做好中小学学籍档案管理工作的意义和途径

黄映红

【摘要】随着我国科技产业化进程的加快，档案管理工作在管理模式和利用方式上發生了深刻变革。本文主要分析了中小学档案管理的主体工作，然后提出做好中小学学籍档案管理工作的途径。

【关键词】中小学学籍档案；管理工作；重要意义；途径

在教育事业发展的推动下，我国的中小学校获得了较大的发展，学校规模在不断扩大，招收的学生人数也越来越多。档案管理工作包括了多项内容，与学校开展的各项教育工作有着密切的联系。如果档案管理工作的效果不理想，就会影响到学校的正常运作；而加强档案管理就可以对各种档案信息进行整合，确保了档案信息的真实性和准确性，也可以映射出学校的运营概况。因此，各中小学校必须认识到档案管理的重要性，对档案管理工作加强重视，这样才能确保学校更好地向前发展。

一、中小学档案管理的主体工作

（一）文书档案。学校行政管理是文书档案的主线，档案管理员应根据学校发展思路去管理档案。学校的党支部计划、党员发展情况、党支部会议记录和学校行政工作计划以及总结等都属于文书档案，还有学校大型活动记录材料，学校获得的荣誉以及中小学基层报表都属于文书档案范畴。整理好的文书档案，经上级部门检查以后，五年后就要移交区档案局，移交后的合格证要放进编研材料根据年代顺序进行保存。

（二）教学档案。教学是学校的主体工作，教学工作形成的材料就是教学档案，主要包括教学工作会议记录、教学工作计划和教研活动材料。另外，每个学期的期末试卷也要纳入教学档案，因为这些材料对于开展教学工作具有重要的参考意义；学校的校务日志也要放入其中，这是档案员编写校史的重要参考材料。学校的创新教育、校本教材和推广材料也属于教学档案，具有一定的利用价值。

（三）学生档案。学生档案主要包括学生名册、学生男女人数、新生名单、毕业生情况和优秀学生事迹等等，学生的毕业照也可以作为学生档案材料，但中小学生的成绩单不宜作为档案材料，因为中小学是义务教育，按照分数排名会增加学生的心理负担，学校和家长之间的协议要当作现实档案进行保管。

（四）科技档案。科技档案主要是指科学技术资料，其中有学校土木建筑设计图纸、大型设备说明书等，应该按照不同的类别进行标注并保存好。

（五）校史。校史就是学校的发展历程，记载着学校自建立以来发生的变化，包括校址迁移、学校规模的扩大、学校名称的变更、领导人物的更换以及学校取得的系列荣誉等等。校史要按照年份进行编写，档案员可以参考学校工作计划和校务日志开展编写工作，成年累月的积累组成了一部完整的校史。编写时档案员要做到实事求是，不能故意夸大学校的成绩，要立足实际情况。

（六）历史考证。历史考证是文书档案的重要内容，也是学校编研材料的一部分，它主要由七个子项目组成：①机构全称：学校全称和附属机构的名称。②机构变化：学校名称的变化，如果没有就填无。③机构职责：就是学校的人才培养目标。④组织机构：按照不同的部门顺序排列各分支领导的名字和任职时间，如果出现变动就要进行标注，记录好时间。⑤主要工作：对各部门的主要工作进行概括性总结，详细记录各部门的工作成绩，还有学校的荣誉等级也要写出来。⑥大事记：写明大事的时间、地点、人物、事件过程和结果，重点说明结果是什么。⑦学校档案的类别和数量也要做相应的表格，把材料的大致情况填入表格当中。

二、做好中小学学籍档案管理工作的途径

学校档案是学校在党政管理、教育科学和科研等活动中形成的各种文字、图表和声像等形式的历史记录。中小学校形成的档案产生于学校形成和发展的过程中，而且贯穿于教育教学工作管理的各个方面，真实地记录了学校的发展轨迹，也可以反映出学校的教学质量和管理水平。做好中小学学籍档案管理工作，对于提升中小学校的经济效益和社会效益具有重要意义，这也是中小学校改善服务水平的重要依据。

（一）学校领导要充分重视档案管理。中小学档案是国家档案的重要部分，必须对其进行统一管理，不能让任何部门或者个人据为己有。现阶段，各中小学档案室都根据《档案法》制定了规章制度，但是在贯彻落实方面做得不够到位。因此，学校领导要高度重视档案管理工作，把中小学档案管理工作纳入整体管理工作当中，建立档案管理组织，由校长担任组长，各科室的同志也要积极参与，共同解决档案管理中出现的资金、人员和设备等问题，加强改善档案管理环境，让档案管理工作与其他各项工作能够同步。

（二）对中小学档案进行规范化管理。中小学校应根据实际情况建立档案管理制度，对学籍档案进行规范化和制度化管理，具体来说应做到这三点：首先是对整个档案形成过程进行制度化管理，做到科学分类和编目清楚；其次是做好档案的接收和移交工作，移交手续要按照规定进行；最后是编制系统的检索工具，逐步完善检索体系。

（三）创新档案管理观念。首先要树立档案服务中心大局观，中小学校的领导和档案部门要把握大局，确定好档案服务的主要方向。档案管理工作的主要作用就是服务于中小学校，所以要提前确定主题，明确服务方向，让档案管理工作能与其他工作相融合。其次，要树立档案管理发展观，（下转第160页）（上接第146页）融入开放的新理念。随着时代的不断变化，学校档案管理的范围也在扩大，服务对象也更加广泛，因此要拓宽档案利用渠道，改善档案室的工作环境，让各种档案资源都能合理流动。

（四）利用信息化手段加强档案管理。当前的网络技术发展速度越来越快，因此对档案进行信息化管理是大势所趋。很多中小学校建立了校园局域网，也引进了现代化计算机设备，档案部门也设立了校园网站点，把学校简介、管理制度、师资力量和毕业生情况等信息都发布在网上，使用者通过网络就可以一览无余。另外，还有中小学校发展进程的图像和档案资料都可以在网站上查阅，比如说上级领导视察学校的照片、名师教学录像和学校的荣誉证书等，通过互联网发布就有更多的人能够了解学校，提高了中小学校在社会上的知名度，也可以让学校得到更多的社会支持。

（五）提高中小学档案的利用率。档案的主要价值就是供人利用，中小学开展档案管理工作也是为了服务于学校教育和学校建设，因此，中小学校应该把开发档案资源作为档案管理的重点工作，采取多种形式和方法强化档案利用，最大限度地开发档案信息，对资料进行多次加工，编写出具有利用价值的编研成果，让档案资源变成流动的信息，为学校各部门的利用奠定基础。如果是为了配合教学工作，可以編写《学校组织沿革》《学校数字汇编》和《学校教研课题》等材料；为了提高学校知名度，可以利用照片资料制作展板，向社会各界展示学校的风采。总而言之，强化档案利用可以为学校的各项工作提供参考，从而推动学校管理工作的顺利开展。

（六）加强档案管理人员的培训。中小学校的领导应该努力创造条件，为档案管理人员提供进修或培训的机会，让他们能够夯实自身的档案管理基础知识，掌握更多的管理技能，督促他们不断提高自己的政治素质和业务能力。另外，除了掌握档案管理基础知识，档案管理人员还要跟上时代的脚步，学习计算机有关的知识，对数据库管理、数据录入和网络管理等知识加强学习，学会利用信息技术收集、保存和管理档案资料，还要具备网上信息筛选能力，做到准确判断信息的有效性。

三、结语

档案管理能够保障档案的真实性和准确性，促进学校工作的正常运行，各类资源的利用率也明显提高。但在实际生活中，很多学校都比较重视经济活动，忽视了档案管理，因此学校的很多工作都无法正常开展。所以中小学校必须完善档案管理规范，对各个环节加强监督，从而保障学校能够顺利发展。

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