浅谈合作科研项目的档案管理

谢金菊

摘 要：合作科研项目是指由不同科研单位共同参与、联合研究、开发的科研项目。合作科研项目因其专业知识面广泛而其科技含量往往比较高，且合作科研项目的数量将呈不断上升趋势，但合作科研项目也因种种原因而归档不全。因此，对合作科研项目的档案管理问题进行必要的探索和讨论，十分必要。

关键词：合作科研项目；全宗理论；档案管理

合作科研项目是指由不同科研单位共同参与、联合研究、开发的科研项目。它是科学技术分工日益精细，特别是应用技术类科研项目涉及的专业面不断扩大的必然产物。由于某种原因对前对这类科研项目的档案管理问题讨论不多，因而其现状不尽人意：有的项目档案被零碎地保存在不同的形成单位，有的项目档案虽然集中保存在一个单位，但因为缺乏对其形成过程的有效管理，材料常常残缺不全，有的项目甚至根本就没有留下珍贵的档案，如此等等。一般而言，合作科研项目因其专业知识面广泛而其科技含量往往比较高，同时，随着科学技术的不断进步和社会化大生产的日益普及，合格科研项目的数量将呈不断上升趋势。因此，对合作科研项目的档案管理问题进行必要的探索和讨论，十分必要。

1 应对传统的全宗理论进行一定的变通

与“来源原则”相对应的传统全宗理论，在档案工作实践中，一直来为我们所遵循。它的主要内容是维持一个立档单位档案的完事性、即同一文档单位的档案不能分散、不同立档单位的档案不能混淆。源于这一理论、由国家档案局等部门共同颁布的《科学技术档案工作条例》第二十二条规定：“凡是几个单位分工协作完成的科技项目或工程，由主办单位保存一套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本外，应将复制本交主办单位保存。”我们认为，首先，一个科研项目，各部分档案之间的联系是十分紧密的，因此在档案的利用工作中，对整套档案的利用价值将远大于各分散部分档案利用价值的总和。其次，研究结果证明“静电复印件只适于短期保存和利用，对于需长久保存和利用的档案不宜用静电复印件”。而上述规定的结果是：在合作科研项目中档案管理中，利用价值很大的一整套档案将将由众多的复印件来承担，相反，利用价值不大的各部分分散保存的零散档案却是由原件去充当，很显然，这是不恰当的。换句话说，这一规定值得商榷。有鉴于此，我们认为，为了做好合作科研项目的档案管理工作，有必要对传统全宗理论进行一定的变通，并对上述规定进行完善。对合作科研项目的档案管理，应主张以项目为主的档案管理原则：即由不同立档单位形成的同一合作科研项目的档案原件，不宜分散，应集中起来，根据协作单位的主次或各协作单位的档案保管条件等因素，决定由一个单位统一保存管理，而其他协作单位，可酌情保存与承担任务有关的档案复制件。如此，在对传统全宗理论因联合科研项目的特殊性而进行适当的变通以后，使原本产生于不同协作单位的，同一项目的原始档案能集中在一起保管，避免了以往在合作科研项目档案管理中，常见的那种档案利用价值与档案可保管性相互矛盾的尴尬。这样，确保了这一套档案的完事并使其载体一致，有得长期保存，保证了日后档案利用工作的顺利进行。换言之，这将使档案的利用价值与保管价值趋于一致，为实现合作科研项目档案工作的目的提供了前提条件和根本保障。

2 合作开发的合同或协议中应增加有关的档案管理问题的条款内容

随着合作科研项目数量的不断上升，合作开发的技术合同或协议内容日益详尽和规范。但是，在这些合同或协议中，往往唯独没有关于档案管理问题的条款内容。这给合作科研项目的档案管理工作带来了难免的后遗症、即常常使合作科研项目的档案管理工作处于混乱和无序的局面。因此，为了做好合作科研项目的档案管理工作，我们呼吁有关科研单位在签订科研项目合作开发合同或协议时，合同或协议中应增加有关档案管理问题的条款。其内容至少应包括下述几点：1、这一科研项目的档案最终由谁保管；2、各参与单位应承担的档案管理责任、义务及享有的权利；3、对归档科技文件材料的形式要求；4、档案材料汇总移交的时间和方式。这样，合作科研项目的档案管理工作就有了合同或协议的规范和制约，从而可以使该项目的档案管理工作有章可循，有法可依。只有这样，才能确保合作科研项目档案管理工作的顺利进行。

3 各参与单位的档案管理部门应对合作科研项目的档案管理工作进行指导与监督

合作科研项目的各参与单位往往在地域上有一定的距离，平时相互直接联系不是很方便。因此，合作科研项目档案在形成和积累这一重要阶段的管理，不太可能由某一协作方统一负责实施。另外，尽管不少科研工作者在进行科研活动过程中、因科研工作本身的需要，常常具有积累、保存科技文件材料的习惯，然而，一方面，往往这些被保存的文件材料在载体规格形式或书写材料等方面与档案管理要求会有距离，另一方面，一旦科研项目完成某一段落，不少档案意识不强的科技工作者，往往会将以前用过的材料随手放在一边，不注意及时整理和保管，极容易造成材料的缺损或遗失。因此，各参与单位的档案管理部门应对合作科研项目的档案工作及时进行必要的指导和监督。如给课题组及时发放科研工作记录本，提出归档要求，告知归档范围、定期或不定期对其科技文件材料的形成和積累工作进行检查，发现问题，及时纠正等等。这样，可以避免因各参与者档案意识差次不齐而直接影响整个项目档案质量的结果，切实提高合作科研项目档案的质量。

4 坚持“四同步”，重点抓住鉴定关

科研档案管理工作的“三纳入”、“四同步”是我们长期工作实践中取得的成功经验之一。对于合作科研项目的档案管理工作而言，因为各参与单位的合作和联系往往是临时性的，其间的关系是松散的，因此，不可能有共同的科研工作规划、科研工作管理制度等，所以，“三纳入”并无多大意义。但是，“四同步”对合作科研项目的档案管理工作却同样具有十分重要的指导意义。我们认为，要做好合作科研项目的档案管理工作，必须切实做好“四同步”。即下达任务与提出归档要求同步，检查科研进度与检查科技文件材料形成情况同步，验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案同步，上报登记、评审科研成果与档案管理部门出具归档情况的证明材料同步。我们认为，对于合作科研项目的档案管理来说，在这四个同步中，尤其关键与重要的是第三步。换而言之，做好合作科研项目的档案管理工作，重点要抓住鉴定这一关。这是因为，合作科研项目鉴定时，各协作单位的主要科技人员都将到会参加，此时对项目的档案进行全面的检查和验收，一旦发现问题，大家面对面都在场，很容易圆满解决，可以有效地保证项目档案的完整和齐全。否则，等鉴定工作一结束，则协作各方之间的协作关系也常随之解散，那时如果发现档案的质量问题，想补救恐为时已晚，常常是事倍功半、难遂人愿了。总之，抓住鉴定关，诚为做好合作科研项目档案工作最重要，同时也是最有效的措施。

参考文献

[1]徐瑶.我国档案术语建设和使用中的问题与对策研究[D].安徽大学，2007.

[2]陈华. 论科研项目档案管理[J].西藏科技，2015，12（273）：3-4.

[3]张丽宏. 科研课题档案管理新方法探讨[J]. 机电兵船档案，2016，1：32-34.