浅析信息时代背景下档案管理工作的创新

2017-10-15 11:59李雪净
神州·上旬刊 2017年9期
关键词:工作创新档案管理信息

李雪净

摘要:机关的档案管理工作是保障机关工作开展的基础,为机关单位各类资产的保存、管理和使用提供了良好条件。在信息化技术快速发展的时代潮流下,机关档案管理工作业遇到了很大困难和挑战,也更加凸显出档案管理的重要性。本文主要对当前信息化背景下机关单位档案管理工作的问题进行了认真分析,也为以后的档案管理在信息化背景下如何开展提出了思路。

关键词:信息;档案管理;工作创新

引言:

做好机关单位的档案管理工作,是机关单位关键信息得以保存、关键资料得以传承、关键政策方针得以学习的关键手段。特别是机关一些宝贵的文件资料、音频资料、图像资料得以良好保护和使用的有效途径。随着社会发展的日益激烈,档案管理工作已经由最初的简单性文件存储和查询使用转变为一项综合性工作,在机关的运转中发挥出越来越大的作用。特别是信息化时代背景下,如何抓好档案管理工作,更是一項严肃和科学的命题。

一、明确档案信息化建设的内涵

当前社会,随着电子信息技术的革命化发展,信息化已经快速地融入到各行各业中。作为传统的档案管理工作,也必须紧紧围绕信息化建设这一潮流,将信息技术与档案管理工作深度融合,通过信息技术对档案资源进行寻找、挖掘、分析、存档和使用服务,实现档案管理的便捷化、高效化[1]。

二、明确档案信息化建设的基本内容

(一)建立完善基础软硬件设施

档案管理信息化的基础就是硬件设施的建设和完善。在这方面应该围绕两个方面进行阐述。第一,目前已经建设完成档案管理信息系统的单位和机关。对于这类机关的关键是要抓好原有档案管理系统的升级工作[2]。第二,目前尚未建立档案系统的单位和机关,要从源头上提高档案管理的标准,必须以信息化手段来建立档案管理系统。同时,在无论是升级还是初建,都要保证按照国家和行业的统一标准来进行,确保各基层单位和机关最终信息化系统建设完善后,共同构建起一个比较系统和全面的国家级档案管理信息化平台。

(二)抓好档案管理信息化标准化建设

没有一个良好的信息化规范体系,会造成档案资源不成系统、管理混乱、共享缓慢。各机关单位应该引起重视,在档案信息化管理上无论是从信息采集、录入、归档、使用、归还等流程建立一条规范化的制度,从而能够实现档案资源的良好统一管理,为后期档案的使用提供更加便捷的体验[3]。

(三)抓好档案管理信息化的人才和组织队伍建设

档案管理的专业性非常强,培养一个经验丰富的档案管理人员需要很长的实践经验和工作周期,特别是当前信息化导入档案管理工作,就更加需要提升档案管理人员的综合素质和水平。这就要求相关机关单位要认清档案管理的历史地位和责任使命。一方面,将现有的档案管理人员通过送出去的方式进行专业化培训,提高工作技能。另一方面,通过学校引进的方式,招收专业的档案管理人员。只有丰富了人才基础,才能实现档案管理工作的本质提升。

三、提升认识,抓住档案信息化管理创新内容

(一)推进信息化背景下档案管理理论建设

信息化背景下推进档案管理工作创新,首要的就是要实现档案管理基本理论、方式方法等方面的创新和转变。应该在档案管理制度、管理人员专业能力、电子文档数据管理、档案硬软件设施、电子文档数据管理等方面都要有一套系统的工作理论来支撑,这是档案工作的基础。

(二)推进档案资源的安全、高效、合理使用

1.解决真实性问题。在日常工作中,无论是电子格式的文件还是已经生成的各类文件,管理之间的系统很难实现有效融合,这就造成档案数据残缺问题。特别是当前,很多电子文件与纸质文件没有统一的管理办法,导致档案的准确性很难去界定。这就需要在普通文件录入时,注意管理的细节,确保文件录入程序正确,可靠完整。

2.解决安全性问题。随着电子计算机体系的逐步完善扩张,档案化信息化工作的持续推进,就会带来网络病毒和黑客对于档案系统攻击。这就需要档案管理部门建设完备安全的防御系统,还要给档案管理人员进行必要的档案安全管理的性培训,确保档案管理的安全性问题。

3.解决法律性问题。一般情况下,档案的保存和管理都有相应的法律规范来实施保障。这就需要一定的管理载体来实现。但就目前来说,由于电子信息产业发展的弊端仍然存在,这也造成电子档案的法律载体不够明确,对档案的法律认定工作造成一定影响。这就需要档案管理部门牵头组织,建立健全完善的工作载体,使各类光盘、磁带等电子档案受到法律的认可和保护,从而提升档案使用的可靠性。

(三)推动档案信息标准化建设

档案管理最终依托信息化,但前提是做好档案管理标准体系构建。这项工作从源头决定后期档案存储和使用的质量问题。首先,从源头加强管理,要求各类公文文案的制发必须严格按照相应标准进行,对不符合标准的不予接收[4]。其次,要加强过程管控,文档资料等的收取、交接、保存和使用工作要严谨细致,特别是借阅工作要做实做细,严格标准借阅流程和归回流程,预防安全风险。

四、结束语

档案管理做在当下,但是功劳却在长远。特别是在当前信息化产业不断发展壮大的同时,档案管理应该紧跟时代潮流,推动信息化向档案管理深度融合,加快人才队伍、硬件体系、标准化、安全性等方面建设,为档案工作的长远可持续发展夯实基础。

参考文献:

[1]屈希阳.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].劳动保障世界:理论版,2012(10):80-81.

[2]唐雄,刘焕宝.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].华东科技:学术版,2015(9):52-52.

[3]伍震.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].速读旬刊,2015(10):22-25.

[4]李玲.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].中国科技投资,2016(36):112-115.endprint

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