机关档案管理现状分析与改革设想

贺宇

摘要：档案对于一个机关来说是十分重要的，档案中包含了人员信息、工作记录，是十分重要的一个工作参考。有效的档案管理有利于一个机关单位整体工作效率的提高和内部组织上的和谐。然而目前我们可以看到，机关档案的管理工作中仍然存在着一些问题，这些问题导致了机关档案管理的效率一直无法提高。笔者根据自身的工作经验以及学习成果，试着谈一谈目前机关档案管理工作中出现的问题，并尝试找到一些解决的方法。

关键词：机关单位；档案管理；工作改革

引言

每个机关单位都有档案，然而档案管理的工作却一直不被人们重视甚至熟知。这样的现象产生是有原因的。一直以来，我们的同志一旦进入了机关单位，就认为档案管理完全边城了单位的工作，有任何的变动或者操作都与自己无关了。而机关单位其實面临着许许多多的档案管理的工作，在这样双方的不对等的情况下，档案管理越来越称为了机关单位中十分难做的一项工作。

一、目前机关档案管理中出现的问题

在我们日常的语境中，一提到档案，仿佛都是一个大的变动的事件。因此在机关单位这样相对稳定的组织中，很多人都认为这与自己的关系不大。其实这是一种错误的认知。如今我们的机关档案管理工作出现的问题就与此有关。

（一）档案管理工作人员专业素质不高

档案管理其实是一项十分精细的工作，其中不仅需要档案管理者长期的反复的工作，更需要有相关的专业工作技巧。然而如今许多单位没有意识到这一点，总以为档案管理工作是稍加训练就可以直接上岗的工作。如今，在全国范围内，除了类似北上广等人才集聚的地区以外，机关单位中档案管理工作的常态仍然是专业人才缺乏。还有一些单位，由于对于档案管理人才的不重视，导致认为档案管理工作谁都能做。于是这个岗位就长期成为了一个流动性很强的岗位。在这样的工作环境下，工作人员连档案的内容还没摸清楚，就已经被调离了岗位，这样工作的断档，对于档案管理工作是极为不利的。

（二）大多数职员对于档案管理的认知有偏差

正如上文所说，很多人都认为只有当自己的工作遇到十分重大的变动时，才会涉及到档案管理的工作。而机关单位又是相对比较稳定的，所以很多人甚至入职很多年了连档案管理员是谁都不知道。这样的情形虽然极端，但并不是没有发生过。事实上，档案管理并不是档案管理人员自己的事情，它需要机关单位内所有人的共同配合，才能做得更加快捷高效。如果所有人都不认为这件工作与自己有关系，那么档案管理工作就会变得十分繁琐。

二、机关单位档案管理工作的改革设想

从上述的论述我们可以看出，机关单位的档案管理工作出现了问题，主要是由于人员的素质和意识水平没有得到提高，因此，我们想要提高机关单位档案管理工作的工作效率，就必须要从人的身上去进行改革。

（一）提高档案管理人员的专业素质

首先，我们应该明确一点：档案管理工作并不是一项不需要专业素养的工作。很多机关中都是选出一个性格比较内向、做事比较细致的人去做档案管理的工作。然而，并不是说拥有了这两种性格，就可以胜任档案管理工作了。在如今这个现代化社会中，我们要明确，每一个岗位都应该有专业的人来负责，如此工作才能够有保障。因此，机关单位应该实行严格的准入制度，提高档案管理工作的准入门槛。在招聘的过程中，这一岗位应该招收档案管理专业毕业的学生。这样才能够从技术上保证档案管理工作的质量。

（二）改善整体人员对于档案管理工作的认知

上文说过，档案管理并不是档案管理人员自己的事情，它应该是每一个人都共同参与的事情。对于没有经过专业的档案管理技能培训的人，不清楚档案管理的内容是十分正常的，因此，机关单位应该安排档案管理的专业人员为整体职员进行相关的知识培训，这样能够为整体的机关单位人员普及档案管理知识。只有整体人员对于档案管理的认知改变了，档案管理才能变得高效。

（三）从制度上完善档案管理的工作

在组织机构中，制度是提高整体工作效率的一个最重要因素，只有建立了完善的制度，每个人才明白自己的工作是什么，才能够有的放矢。机关单位做好档案管理的相关制度，要具体到每一个人，何时建档、何时存档备份，在平时工作中应该如何配合档案管理人员的工作，如何将工作记录档案做得更加完整等等。只有当这一切的行为都通过制度的规训深入们一个机关人员的意识当中，档案管理工作才能有序进行。

三、结束语

综上，档案管理工作不是一项简单的工作，机关单位的档案管理工作有其如此。机关单位应该在平时的工作中为机关人员制定良好的档案管理制度，让每一个人都参与到档案管理工作当中，让我们的档案管理工作变得更加高效。

参考文献：

[1]机关档案管理工作创新研究[J].张海燕.城市建设理论研究（电子版）.2017（11）

[2]谈机关档案管理工作存在的问题及对策[J].陈伟.中小企业管理与科技（中旬刊）.2016（12）

[3]在网络环境下如何开展机关档案管理工作[J].栾尚威.黑龙江档案.2016（06）

[4]机关档案管理工作面临的问题及应对路径[J].邸志红.黑龙江档案.2016（06）endprint