人力资源档案管理中运用信息化的必要性探究

黄卫东

【摘要】随着互联网的发展，多媒体以及信息技术也越来越普及，先进管理理念和技术的应用范围也愈加广泛。在现代信息技术普及应用背景下，利用先进的电子技术手段推动人力资源档案信息化建设，提升人力资源档案管理的效率，已成为各类社会组织优化用人机制、完成工作任务的必然选择。这是实现人力资源档案信息资源共享的重要手段和方式，对提高企事业单位人力资源管理水平具有重要的现实意义。本文重点对人力资源档案管理中运用信息化的必要性进行探究。

【关键词】信息化；人力资源；档案管理

一、人力资源档案管理中运用信息化的重要性

（一）人力资源档案信息化建设是人力资源管理工作开展的基础。人事档案管理与人力资源管理密切相关，人才作为企业之间竞争的核心，工作履历、职务晋升及奖惩等重要信息都要记录在档案内，并通过档案作为未来晋升、职务任免等的参考。传统的人力资源档案管理工作只是对档案做了基本的保管工作，查询非常不便，因此完善企业人力资源档案管理工作是提升企业竞争力的关键手段。改变传统的人力资源档案管理方式，抓住信息化建设的机遇，利用计算机技术对人力资源档案进行分类、分析，这是现代企事业单位对人力资源高效管理的基本手段，也是人力资源档案工作能够展开的基础。

（二）人力资源档案运用信息化有利于提升档案服务水平。人力资源档案管理本身就是为了给企事业单位提供管理上的便利，以便及时發现人才，制定措施，提升企事业单位管理水平。人力资源档案运用信息化较传统档案管理手段和方法而言更有利于提升档案服务水平，已经成为时代发展的必然要求。首先，人力资源档案管理的信息化可以将传统的纸质档案材料转为数据在电脑中进行储存，在查询时只需要输入相关信息就可以实现智能查询，节省了时间和人力。其次，在数据库中的信息是经过反复认真核对的，并且有一定的要求，增加了档案管理的规范性。最后，人力资源档案信息化建设让档案不再是一打废纸，真正可以为企事业单位提供关键信息。

（三）人力资源档案信息化是新时期人才战略的需要。随着社会政治、经济体制改革的深入，市场竞争日益激烈，人力资源档案的管理工作如果还是依靠传统纸质档案的管理模式很难实现对人力资源的最优配置。信息化技术在人力资源档案管理中的应用可以极大便利档案的存储和调用，还能利用网络和相关专业理论对不同类型、不同专业、不同特长的人进行科学的分析归类，形成反映人才培养背景、资质经历、业务能力的综合平台，从而更好地为选拔、培养、任用专业人才，对于实现人才培养目标化、人才管理协调化目标、人才使用便捷化具有重要的作用。

二、实施人力资源档案管理信息化的有效措施

（一）强化人力资源档案管理的信息化意识。目前，我国还有大量的企事业单位并不关注人力资源档案的管理，这就需要我们进一步提高档案管理的现代化意识。一方面，人力资源档案管理的一线工作者要重视人力资源档案管理工作，自觉的把人力资源档案管理工作与社会活动结合起来，强化科技化意识、深化人力资源档案管理由手工操作向数字化过程转变的认识，主动面向这项具有改革意义的工作。另一方面，档案信息意识的形成需要领导的重视和支持，包括加大资金的投入，及时提供意见和建议等，促进工作人员对于人力资源档案管理信息化的重视。

（二）完善人力资源档案信息化平台。信息化在人力资源档案管理中的运用，主要是利用信息化手段对档案进行处理、分析、存档等，方便在未来调取使用，能够有效提高人力资源档案的利用率，提升管理效率。完善人力资源档案信息化平台，首要的就是要对人力资源档案管理系统进行完善，确保相关信息的准确度和完整性。首先，企事业单位可以根据单位不同的管理状况、人力状况等选择合适的管理软件。其次，投入资金为人力资源档案信息化建设配备相关的现代化仪器。最后，还要利用防火墙控制、信息加密等多种技术手段对抗网络病毒和信息丢失的威胁。

（三）提升档案管理人员的职业素质。人力资源档案信息化离不开高素质、专业化的档案管理人员，尤其是在信息技术高速发展的今天。企事业单位培养的现代化档案管理队伍要根据现代档案管理的需要，懂得相关的电脑操作知识、专业的档案管理软件、扎实的档案管理专业知识等，这对于企事业人力资源档案管理信息化具有十分重要的意义。首先，可以努力吸引优秀的复合人才加入人力资源档案管理的工作，更新工作队伍，补充人才。其次，重视现有档案管理人员的培训和继续教育，开展规章制度及操作的相关培训。最后，建立良好的奖励体制，提高工作人员的工作积极性和热情。

三、结语

随着社会的快速发展，信息化技术应用的范围已经越来越广泛了，人力资源管理信息化是时代发展、科技进步的必然要求，面临着机遇与挑战并存的现实。不可否认的是，人力资源档案管理信息化已经成为推进人力资源赢得竞争优势的重要手段，需要我们科学地规划、努力实践，为社会提供更加便捷高效的档案服务。

【参考文献】

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