现代企业信息化环境下的档案工作创新

雷颖洁

【摘要】随着科技的进步和社会的发展，将现代科技信息技术应用到档案的管理工作中，既能保证科学管理，又能提高管理效率，推动了档案工作创新突破性进展，满足现代社会的档案工作需求。档案工作是一项数据量大、时间周期久的复杂工作，传统的档案管理已经难以保障现代社会的档案工作，只有进行工作创新，才能保证档案工作在现代信息化环境下正常、有序、高效地运行。

【关键词】现代企业；信息化环境；档案工作；工作创新

现代企业的发展强调的是时间和效率，中国企业信息化档案工作虽然在不断发展完善，但还存在诸多问题。为了适应新技术、新理论的发展过程，需要进行信息化环境下档案工作的创新飞跃，从根本上解决思想观念落后、创新意识缺乏和信息化程度不高、技术含量欠缺等问题。

一、现代企业信息化环境下档案工作创新的概述

新时代对档案工作有着新的要求，传统的档案管理工作耗费着大量的人力、物力和财力，通过人工归档管理，效率低下，容易丢失、出错，严重阻碍了企业档案工作的运行。利用计算机技术将档案信息化处理，是一种全新的、先进的档案管理模式，很好地解决了传统档案管理工作重藏轻用的特点，大大方便了档案信息的使用和查阅，提高了工作效率的同时，适应了现代企业高速发展的需求。

二、现代企业信息化环境下档案工作创新的问题

我国现代企业信息化环境下档案工作创新实践中还存在很多问题，其中最主要、最明显的有三点，这些问题的解决能够给现代信息档案工作带来便捷。

（一）档案网络流通、共享、查阅的安全性和保密性不高。由于网络是以面向大众为基础的服务工程，因此，将档案信息化、数字化进行网络的传输和共享，就有可能造成档案的泄露和恶意篡改，严重影响了档案的安全性和保密性。一方面由于档案管理工作人员的安全、保密和防范意识不足，导致档案监管缺失，使得不法分子拥有可乘之機；另一方面，计算机技术的不足，电脑病毒、木马、黑客攻击等都会使档案受到破坏和威胁。

（二）电子档案的大量存在。电子档案是将纸质档案信息化和数字化，通过虚拟载体进行档案的管理、储存、调阅等服务。这种电子档案对档案管理工作人员的专业素养和计算机技术要求都很高，既需要清楚电子档案的概念、数据处理模式和网络管理方法等，又需要进行整合利用、数据管理，建立起大型的档案数据库。

（三）竞争与协作理念。适当引入竞争机制，既能促使档案管理各部门沟通交流，团结协作，又能提高档案管理工作效率，提高信息处理技术和自动管理技术，加快推进档案管理创新进程。

三、现代企业信息化环境下档案工作创新的策略

（一）建立档案信息数字化和信息化理念。电子档案存储于内存之中，能够将纸质信息转化为数据信息，具有存储数据量大、存放空间占有率低的优势，同时能够多样化储存，包括文字、声音、图片、视频等，既能丰富档案内容，又能提高信息存储效率和正确率。同时，由于纸质档案可能会受潮、日晒、腐蚀，造成不可修复的毁坏，而数字化档案不受自然条件限制，能够长期保存，如果同步到云端，还能实时共享。而且，如果对电子档案进行加密处理，还能保证安全性，而纸质档案的保密程度就远不及电子档案。因此，需要树立起正确的档案信息数字化和信息化理念，清楚电子档案的优势，积极实现档案的电子化进程，加快数字化速度。

（二）规范档案信息创新管理标准。只有建立健全规范的档案信息创新管理体系，将档案管理新模式规范化、标准化、统一化，才能保证档案信息管理工作正常、有序进行。信息时代的档案管理工作需要进行统一标准的著录标引、统一的档案管理系统和统一的数据格式结构等，只有一体化管理，才能最大限度地提高电子档案信息的融合，才能提高档案管理效率，才能形成体系化管理模式。

（三）完善电子档案安全保证体系。电子档案可以通过压缩编码加密等技术使得档案读取具有非随意性和针对性，能够最大限度地保证电子信息内容的保密性和安全性，然而，电子信息档案是依托于计算机技术和互联网信息技术建立起来的信息库，在保证共享和实时的同时，却由于互联网自身存在的漏洞，出现档案泄露等严重后果。这就需要在档案管理工作中建立完善的电子档案安全保证体系，进行保密监督和管理，进行安全备份，对档案使用流程严格跟踪监控记录，一旦出现可疑情况及时处理。

（四）提升档案管理工作人员素质。传统档案管理对工作人员的专业素养要求不高，而现代企业信息化环境下的档案工作对工作人员的专业素养和道德素质要求很高，既需要档案管理业务，也需要一定的计算机信息技术，能够保证档案的日常操作、管理和维护，能够在出现安全和保密问题时及时解决。同时由于档案管理工作的特殊性，需要档案管理人员具备高度的责任心和使命感，既要重视档案的重要性，又要保证档案的正确性，不断适应档案工作的创新，才能提高自身的综合素质。

四、小结

在我国信息化的大环境下，现代企业践行档案工作创新是社会发展的需要，也是企业发展的需要。面对我国档案创新工作所暴露出的各种问题，需要深入研究，及时解决。一方面，建立档案信息数字化和信息化理念、规范档案信息创新管理标准。另一方面，完善电子档案安全保证体系，还要提升档案管理工作人员素质。给予档案创新管理足够的重视，才能保证档案管理技术与时俱进，更好地为社会服务。

【参考资料】

[1]马俊英，沙洁.现代企业档案管理信息化创新研究[J].邯郸职业技术学院学报，2014（01）：94-96.

[2]党珍珠.信息化环境下高校档案管理工作的创新策略[J].科技与企业，2012（02）：166.

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