水利工程档案管理的信息化建设

张艳莉

【摘要】随着社会的发展以及人们的生活水平提高，如今这个社会，已经是一个信息化的时代。在这样的时代背景下，网络信息就是一种取之不尽、用之不竭的资源，而且网络在科技、生活当中也得到了广泛的应用，不仅对社会的发展起着非常大的促进作用，也给人们的生活带来很大的便利。本文论述了水利工程档案管理的信息化建设，以及如何应用信息化的方式，更好地对水利工程的档案进行管理。

【关键词】水利工程；档案管理；信息化建设

水利工程的档案管理工作影响着整个水利事业，水利工程的档案涉及到各方面的材料以及整个水利工程的进展，有比较大的参考价值以及研究价值，而这种能够将水利工程建设的详细情况进行反映的文档材料，其管理的工作也比较重要。

一、信息化水利工程档案管理的重要意义

随着科技的进步、网络的发展，水利工程的电子资料同纸质资料一样，渐渐地成为了保存水利档案的不可替代的部分，而且电子资料在水利档案管理中的地位越来越重要，电子资料档案和纸质资料档案可以优势互补，缺一不可。信息化管理水利工程档案有很多的好处，包括储存的信息量丰富、便于查询、占用比较小的体积等好处。所以，在对水利工程对档案进行管理时，可以应用信息化网络技术，这样档案保存和收集的实效性和齐全性可以得到提高。在一定程度上，还能将档案信息的利用率提高，特别在抗旱防汛中能够起到非常重要的作用。实施信息化管理建设水利档案，能够使得档案和文书实现一体化管理，通过数字化一次性输入查询，可以有效地将搜索时间缩短，这对档案的工作人员管理档案起着非常大的帮助作用，从而让档案的利用率得到提高。完善信息化管理档案，还可以实现资源共享，便于查询档案的内容。

二、信息化档案管理存在的问题

当前，在推动信息化管理水利档案的进程中还存在一些问题，特别是在我国水管部门和新疆等偏远地区，主要表现为以下几点：第一，建设信息化水利工程档案没有形成统一的规范。比如不规范的案卷目录内容、不规范的档案编号、少了目录号。第二点就是没能够充分地将信息化系统的设备功能利用起来。第三就是没有集中分布水利工程的档案信息，致使各部门不能实现共享。第四，从事档案管理的工作人员没有足够的工作能力能够适应现代信息化档案管理的工作，即使信息化不断地在发展，但是有些数据库只能用来检索目录，而且由于档案管理工作人员没有进行过专业的培训，所以信息化管理收集资料、将信息档案归纳整理和网上答疑的业务能力还不具备。

三、实现信息化管理的对策

（一）强化现代信息化管理档案的意识

从始至终，广大群众对水利工程的管理形成的都是比较浅显的认识，这也直接的阻碍档案管理工作的发展进程，也使得档案工作与时代共同发展的脚步受到了一定程度的影响。而要想改变这种状况，就得转变这个行业一直被动的观念，在管理水利工程的档案管理工作时进行创新，进行改革，摒弃传统的管理观念。并在管理档案工作时，适時地将先进的管理档案的技术引进，使得信息化管理的意识得到加强。还有要同相关管理工作的系统软件结合在一起，设立一个主管负责人的领导小组，对信息化网络发展的规划进行讨论，确立下来发展规划的几个阶段。为解决信息化管理档案过程中遇到的困难和不足，要将集体的智慧充分发挥出来，让水利工程档案管理发挥出应有的作用，为后续工作的开展打下坚实的基础。

（二）强化水利工程资料的整理和收集的工作

水利工程档案的各种特点致使水利工程的资料难以采集、难以归档，所以要想实现信息化管理档案首先要做的就是强化新疆等区域水利工程材料的整理和收集的工作。在对档案进行采集的过程中，针对不同的水利工程项目，可以利用分阶段采集以及追踪采集等两种方式。追踪采集的方式适用于周期不长的水利工程，可以快速的将项目进行整理，有很强的目的性，快速的采集速度，这样就不会因为时间的拖延而致使文件资料的遗缺。而分阶段采集的方式适用于周期比较长的项目的文件材料，所以在进行采集的过程中，要对采集的内容和时间段进行明确规定，防止水利工程的初始资料丢失的情况发生，确保水利工程的完整性和连贯性。此外，在完成档案采集工作后，还要强化档案的整理，整理完毕之后，主管部门要对档案管理人员整理归档录影录像和电子文档的工作进行全面的指导。为方便日后能迅速查询，要编制好档案号（分类号、工程代号、案宗号）。

（三）强化建设档案的信息库，确保档案材料的安全性

信息化的档案系统，仍旧处在发展的初级阶段，而要想完全实现信息化管理档案，还要将档案的信息库进行完善，使得信息化水利档案的设备系统的配置得到强化，比如复印机、档案防磁柜、扫描录音设备、电脑还有其他信息化档案管理需要的设备和系统。要改进和升级综合的信息库，各部门要建立起水利工程信息的目录库，通过连接电子网络形成开放的局域网，这样会使得水利工程管理工作的效率大大地提高。

（四）针对性的对管理人员进行培训

要实现信息化建设，人才也是关键的因素。在任何行业，人才都占据了重要的地位，所以要建设信息化档案，最重要的就是要对人才进行培养。使得信息化发展的主要力量就是建设一支计算机技术队伍。管理人员的业务能够对整个信息化管理档案的水平有很大的影响，所以要针对信息化水利档案的特点和发展现状，加大招纳信息化水利档案管理的人才的力度，建设一支高的业务水平、凝聚力强的水利工程档案管理队伍，推动信息化管理档案的发展进程。另外，水利的部门还可以针对性的对从业人员进行培训，使得员工的技能得到提高，充分调动起管理工作的积极性。

四、结束语

虽然，在实现信息化管理档案的过程中还存在一些问题，但是从整体上来看， 还是有比较乐观的前景。随着社会经济的发展，网络技术的进步，必然会促进信息化管理水利工程档案的进程。在新的形势下，水利部门要摒弃传统的管理模式，才能适应时代发展的需要。

参考文献：

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