高校档案管理工作中的电子档案管理

于健

【摘要】随着高校文档中的电子文档越来越多，给保存档案的管理者们带来了不小的挑战，在了解电子档案管理意义的同时，也要先从其原则入手，从而分析高校档案管理工作中的电子档案管理给我们带来的问题，然后对问题进行策略分析，确使高校的电子档案管理更加完善且具有有效性。

【关键词】电子档案；方案管理；管理

在高校的档案管理工作中，其中的电子文档是通过电脑里的磁盘等设备来进行储存的，在高校的档案管理工作中，电子档案的管理是有很大意义的，不仅可以很好地保护纸质质量，也可以有效真实地体现出学生档案和证书情况，但是电子档案管理也存在一些自身的管理问题，所以我们要在这篇文章中对这些问题进行研究与分析，这样可以使电子文档管理体系越来越完善。

一、高校对电子档案管理的意义及原则

（一）意义。电子档案管理不仅可以提升工作质量，也可以促进工作效率，它有着容易掌握且看书方便的益处。对于高校的师生来说，电子文档的存储和阅读与纸质相比确实方便了许多。创立电子档案管理的意义还有一个是，杜绝假文凭的出现——因为近几年有越来越多的假学历出现，为了抵制不法分子的伪造，教育部门经过严格的审核，再进行实名电子注册，从而维护了真学历的权益。

（二）原则。电子文档的原则理念，是建设管理原则的依据。第一，根据文档电子时代的周期理念。其根据纸质文件的特征进行总体概述，同时也根据文件所发展的规律中进行研究，如果要实现有效夯实理念基础，就要在其基础上客观清晰展示文件的运动规律。第二，对于文档的电子时代的来源理念。對于电子时代的新发现来说，它是指西方档案界对其态度发生新的改变。因为新发现就代表的新的创新，它的创新就表示了对来源理念的新延伸。

二、从电子档案中发现有效的治理问题

（一）缺少完善的管理体系。如今，很多高校的管理体系还不完善，从档案管理体系这一层面来看，高校现在还未跟上网络信息化时代的脚步，还未创建一个有效完整的电子信息管理的体系。虽然高校现在慢慢建立了较完善的管理体系，同时也对档案进行了分层管理，但依然还存在着不足，特别是对电子档案这个新事物来说，某些高校还没有做好充分的准备。

（二）归档存有分散性。高校的电子档案有的存在档案管理部门，有的存在某一个系或者某一个院里，散落在各个部门中，这体现出归档的分散性。也大大体现了学校对电子文档的归档太过随意了。同时，由于设备不齐全导致各个部门不能更好保存好电子文档的完整性。

（三）电子文档丢失现象。如今这个信息化的时代，高校很容易出现文档丢失的现象，因为在一个身为整体学校中，所有的电子文档都是由各个部门汇总而成的，但是，恰恰因为各个部门都各行其是才致使电子文件的丢失或重复存储，虽然现在社会是信息化时代，很多高校都不断提高了办公信息化，从而加强办公软件在教学和工作中的应用，但是也有很多高校的管理体系还不完善，电子设备也不健全，所以导致了很多文档的丢失以及不能及时归档。

三、根据电子文档里出现的问题进行策略分析

（一）创立完善的高校电子文档体系。在一所高校里，创建完善的电子文档体系是一个重要举措。它有着很重要的意义，也有着很严格的原则，学校所有的档案都是宝贵的，这些不仅影响着学生们的未来，也象征学校的信息化建设。根据相关文件当作依据，以高校自身特点来看，首先要制定一个完善的管理体系，解决不完善问题。

（二）加强对电子文档进行监督。对于高校的电子文档存在丢失、晚归现象进行监督，把学校当作一个整体，每个月固定一个时段进行汇总，这个可以避免文档晚归的现象。告诫高校管理层对文档的收集、整理、归档中的过程进行监督，这可避免文档丢失现象。在此同时，高校对保管文档的态度要端正，进行统一管理和协调档案的使用，才可确保电子文档的安全性共享性，从而发挥它们的价值。

（三）提升对部门硬件设施的管理。对电子档案所存在的问题进行策略分析除了创立完善的高校电子文档体系和加强对电子文档进行监督以外，还可以加强对部门硬件设备的治理。电子文档的储存和归档离不开计算机的网络应用和设备，所以，想要更完善地进行文件归档，就要加大对计算机硬件设备的要求，不仅要保证计算机的安全储存，也要对电子文档有效进行利用。如想保证电子文档在较安全可靠的环境中使用，首先得勤换或者更新杀毒软件和防火装置。如想加强对使用期限的管理和审核，首先要在计算机上随时备份，从而防止不良分子对文档进行访问及修改。其次要加强对有访问权限的人进行审核管理，并且创建安全措施。

四、结论

电子档案管理的建设与发展，是高等学校档案管理工作中的重中之重。本文针对电子档案管理提出的问题进行策略分析，首先是完善一个高校的管理体系，可以保障电子档案的安全与有效。其次是加强对文档进行监督，可以保障电子文档的真实完整性。最后是加强设备的理念，可以创造高效率的办公成效，还可以延长计算机的寿命，避免减少电子文档的丢失等。我们要跟上新时代的步伐，接受新事物，从而提升我们的管理水平，更好去服务我国高等教育事业。

【参考文献】

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