程序规范在公文处理中的作用与体现

王林

【摘要】本文从公文处理的程序规范角度出发，就《条例》《格式》《意见》等国家关于公文处理的法规制度出台后，在具体工作实践中的应用进行分析论证。

【关键词】条例；格式；意见；规范

公文处理工作是机关工作的一项基本职能，2012年中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》），这是自20世纪80年代以来，党的机关与国家行政机关公文处理由原来的分别设立走向统一要求、统一规范、统一实施的里程碑，对规范公文处理工作，提高办文质量效率产生了极其深远的影响。

一、《条例》颁布的重大意义

（一）鲜明的时代性。公文直接作用于社会建设与发展，又受到社会实践的影响与改变，从可记载的甲骨文书到现在的电子公文，纵观社会文明的发展史，也是公文处理的变革史。特别是新中国成立以来，从1951年的《公文处理暂行办法》实施以来，以及后来的1981年、2000年的公文处理办法修订，直至2012年《条例》的颁布，这是公文处理的程序规范在伟大时代进步的折射。

（二）广泛的适用性。《条例》颁布后，以法制的形式明确了公文的相关要求，侧重解决了党政机关系统内部公文处理过程中的规范要求，对其他机关和单位的公文处理工作亦提出了参照执行的要求。通俗讲，这部《条例》是适用全国各行各业的。

（三）严谨的逻辑性。为了配合《条例》的贯彻执行，国家质检总局和国家标准委以国家标准（GB/T 9704-2012）发布了《党政机关公文格式》（以下简称《格式》），对公文用纸、印刷装订、格式要素、式样等作出了具体规定，以此确保机关公文特定效力的发挥，体现公文的权威性和严肃性。

二、规范公文办理的现实作用

《条例》强调公文处理工作一切从实际出发，其第五章第十九条第二款规定“一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行”，这一规定体现了精简公文的精神，要求公文必须以解决公务活动中的实际问题为终极目标，要有的放矢，针对性要强。

《条例》首次将党政公文处理工作的相关规定进行统一，重新界定了公文种类和各文种的适用范围，调整了公文格式要素，在行文规则方面增加了一些具体规定。这些改变既是对长期以来在公文处理过程中遇到问题的整改，也是对机关办文人员从业素质的再次强调和要求。

《格式》也首次将党政机关公文用纸统一为国际标准A4型，首次统一了党政机关公文格式中份号、密级、保密期限、紧急程度、成文日期等要素的编排规則，使党政机关公文的表现形式更加科学化、制度化、规范化。

自中央八项规定出台以来，中共中央办公厅和国务院办公厅又联合下发了《关于进一步精简文件和简报的意见》（以下简称《意见》），对《条例》中的“……行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性……”进一步明确为“……可发可不发的文件一律不发……”。从深层次解读《意见》，精简文件不仅事关文风转变，更与机关工作作风转变息息相关。

三、规范公文办理的具体体现

（一）公文起草要“实”。《条例》规定，公文起草应当符合国家法律法规和党的路线方针政策，要观点鲜明、结构严谨、文种正确、格式规范、调研论证、措施可行等等。对于重要公文的起草，要求机关负责人主持、指导。《意见》出台后，对文件字数、处理效率等方面又作了具体而明确的规定。这些要求对负责起草文件的机关工作人员来说，就是必须严格遵守的“规范动作”。以转发类文件起草为例，标题的设置要精练，防止出现多个“关于”“通知”等字样，防止乱用标点符号。被转发的内容也要慎重处理，被转发的发文机关标志不得使用红色字体，被转发的发文机关署名处盖章也不得使用红色印章，被转发文件的原页码也要裁剪或删除等等。

（二）公文审核要“精”。王国维在《人间词话》中说，古今之成大事业、大学问者，必经过三种之境界：“昨夜西风凋碧树，独山高楼，望尽天涯路”“衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴”“众里寻他千百度，蓦然回首，那人正在灯火阑珊处”。公文审核亦是如此，初始时要打好基础，看行文要素是否齐全，标点符号是否准确，文中是否有错别字；熟稔时要紧抓核心，看行文逻辑是否清晰，受文主体和文字内容是否匹配，行文格式是否规范；精通后要辅助决策，看行文理由是否充分，文字内容是否合理合规，具备可行性，重要行文是否经过广泛调研、征求意见、会前初审、会议研讨。

（三）公文印发要“严”。公文经机关负责人签发后，从法理上就具备了特定的法律效力和政令要求，后续处理事宜必须慎之又慎，主要有登记、复核、印制、核发等规范的处理环节。发文登记时，要重点核对领导签发、会签痕迹、文件格式等要素是否齐全，按照“尽量节约、留有余地”的原则核算印发份数，文件印刷后要做好交接、登记、分送、销号。对于涉及国家秘密、企业秘密或商业秘密的文件，要按照“最小化”原则，标注密级和传阅范围。

（四）格式甄别要“细”。对于《条例》和《格式》中提及但又没有详细明确的公文处理事项，就需要具体问题具体分析，从上级机关、既成惯例中寻找依据。（下转第11页）（上接第8页）像“纪要类公文是否加盖印章？”《格式》中规定：“会议纪要不加盖印章”。而日常办文中会遇到除了办公会议纪要外的其他纪要格式，这就要分别对待。以纪要格式印发的正文不加盖印章；以信函格式或其他文件格式印发会议纪要的正文，要在发文机关署名和成文日期处加盖印章。

四、对规范公文处理工作的思考

随着社会的进步和发展，电子公文因其传输存储和查询的便捷性，以及无纸化办公带来的清洁环保、运维成本低等诸多优势，一经推广使用就深受党政机关和企事业单位欢迎。电子公文又因形成、传递、保存、识读都是通过计算机实现的，其真实性就有很强的依赖性和易更改性，特别是在现今网络资源十分发达的情况下，电子文件在不同部门、人员之间传输，不可避免地要受到病毒的危害和“黑客”的攻击，其真伪识别难度较高，需要涉及数字签名、身份识别、消息认证、密钥使用等许多信息技术领域的参与配合。电子公文系统如何在确保安全的前提下做好规范应用，是我们需要认真思考解决的问题。

在日常的公文处理过程中，经常会遇到一些公文“横传”的情况。所谓“横传”，即公文不经过文秘部门或文秘人员登记，直接在阅办部门或阅批领导之间流转。还有一些公文“直送”的现象。所谓“直送”，即公文主办部门人员不经过文秘部门或文秘人员登记，直接送机关负责人签发或签批。“横传”“直送”由来已久，又因种种因素仍会继续存在于各级机关的公文处理中，其弊端在于文件传递的线索只掌握在承办者手中，一旦承办者遗忘、积压、延误甚至丢失，则无从查找和催办，由此可能给党和国家造成重大甚至是无法弥补的损失，需要想方设法予以控制和防范。

五、结束语

公文处理工作，因其在机关工作中的极端重要性，每一位办文人员都应该树立“我是最后一道关”的责任意识，始终保持“如临深渊、如履薄冰”的敬畏心态，深入肌理、溢于言表，才能将“零缺陷、零差错、零误差”的办文理念落到实处，才能将“工匠精神”在办文中落地生根、开花结果。

【参考文献】

[1]中央办公厅.党政机关公文处理工作条例.中办发〔2012〕14号.

[2]国家质检总局，国家标准委.《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-2012）.

[3]中央办公厅.关于进一步精简文件和简报的意见.中办发〔2012〕16号.

[4]张庆儒.公文处理学（第二版）[M].高等教育出版社，2014（7）.endprint