论大数据时代创新山西地震档案管理新途径

刘敏娟

【摘要】为进一步适应物联网时代的发展，提高档案管理工作的效率，需进行智慧化、智能化的创新型智慧档案管理，即档案整理工作全自动化，档案著录、扫描、采集一体化，通过条形码、二维码、RFID技术等进行档案唯一标识，便于档案整理及定位。

【关键词】档案；智慧；管理；大数据

山西地震档案是地震各行政机关、事业单位、业务管理部门在处理各个事物时所产生的各种文件，对其进行整理保存便形成地震档案，具有原始性、真实性的特点。主要包括各个时期的收发文件、函电、会议材料、科技、声像、会计、报告报表等资料。地震档案为防震减灾事业科学发展做好保障，是促进地震档案事业各项体制改革、创新发展的重要依据。山西省地震机构组建于1968年，1975年建局。现设有9个职能处室，8个下属事业单位，10个地震台站，实行中国地震局与省政府双重领导体制，承担全省防震减灾行政管理职能，依法履行各项职责。地震档案共分为5大类：文书档案、科技档案、会计档案、聲像档案、实物档案。涵盖全局所有产生的文件、观测报告、地震趋势预测及上级相关部门下发的各种文件等。

随着科学技术等新事物的发展，智慧技术和智慧管理已经成为新的发展趋势，为新型档案管理注入了新的生机。现代档案管理信息化建设应紧跟科学技术发展的新趋势，在节能增效的原则下，深入研究智慧档案管理的发展理念，开展智慧档案管理创新模式。同时最大限度地开发利用整合大数据信息和资源，使山西地震档案管理紧跟时代步伐，创新地震档案管理新途径。

一、现阶段档案管理模式

（一）档案移交、接收、整理、归档的管理。现阶段地震档案管理模式主要为各部门专兼职档案人员将本部门产生的文件进行收集、整理并移交本单位档案部门，档案室的工作人员再进行接收，核对并负责统一的汇总、编号、整理、录入、以达到借阅利用的目的。

存在的问题：存储的档案主要是以纸质档案为单位进行移交、接收时，档案和数据是否对应，档案实体是否缺少，通过人工很难识别，容易造成档案的丢失；档案接收后，库房面积有限，造成库房饱满的问题；大批量的档案，通过人员进行整理，会花费很多时间，整理后的标准、质量也不统一，容易造成返工整理现象；档案管理过程，通过人工编目整理，费时费力，还缺乏统一的标准、规范和监督、定位。

（二）档案存储、利用的管理。当前，我局的档案存储主要是利用档案软件进行存储、整合。而在利用方面，主要通过手工检索和计算机检索，进行纸质档案利用。

存在问题：档案的保存，无论是档案数量，还是档案管理过程都极其复杂，整个档案管理工作不仅消耗了大量人力、物力，同时存储与传播利用过程存在一定的安全隐患，容易造成丢失；因原始档案只有一份，不能满足多人进行档案的借阅，造成档案利用率降低。档案保管和查询流程繁琐，不便于人员对档案的借阅利用；对涉密档案的管理，一般都通过秘密等级进行管理，只要对实体档案进行有效管理，就相当于确保了档案管理的安全。其实不然，人员的管理失误，更易造成档案的泄密。

在档案管理过程中，档案的查、借阅流程过于复杂。受上下班时间限制，还需要办理各种相关借阅手续；当借阅人员对档案资料有一定需求时，还会将档案带走，造成档案资料与档案管理分离，档案实体长期未归还等现象。

档案借阅利用的时候，有时在库房里找不到要查阅的档案，甚至不知道档案什么时候丢失的，降低了档案的存储和利用价值。如果人为将档案存放错误，造成档案无序，则查找起来相当困难，甚至翻遍所有档案柜，费时费力。

（三）档案库房的管理。目前档案部门因各方面因素的影响，好多库房无法真正达到档案库房要求的“八防”标准，档案库房的温湿度测控、灰尘、细菌霉菌、安防监控、消防安全、光线管理有的还处于不完善的阶段，因无专人管理或者人为控制库房设备不便等因素，造成库房环境达不到纸质档案保存的标准，库房管理方式落后，而档案库房灰尘、潮湿等环境因素会对纸质档案造成自然损害，维护也仅是通过人员不定时通风或打扫，不能对档案库房适时监控；档案频繁外借，容易导致纸质档案破损、丢失或其他损害，不利于原件的保存；随着大数据时代的发展，档案数据量已进入暴涨阶段，数量逐日增多，档案的种类日趋多样化，信息量迅速膨胀，如何运用好档案库房管理也是档案管理工作提出的新课题。

二、创建新型档案管理概念

创建新型档案管理模式是档案信息化发展的必然阶段，是应用各种先进信息技术生成、管理、利用档案的过程。通过网络环境、硬件环境建设和系统软件应用建设，把纸质档案转化为电子档案，构建一个具有分析、处理、管理和决策能力的智慧档案管理模式。该模式不仅能充分满足现有档案管理需求，而且还具有强大的扩展空间，在档案信息化领域达到了现阶段相对领先程度。创新型档案管理模式将带来档案管理新途径，构成服务与管理的新形态。最终实现档案信息资源的现代化建设、管理及利用。

在信息化时代，人们可以通过创新型信息化技术将整个档案的管理过程进行详细监督记录，确保档案完整保存，并且不会存在存量档案，实时处理增量档案。让档案资料发挥应有的作用，体现应有价值。

（一）创新型档案管理模式。智慧档案管理即通过简单的档案收集工作（电子件扫描后，生成唯一标识），其一，电子档案的收集：通过各个电子平台的对应接口，进行各类电子档案的移交、接收，不用人员重复录入工作。其二，实体档案收集，只需对实体档案进行一次性扫描、生成唯一标识（贴电子签或二维码或条形码）后，系统会自动识别标识，自动进行电子和实体档案的对应、分析、整理和统计，自动对文件进行编号、排列、归类等管理，实现全自动化、智能化、智慧化的档案管理模式，以便于更好地管理大数据时代爆炸式增长的数据和档案，使档案大数据信息和资源系统得到更合理的应用。

（二）解决问题。包括如下几个方面：

1.解决档案管理难度大、整理标准不统一的问题。采用信息智慧化档案管理平台后，就直接可以通过扫描，后台自动识别，进行数据录入、整理、编号、组卷、分卷等整理工作，这些繁琐的工作可以变得简单、统一、标准、快捷。如果利用者需要借阅档案，只需要在智慧化档案管理平台的查询端输入关键字，即可找到相应的档案（包括现行文件），而且查询时段不受限制，只需要进行人员权限的识别，不需要专人上班值守查找、催还实体档案。

创新型档案管理模式可以通用电子系统平台进行规范化的档案整理，无需人工繁琐的整理工作，避免了人工整理过程中档案整理不规范的问题，改变了传统的档案整理方式，使得档案整理工作统一、规范、高效化。创新型档案管理模式可以将各个应用系统进行衔接，并进行统一规范化的档案管理，可以将上下级单位、各个应用系统之间进行无缝衔接，只要进入智慧档案管理系统平台就可以统一标准化，便于档案的整体管理和利用，避免各自数据独立存在的问题。

2.解决档案利用查找和丢失的问题。创新型档案管理模式则是以信息共享和档案管理便捷化为实现目标，使用多项档案馆领域的最新技术，包括环境信息检测、数据备份安全管理、虚拟展示、RFID物联网应用，构建全新智慧档案管理系统，实现全天视频无间断档案查询利用，打造智慧档案信息共享服务。

智慧档案管理系统可以将文件实体资料和电子资料通过电子标识进行唯一的认证，实现档案文件管理过程中的智慧化防丢失和定位查找，提高档案文件资料的有效管理、利用，并能提供文件应用的高效性，建立真正的可以协同作业的档案管理平台。

3.解决档案库房管理、实体档案保存问题。智慧化档案整理是立足于全自动化的管理，采用信息智慧化档案管理平台后，系统会自动感应库房中各个环境要素，自动调控各种设备进行开启、关闭、保持状态，全自动化控制库房温湿度、智能扫地机器人、空气质量监测系统、视频监控系统的自动运行，随时保持库房环境处于安全达标状态，智能化解决了目前库房管理的问题。

创新型档案管理模式可以使纸质档案一一对应转换为电子档案，进行实时移交，缩短移交周期，利用者查档利用时，利用客户端直接通过档案管理平台进行档案的全天随时查档、打印利用工作，减少了档案人员在库房中查找、借阅、归还档案的流程；避免了频繁的调阅和复印原始档案，而对纸质档案造成人为的损害，有利于保护档案原件，使纸质档案原件能够完好无损地保存在库房。

（三）应用管理效果。以信息安全和档案管理便捷为目标，使用多项技术领域的最新技术，包括智能检索、智能感知、数据安全备份、RFID电子标签识别、电子文档一体化和业务数据仓储式管理、基于物联网技术的档案智能管理等，构建全新智慧档案管理模式，实现档案整理智能化进行；档案文件扫描、著录同时进行；电子原文自动挂接；电子数据自動安全备份；移交、归档自动化识别归类；自主全天候随时进行档案查借阅；库房温湿度自动感应、监测，库房无人值守，IC卡设定权限，自动刷卡进入；24小时视频无间断值守；监控防盗报警等信息的智慧化管理；为档案管理、利用服务提供全天候、全方位的物联网、云计算、大数据技术支撑，打造智慧全智能架构的档案信息管理服务，实现档案智慧收集、智慧管理、智慧保存、智慧监督的创新型模式。

三、地震档案管理发展方向

地震系统是记载着各个地震行政、业务管理部门产生大量数据和地震资料信息的行业，对档案资料的科学性、连续性、完整性要求非常高，虽然我局当前的档案工作模式基本实现网络化，但在档案的管理中也存在文中讨论的一些弊端，特别是在档案利用过程中，利用效率低，我们称之为“沉睡的档案”，问题比较突出，与大数据时代的要求存在较大的差距。而如何将智慧档案系统运用在地震档案系统工作中，使地震档案工作推向新的高度，个人认为需要从以下五方面着手：

（一）提升领导干部的重视。加大与上级档案部门的沟通力度，进一步掌握上级档案部门的工作思路；积极向主管领导汇报档案工作，取得领导在人力、物力上的大力支持；广泛宣传地震档案的重要性，加强各部门、单位部门领导对档案工作重要性的认识。制定档案考核标准，使档案工作作为各部门年度考核依据，实现档案工作标准常态化、标准化；强化档案管理现代化意识、科技化意识、计算机管理档案意识，从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，变“封闭”为“开放”，把档案工作重心转到提供优质服务的轨道上来，为实现大数据时代档案管理奠定良好的基础。

（二）加强硬件环境建设。加强硬件环境建设是实现智慧化档案工作的前提，而如何做好硬件环境建设，则致力与档案软件公司合作，将纸质档案按照相关要求标准全部进行档案数字化工作，为提供智慧档案做好前期准备工作；同时，加强档案库房建设，力求从档案库房的温湿度测控、灰尘、细菌霉菌、安防监控、消防安全、光线管理方面着手，从硬件环境上保证支持整个智慧系统需要的各项设备，配备如：恒温恒湿消毒仪器、安防监控设备等一系列相应的配套设施，以满足地震系统大数据所需要的各个参数。

（三）进一步丰富档案信息资源建设。档案信息资源建设是档案信息智慧化建设的基础和核心。它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键，也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。主要内容包括室藏档案的数字化和电子文件的采集和接收。具体为：室藏档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建设。为了将档案内容的多种形态展现在浏览者面前，应以丰富室藏档案内容、开发地震档案为主导，构建多种档案信息资源库，实现档案信息资源与智慧化档案的有效结合。

（四）改进完善网络、软件系统建设。目前我们采用的网络版SYH—B V6.0档案管理系统，在扩展档案信息服务工作的空间还存在一定的局限性，而采用信息智慧化档案管理平台，则能构建一个具有分析、处理、管理和决策能力的智慧档案管理系统。实现档案文件管理过程中的智慧化快速利用、防丢失和定位查找，打破长期以来分散管理的传统模式，进一步提高档案文件资料的有效管理、利用，实现地震档案高效利用的新型模式。

（五）提升档案干部队伍业务素质水平。在信息时代，智慧化档案的建设，是实现档案工作现代化、提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。而提升档案管理队伍业务素质水平显得尤为重要，就必须打破传统观念的桎梏，真正解放思想，更新观念，让档案信息服务工作有生机、有活力，这就需要档案人员树立终身学习的观念，不断加强信息化档案业务学习，增强创新理念，扩大知识层面，了解新形势档案发展趋势，真正做到在学习过程中积累与探索经验，把理论与实际工作有机结合起来。

在信息化时代，如何将具有潜在价值的地震档案资源更全面、更快捷、更安全地挖掘出来，把地震科技成果、地震应急救援、地震监测预报、地震震害防御等产生相关档案与智慧档案系统有效地结合起来，更有效地丰富其内容，让地震档案资源更好地服务于我省防震减灾事业，需要我们把握时机，勇于创新。为防震减灾事业提供多层次、多方位、多渠道的共享利用服务，努力把“死档案”变成“活信息”，把“档案库”变成“思想库”，最终实现智慧信息化引领地震档案工作新进程。