试论群众文化艺术档案的管理特性

张芸芸+陈雪

群文艺术档案，是文化艺术管理事业的重要组成部分。随着文化事业的快速发展，建立健全的群众文化艺术档案，是文化艺术单位由待解决的一个课题。我们文化单位的艺术工作者，生活在最基层，最熟悉群众，因此创作出了十分丰富的各类艺术作品。把他们的创作过程和艺术成果记载、保存下来，是我们文化单位档案人员的一项重要任务。

做好这一项工作可以为后来开展各项文化活动提供依据；可以使文化事业获得有序的延伸、递进；可以使我们的传统文化得到继承、发展；可以为将来的群文工作奠定良好的基础，以更好地为两个文明建设服务。所以，研讨艺术档案的内涵，高质量的做好艺术档案地收集和管理，也就具有了一定的必要性。

一、艺术档案的收集与收集内容

简历艺术档案，可能大城市的文化单位已经形成规模，但县级市的文化单位，却还需要进一步加强和完善。国家档案局，文化部早在1983年就发布了《艺术档案工作暂行办法》，为加强艺术档案的管理工作，提供了法规依据。按照“集中、统一”管理档案的基本原则，档案的收集工作是一个重要的中心环节，又是档案工作的起点和基础。没有收集，就没有档案的形成。与此同时，收集质量的高低，直接关系到档案工作的其他环节。因此，收集及时，材料完整、系统，鉴定得当，就可以为下一步的科学管理，创造良好条件。档案人员首先应明确收集的目标，把应收的材料收集齐全。同时还须积极收集、督促收集。譬如把领导开会带回的有关文件、材料、上级下发的文化艺术方面的通知、文件等。都应及时督促收集。由于材料来源渠道多、内容广，涉及面大，管理人员稍不留意，就会造成散失。对于散失的材料，日后欲要弥补，就会十分困难。所以需要档案管理人员主动、及时的督促和收集。三是发动群众帮助收集。管理人员须是有心人，平时多向有关人员宣传档案工作的重要性，向他们讲清，已取得大家的支持，四是收集来的材料，要随时分类存放。随时发现哪些部分欠缺，哪些需要进一步充实，哪些可以删除，这样就会及时发现问题，加快收集速度，提高立卷的质量。

二、艺术档案的收集内容大致可分三类

1、馆务类：包括上级机关下发的各类文化艺术活动的有关文件、通知等；文化艺术活动的计划、方案、总结等；节目汇演、调演的场次，演员、观众及获奖情况等；本单位筹办的各类学术研讨会，各类学习班的教学计划，辅导老师、学员名单、成绩及演出或展出的作品，有关单位的历史沿革、大事记、概况、简介等；业务人员考核、评比等。

各艺术门类作品的创作，改编的手稿、修改稿、演出稿、演奏总谱；导演计划、构思、舞台调度图、场记；各剧目的排练本、出版本，舞美设计图、道具、服装设计、制作图、化妆造型、灯光设计、音响效果设计；剧照、人物照、演出活动照、说明书、节目单、音响材料；本单位举办组织的各类展览活动中的广告。

2、专题类：包括本市重大文化艺术活动中形成的策划、方案、实施意见、调度会情况、节目单、演员、观众等材料；传统剧目、剧本等。专题类内，应设个人卷宗，内容包括业务人员个人专业技术档案；艺术家个人的各种手迹、文稿、歌曲乐谱、美术、摄影作品，个人参加艺术活动的记录、荣誉证书等。

3、实物类：包括各门类文化艺术活动中形成的录音、录像、演出照、人物照、文化艺术活动中获得的奖旗、奖杯、奖品、证书、纪念品等。

三、 艺术档案的整理、立卷、保管

艺术档案是艺术活动的真实记录，是广大艺术工作者辛勤劳动的结晶，是宝贵的文化财富。为使有价值的档案更好的流传后世，为社会服务，首先应对档案材料进行科学的整理，而且要整理系统化、排列整齐化、分类科学化、编目格式化。否则，要查找一份文件，就像“大海捞针”一样困难，以便及时做出调整。在材料整理过程中，应注意三个原则：一是保持材料的原始性，保留历史的真实面貌。二是保持文件之间的历史联系。这种联系，主要表现在来源、时间、内容、形式等方面。三是便于保管和使用。在此基础上，将材料归档、立卷。这些材料，要根据艺术活动的特点，拟出确切的标题。而且卷内材料排列要系统，卷内目录填写要清楚。凡是活动和剧目涉及到的时间、地点、人物、场次、角色及扮演者，应标写清楚。归档的材料，要用钢笔或碳素笔书写，以利长期保存。再根据工作需要，编制各种检索目录，便于查找和利用。与之相适用的，还应制定严格的借阅制度，以保证档案材料不致散失和合理有效的开发利用。

四、艺术档案管理人员应具备的素质

文化部《关于艺术档案工作暂行办法》中规定：“艺术档案管理人员是业务人员，各单位应选调政治表现好，有一定文化水平和业务能力的同志担任”。文化艺术事业的迅速发展，为档案管理人员提出了更新更高的要求。艺术档案管理人员应具有良好的政治素質和较高的业务水平，热爱艺术档案管理工作。档案工作默默无闻，不为人知，是一项既具体又繁琐的工作。需要付出艰苦的劳动。从事艺术档案工作，须有良好的心理素质，需要不怕麻烦、严谨认真和任劳任怨的工作态度；需要不为名、不为利、热爱本职工作，埋头苦干的奉献精神；需要热心主动，一丝不苟的思维方式。在业务方面，应积极学习业务知识，不断提高业务水平。

艺术档案管理工作，是一门科学，只有加强资金投入，提高业务水平，才能逐步实现艺术档案管理的规模化、标准化、现代化。这是一项被称为“千秋大业，百年大计”的事业。它将为群众文化工作起到承上启下、继往开来的作用，为社会主义精神文明建设增砖添瓦，并称为珍贵的精神宝库，为我们民族文化的积累和发展，发挥难以替代的重要作用。endprint