地勘单位会议管理中存在的问题及改进措施

李欣

摘要：高质、高效的会议管理在企业内部各领域发挥着不可替代的积极作用。地勘单位受工作特殊性影响，会议管理亟需改进。本文主要通过克服客观条件限制，加强与会人员的沟通力度，抓好会后落实等三方面措施来完善地勘单位的会议管理。

关键词：地勘单位 会议管理 问题 改进措施

会议是指与会者聚集在一起，通过交流和探讨，就某件事或某些事集思广益、达成共识，从而达到统一思想、统一行动的目的。会议管理是为了保证会议正常运行，而对会议的筹备、组织、保障等工作实施有效协调的一种管理活动。

一、地勘单位会议管理的重要性

高质、高效的会议管理能够在公司传达精神、生产运营、作业指导、学术交流、意见征集等领域中发挥不可替代的积极作用，对于促进地勘单位的各项工作的顺利开展意义重大。

二、地勘单位会议管理存在的问题

目前，地勘单位在会议管理方面出现三大主要问题：一是，因大部分员工长期在野外异地工作，或报告评审日期不定，临时性会议安排较多等客观条件限制的问题；二是，技术人员与行政管理人员之间工作内容理解程度不够，会上讨论不充分等沟通不足的问题；三是，会后未形成会议纪要，会上形成的决策或决议落实不到位的问题。这三大主要问题，给地勘单位在会议管理方面带来了会议组织不易，会议进行不顺畅，会议效果不佳等影响，影响企业会议效率，影响企业整体的工作开展。

三、地勘单位会议管理改进措施

1.克服客观条件限制

（1）明确会议目的。企业进行会议，绝大部分是为了三件事：一是宣布事情；二是讨论议案；三是获取与会者的建议与意见。在此基础上，地勘单位的重要会议还包括精神传达会、经营任务分解会、报告评审会等。在会前，要根据会议的不同目的，明确会议主旨与议题。

（2）选择会议形式。根据会议目的灵活选择适合的会议形式。例如：宣布事项，传达精神，野外工作人员请求作业指导，行业内进行学术交流等可采用视频会议。运用高科技和现代信息技术进行高效会议管理是提高企业工作效率的一个非常有效的方法。讨论类、征集意见类、经营任务分解会、报告评审会等需要参会人员现场讨论的会议，可采用传统会议形式。

（3）多头同时开展会議工作。临时性会议，会议准备时间仓促，不能按照标准会议流程来准备。临时性会议的会务准备工作及会议流程，应多头同时开展，灵活应对。对会中的突发情况，要在不影响会议继续开展的前提下，能够自行处理的迅速、冷静的处理；需要暂时休会或需要通过请示或协助后处理的，要及时汇报上级领导。特别是，对于因野外工作特殊性导致关键人无法及时参会的情况，及时请示是否继续召开会议。

2.加强与会者的沟通力度

（1）确定参会人员。对于需要野外工作人员参会的情况，需要根据工程进展情况，野外工作地点交通情况及路程所需时间，确保在不影响工程进度的情况下，提前商议安排会议关键人员参会。

（2）提前发放会议资料。将会议须知事项以及会议资料等，至少提前2日前发放于参会人员，保证参会人员在会前能够进行充分的思考与讨论，确保会议有效进行。会议资料包含技术资料时，负责组织会议的行政部门要与技术部门反复沟通，确保技术资料准确无误。

（3）充分进行会议讨论。会议的最大优点就在于集思广益，而这依赖于与会者的积极参与。会议是进行讨论的地方，与会者要克服“伤和气、破坏团结、不出头”等不对的传统思维，要针对会议议题，简洁清晰的表达观点，提出有效建议，对不同的意见提出反对的理由，进行探讨分析；涉及需要技术部门与行政部门配合完成的工作时，更要进行充分讨论，深层次的沟通，保证与会人员在理解及日后工上不形成偏差，达成真正可行、统一认可的思想认识。

3.会后落实

在会议结束后2日内，将会上形成的统一决议或决策等重要会议内容，简洁精炼的概括，分层次归纳出来，采用固定格式形成会议纪要，并印发于所有与会者，对于会后要立即返回野外工作的与会人员要及时发送会议纪要电子版，提醒与会者按照会上形成的决议或决策执行工作；便于相关部门监督会议决议或决策等的落实情况。此外相关人员要及时跟踪会议执行情况，并对最终落实情况及时反馈。

四、结论

高质、高效的会议管理在企业内部各领域发挥着不可替代的积极作用。受地勘单位工作特殊性影响，要提高会议效率，提升企业效率，会议管理亟需改进。总的来说，地勘单位应结合单位工作实际，主要通过明确会议目的、选择会议形式、多头同时开展会议工作等来克服客观条件限制；通过确定参会人员、提前发放参会资料、充分会上沟通来加强与会人员的沟通力度；通过规范会议纪要、跟踪及反馈会议落实情况等抓好会后落实等三方面措施，本着实事求是，注重效率的理念，积极完善会议管理方法，全面提升单位会议效率，推动单位各项工作顺利开展。endprint