建筑工程档案管理的问题与解决办法探析

李玉菡

【摘要】档案管理的最高目标是实现管理现代化、规范化。建筑工程档案管理是建筑施工企业生产经营活动中的重要组成部分，工程档案是工程建设的真实记录，对工程质量监控、工程基础设施维修、查明事故原因、追究事故责任以及日常管理都发挥着不可替代的作用。基于此，本文就建筑工程档案管理的问题与解决办法进行了探讨。

【关键词】建筑行业；档案管理；方法

一、建筑工程档案管理存在的问题

（一）重建设，轻管理。工程建设中，对于档案管理方面的意识淡薄，存在重工程建设，重经济效益，档案管理投入不足，尤其是档案的信息化和电子化管理尚未普及，普遍存在档案管理滞后于工程项目建设。工程档案管理属于一项基础性、长期性工作，在整个建设中属于非营利性的，不会直接产生巨大经济效益，因此，工程建设部门和相关管理部门更多的把人力、物力投入项目建设的进度上，忽视了对工程档案的管理，尤其是一些重要的归档资料未能及时收集归档，很多建筑工程项目的档案归档率不足80%，等项目完工后才匆忙收集，容易造成施工图纸、建设单位资质等重要档案的遗失。工程档案基础工作如档案的收集、整理、立卷、著录、检索等未按相应标准规范操作。

（二）档案管理不规范。许多单位工程档案的立卷、编目、检索等未按国家标准规范操作。内业资料文字篇幅多，而影像图片少，尤其是一些隐蔽工程没有影像图片而仅有文字记录，难以令人信服，使内业资料不能真正反映建设项目的实际情况。部分项目的竣工图归档不完整，竣工图的修改不到位，造成竣工图与工程实际不相符，竣工图中相关项目及技术负责人签名常常漏缺不全，有些竣工图编制不规范、标识不统一，无设计与竣工数量对照表，由于变更执行程序的不规范，极易导致竣工图误差和失真。某些工程项目不重视平时的资料积累，资料内容制作缺乏真实性，施工中有些材料已经使用，而材料质量证明后来才到，造成质保资料与施工进度不同步，极易出现工程质量漏洞。

（三）管理人才缺乏。社会不断发展，现代化、科学化和信息化的建筑档案管理方法层出不穷。但是，现阶段部分建筑档案管理人员依然没有掌握新的技术手段，甚至有的建筑企业档案管理人员并不是专业档案管理人员，仅仅是兼职而已，这就给档案管理带来了很大的弊端。究其本质而言，管理人才的缺乏使得档案管理过程缺乏应有的技能，科学化的建筑档案管理更是无从说起。

二、建筑工程档案管理存在问题的解决办法

（一）革新管理意识。革新建筑档案管理意识首先需要加强建筑企业领导的认识，提升企业对于档案管理的重视程度。这是因为只有建筑企业领导认识到建筑档案管理的重要性，才能逐步进行改善。所以，各建筑企业应当建立以企业领导为核心的档案管理小组，加强对建筑档案管理的重视，重新构建档案管理意识。其次，各部门应当就建筑工程档案管理人员进行管理意识强化和管理思想的培训。另一方面，科学合理构建建筑工程档案管理的制度，确保建筑档案管理能够在既定标准和制度之下才行。

（二）加强人力物力和财力投入。加强重视变革建筑工程档案理念之后，企业应当加强人力物力和财力的投入，逐步将建筑工程档案管理放在项目管理中的重要位置。所以，需要将建筑工程档案划入一个单独部门，与项目建设同步发展和建设。同时，保障建筑工程档案管理的现代化建设，逐步实现办公自动化。针对档案管理也应发放专项资金，避免管理经费不足。有条件的企业还可以购买诸如计算机、扫描仪、传真机、摄像机等现代化档案管理设备。

（三）加强档案管理的规范性、严谨性。在项目的几个阶段中，要加强档案管理的规范性及严谨性，施工技术文件资料是形成于施工过程中的，因此需要施工单位明确责任，在施工过程的各个阶段同步进行编制、收集、整理与保管。内容上要具备完整性、准确性、系统性；外观上要字迹清楚、图样清晰、图表整洁，竣工图及声像材料要标注清楚，图章、签字要齐全，标准统一。

工程档案的内容主要包括在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括决策立项文件、征地拆迁文件、勘测设计文件、承包合同、工程开工文件、监理管理资料、施工管理资料、施工技术资料、施工测量记录、施工物资资料、施工记录、试验记录、质量验收记录、竣工验收资料及竣工图等。在已经具有上述完备的纸质档案的同时，还应有电子、图片、影像等资料，隐蔽工程必须以图片影像等作为佐证。明确规定编制工程档案的份数，保证施工过程中文件的形成、积累、整理、归档，有据可依，职责明确。严格原始文件管理，确保法律责任明确无误。为确保形成文件资料的真实性、准确性，就必须做到：要求必须由责任人签字的一律由责任人本人签字，绝不允许代签，确因特殊原因，责任人必须出具委托授权书，由受托人代签，授权委托书应连同竣工文件一并保存，这就明确了法律责任，提高了档案管理的严肃性。如果因失误造成的文字表达或数据错误，要求责任人必须对其进行修改，并在修改处加盖修改人印章，确保档案资料的真实性，使归档文件具有保存价值。

三、结束语

建筑工程档案与工程质量之间的关系紧密，一方面，工程档案是工程质量的重要依据和现实反映，另一方面，工程质量又是工程档案的重要内容，二者相辅相成，互为补充和依存。要求把工程档案作为工程质量管理放在同等重要的位置抓好落实，提高建筑工程档案工作水平，更好地服务经济社会发展。

【参考文献】

[1]陆华.建筑施工企业档案信息化管理中的問题及解决思路[J].中国管理信息化，2014（11）：51-52.