新形势下高校档案管理应注意的问题分析

高炜

【摘要】高校档案的有效管理，可以为高校开展教学活动、强化高校管理意识、推动高校健康稳定发展具有重要的意义。随着信息技术的不断发展，对高校档案管理事业提出了更高的要求，高校档案管理部门须立足档案管理的现状，结合档案管理发展的现实要求，针对性地开展相应的档案管理活动，全面提高高校档案管理成效。笔者就当前高校档案管理中存在的一些问题，结合信息技术下的发展思维，谈谈新形势下高校档案管理的发展。

【关键词】高校；档案管理；问题；信息技术；发展

各高校依据《普通高等学校档案管理办法》规定了本校档案管理办法，一般包括：档案管理責任制、档案立卷归档制度、库房管理制度、查阅档案资料制度、保密制度、鉴定与销毁制度、登记与统计制度、档案工作人员守则、档案移交制度等规章制度。从部分高校的《档案实体分类方案》《档案归档范围及保管期限》中可以看出，各高校基建档案的归档范围和保管期限都依据《基本建设项目资料管理暂行规定》，基本建设项目资料是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成使用的全过程形成的、应当保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘探、设计、施工、竣工、改建、扩建等各阶段形成的文字材料、图表、计算材料、声像材料等。保管期限分为短期、长期、永久三种。

一、高校档案管理的重要性和意义

档案管理在高校发展中具有重要价值和意义，主要体现在以下几个方面：一是领导决策的参谋。档案记录了前人的认识，包括教学、党政管理等方面的信息。学校领导要作科学的决策，就要对档案进行研究，以档案作为重要依据。二是处理各种问题的凭证。学校处理好各种问题，必须切实掌握有关档案材料，才能提高办事效率。档案是过去学校工作的原始记录，可为学校处理各种问题提供凭证。

二、当前高校档案管理中存在的问题

（一）档案管理人员的工作意识不强。当前在高校档案管理中，存在一部分档案管理人员自身的管理意识不强，工作上缺乏兢兢业业的精神，还没有牢固树立档案管理的职业意识。

（二）信息化程度不高。虽然这几年信息技术在不断发展，但是在很多高校中档案管理的过程和模式，依然是传统档案管理“纸上谈兵”的过程，没有切实应用数字档案和电子档案，档案管理成效相对较低。

（三）相关的档案管理制度需要进一步完善。虽然高校在档案管理的过程中，已经具备了相应的档案管理制度和规范，但是在岗位职责和职能的细化上，还需要进一步完善和落实。

三、提高高校档案管理成效的几点思考

（一）细化管理制度，完善岗位规范。想要提高高校档案管理的成效，最重要就是要从岗位制度和规范入手，提高每一个档案管理人员的思想认识，充分发挥其主观能动性。只有从思想上有正确的管理意识和认识，才可能真正落实到具体的管理行为中去。此外，高校档案管理部门还应该切实重视对制度的细化和完善，坚持用制度管人、用规范约束人，形成有制度可以依靠、有规范必须依靠、违反制度必须处理、处理过程必须规范的体系，全面的提高岗位的有效性和职能性。

（二）重视档案管理的信息化投入。信息化档案管理的模式是未来高校档案管理的重要方向。高校相关职能部门应该切实认识到信息化档案管理发展中的资金投入和配套设施的建设。俗话说：好马配好鞍。现代化的办公设施是提高档案管理成效的重要保障。

（三）加强高校档案管理队伍的建设。人是管理中最重要的因素。在高校档案管理中，管理人员自身的管理能力和素养是决定高校档案管理的重要内容。所以，作为高校档案管理部门，应该切实的重视对每一个档案管理人员自身的管理能力和专业素质进行再教育和培养，定期或者不定期组织各类档案管理的活动，拓展档案管理人员自身的视野，取长补短，切实提高每一个档案管理人员自身的工作能力和素养。

（四）科学地对每一个档案管理人员进行考核和评价。科学地考核和评价体制，是衡量高校档案管理成效的重要标准。新形势下，随着档案管理事业的不断发展，高校档案管理部门应该科学地对每一个档案管理人员进行考核和评价，把每一个档案管理人员的工作作风、工作状态、工作过程、思想认识、行为规范等等，都纳入考核和评价的体系中，形成一个客观、公正的考核生态圈，并且把考核的结果与相关人员的职称、福利、待遇等有机结合在一起，激励档案管理人员积极有效地投入到高校档案管理工作中去。

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