干部档案材料的分类研究

姚珊

【摘要】干部档案材料管理工作是档案工作中一项极其重要的内容，对于干部档案的分类工作，要進行有效装订、整理并进行存档，保证干部档案资料内容信息的完整性，在使用档案材料时，能够及时调出及整理，是干部档案材料分类的最终目的。

【关键词】干部；档案材料；分类研究

档案工作是对信息内容进行整理的工作，做好各方面的档案分类整理工作对行业资料的有效存储有着积极的促进作用。干部档案资料作为极其重要的信息内容，在进行档案分类时一定要严格仔细，在对内容进行严格审查的基础上，根据其特点进行分类存档。在进行分类过程中，严格遵守干部档案材料的分类要求，区分开主件和附件，需要根据规定进行装订，有效完成干部档案材料分类工作。分类是干部档案材料进行中的重点内容，一定要严格遵守规定，分类要准确，保证分类科学，使用有效。

一、干部档案资料的主件和附件

进行干部档案材料分类工作的第一步就是区分出干部档案材料的主件和附件，才能根据其内容进行接下来的工作。主件和附件是干部档案材料的重要组成部分，一般情况下，可以根据材料内容的具体信息进行分类。言语上侧重于结论、批语、鉴定等内容都属于干部档案材料的主件内容，而草稿等信息则属于干部档案材料的附件内容。为了方便区分干部档案材料的主件内容与附件内容，一般的管理机关会有相关的分类标准，保证分类的准确性。另外还有补充内容，可以根据补充内容进行分类。如果不能有效区分主件、附件内容，则会导致草稿信息、组织结论、正稿内容等组织材料杂乱地的堆放在一起，不及时进行整理会影响后续的使用工作，给干部档案材料分类工作增添更多的影响因素。

二、干部档案资料分类的方法

在进行有效的主件、附件工作分类后，就要进行分类工作的主要工作。按照实际工作的经验总结，一般干部档案材料分类的方法有以下几种：按照时间、内容、来源、形式等规则分类。以上几种分类类型都是常见的干部档案资料分类方法，在日常工作中可以作为参照进行实际工作进行。

（一）按材料产生时间分类。实际的工作中，按照档案材料产生时间进行分类的现象比较常见。可以按照档案材料产生的时间进行分类，结合有关的方法；按照档案材料所属年份进行有效的分类，在工作中，考虑实际情况进行分类整理；按照干部历史中不同的工作阶段进行分类。无论是具体使用哪一种分类方法，都要根据档案材料上的具体日期进行执行，确保档案材料分类工作的准确性。如果是遇到档案材料未标明日期的情况下，可以对档案材料内容进行阅读，通过文字、字体等信息内容辨别内容的时间。如若存在一份档案材料中出现两个日期的情况，则要根据档案内容辨别比较贴近的一个日期进行实际使用。实际工作要根据具体情况进行具体情况的考虑，结合材料的相关内容认真严格进行工作。

（二）按材料内容分类。在档案材料分类中，主件和附件也有具体的分类细则。一般来说，个人履历、自传等信息内容之间不能混为一谈，采用准确的分类方法能够避免同性质材料之间的混淆。但是，这种分类方法也有很多的弊端，例如干部之间的水平存在着一定的差异性，给档案管理工作者带来了一定的困难，管理者难以根据内容进行有效的内容掌握，所以在实际工作中，要遵守以下规则：首先，分类工作中要如实全面的反映干部档案材料的内容，根据其内容进行有效的分类。严禁仅根据内容标题就决定干部档案材料的所属类别。其次，分类类别应简洁而具有合理性，分类设置要根据材料内容和材料多少进行合理的设置，体现干部档案材料分类工作的有效性。设置类别不应让其形同虚设，产生不必要的分类麻烦。最后，在进行分类工作时，为了以后工作中的查找等，要根据材料之间的联系性进行层次的分类排列，方便日后使用和查找。

（三）按材料来源分类。在按照干部档案材料来源分类中，主要体现在按照组织机构分和作者分两种。在工作中，档案材料内容中会体现作者或承办单位等信息内容，档案分类工作人员可以根据这些内容对干部档案材料进行分类，这种分类方法简明有效，可以避免因材料内容水平差异而产生的分类不准的现象发生。由于此分类方法容易造成不方便管理、使用等缺点，所以在实际工作中按照档案材料来源分类方法作为时间和内容分类法的补充方法，在进行这种分类方法时，要认真审查并分析。

（四）按材料形式分类。在干部档案材料分类工作中，有多种多样的分类方法，除了以上三种外，还可以根据档案材料的制成材料、材料形状等外在形式进行分类。干部档案材料在实际使用和外在形式制作过程中有很多的差异性，可以将这些特点作为档案干部材料的分类依据，根据外观形式进行档案材料的分类有利于材料的保管和安全。尽管根据干部档案材料的制成材料等方式进行分类工作简便有效，但是也应有效根据实际情况进行分析，保证分类工作有依据。

三、结语

干部档案材料分类工作的进行便于档案材料的存档及后续工作中的使用，为了避免材料混淆等情况发生，在进行档案材料分类前，要根据其特点及内容信息等进行分析及归类，避免主件和附件混在一起。同时，干部档案材料分类工作要及时进行，这样可以及时排查相关问题，避免材料堆积的现象出现，为管理分类工作打下一个良好的习惯，保证分类工作的有效性。

【参考文献】

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