中起著非常重要的作用；第三，信息化设备的维护管理人员，这类工作人员主要负责图书馆各个电子设备的维护和保养，确保电子设备的正常运行。

（四）加强图书馆档案的信息化服务

要想解决图书馆档案的信息化管理中存在的问题，就要加强图书馆档案的信息化服务，提高图书馆档案管理的规范化和科学化的程度。传统的图书馆档案服务都是依靠人工来实现档案资料的查询和借阅，但是在大数据环境下，图书馆可以使用信息技术来进行档案资料的查询和借阅，这样可以有效提高图书馆档案管理工作的效率，还可以规范并统一图书馆档案管理的流程，从而提高图书馆档案的信息化服务质量和服务水平。比如，图书馆可以使用信息技术建立服务系统，还可以建立网络平台为档案资料的使用者和图书馆之间的沟通交流提供便利，从而为用户提供更加方便快捷的服务[3]。

结论：

综上所述，大数据环境下，图书馆档案的管理工作渐渐朝着信息化的方向发展。分析可得，通过对基于大数据环境下图书馆档案的信息化管理分析可知，图书馆档案工作进行信息化管理，可以有效提高图书馆档案管理的工作效率，节约人力、财力和物力成本，提高了档案资料的使用率，从而促进我国图书馆的现代化发展。希望本文可以为相关人员研究分析基于大数据环境下图书馆档案的信息化管理提供参考。

参考文献：

[1]刘彦.信息化时代下图书馆档案管理工作创新[J].中国管理信息化，2013，1612：85-86.

[2]王蓓.浅谈数字化时代公共图书馆档案管理信息化[J].图书情报论坛，2016，02：22-23+33.

[3]田爱民.信息化建设在图书馆档案管理中的必要性探析[J].中国管理信息化，2017，2004：187.endprint