信访档案信息化建设的思考

张莉

摘要：对信访档案的信息化的形式多样化与建立数据共享中心的意义进行了论述，表明了其对于政务发展的作用。探讨了如何有效的建设信访档案的 信息化，指出了具体的实施措施。研究了如何促进信访档案信息化的建设，从多角度分析了具体的方式方法，提出了科学的发展规划思路。

关键词：信访档案 ;信息化建设

中图分类号：D632.8 文献标识码：A 文章编号：1672-9129（2017）09-033-02

Abstract：thispaperdiscussesthediversificationoftheinformationformofthepetitionfileandthesignificanceofestablishingthedatasharingcenter，andshowsits role in the development of government affairs， and probes into how to effectively construct the information system of the petition file. This paper points out the concrete implementation measures， studies how to promote the information construction of the petition archives， analyzes the concrete ways and methods from variousangles，andputsforwardthescientificdevelopmentplanningideas.

Key words： petition file; information construction

引言

信访档案作为政务工作中一部分，因其所记录内容的准确性、重要性，一 直备受重视。当今社会各行各业的信息化发展都十分迅猛，信访档案也同 样需要适应当下形势，快速的建立各方通达的档案信息。这样才能更好的 服务人民，服务社会。

1 信访档案信息化的重要意义

1.1 信访档案信息化对于信访工作的意义。信访档案除了具备一般档案反映工作过程中的真实记录的功能外，还具备了法律层面上的公正性。 信访档案是一种特殊的档案，需要单独管理，属于国家档案中长期保存、 分类、分析的档案之一。现有信访档案管理机构的归档整理以及存储的能力有限，在调阅时存在很大的困难。随着国家制度的完善，更多的信访档案信息需要被存储。原有的存档模式已然无法满足当下以及日后的巨大信息量，因此信访档案信息化的建设迫在眉睫。

1.2 信访档案信息化对于资源多方共享的意义。目前我国具备信访功

能的单位非常多，政府许多职能部门也有各自的信访部门，传统的信访档案封存于各个单位、部门的档案室，无法流通查阅，缺乏统一的管理与分 类，随着信访日期的久远，甚至可能出现丢失现象。各信访部门都隶属自己的单位，不同单位与部门之间的借阅也存在诸多不便。将各个单位与部 门的信访档案信息化，然后由统一的部门进行统一管理，形成一个资源中心。有需要的单位可以进行申请调阅，这样可以让信访档案更好的服务于 政务。

1.3 信访档案信息化对于电子政务的意义。电子政务的出现使得大量

DOI：10.19551/j.cnki.issn1672-9129.2017.09.034

复杂繁琐的事务电子化，具备了监督公开，简化流程的特点。信访作为其中重要环节，也应积极的建设。全国信访信息系统在国家信访局的支撑下 于 2006 年开始建设，该系统已经容纳了除国家信访局以外了大部分省市地方信访局。信访档案的信息化无疑会对整个信访系统信息化的建设起到积极的促进作用。

2 如何建立信访档案的信息化

2.1 现有信访电子信息的采集。信访过程中不可避免的已经产生或者 正在产生大量的多媒体文件，这些多媒体文件通过归纳整理，可以直接记录成信访档案信息内容。目前信访单位必须加快建设速度，将如何管理和 收集这些电子文件作为研究的重点，为以后的信息化建设提供思路。当下 整理出来的信息内容可以单独建立一个数据库，一旦国家统一建设信访档案信息化完成，可以直接对接，减少不必要的工作量。

2.2 现有纸质信访材料的电子信息化。当下大部分的信访档案以纸质 存档的方式存在，不利于信访档案的资源共享，无法有效的利用这些资源，所以需要将这些存档电子信息化。相关单位应该组织相应的专业人员 进行纸质信访档案的电子化，并由专业的人员甄别，对现有信访档案进行区分，对于没有价值的垃圾信息进行跳过，避免为信访档案的信息化增加不必要的负担。

2.3 建立共享的数据中心。建设信访档案的数据中心应该遵循树状结构的原则，以国家信访局为统一的总单位，有着最高的管理权限，下面各省、市分别进行编号，并在自己的区域内对相关信访部门进行编号，确保每一个信访部门都有自己独特唯一的编号。在建设共享数中心的过程中，各最小单位部门，拿到自己的权限账号， 登录以后进行档案的录入。这样所有的信访部门都可以纳入统一的管理， 每个部门都可以自主录入档案，减少了数据层级上报所消耗的时间。

3 促进信息化建设速度的方式方法

3.1 法律法规的健全。完善的信访档案的法律法规，是促进信访档案信息化，保证其完整性的基本保障。我国在相关方面的制度还不完备，必 须从实际中调查，了解最根本的症结，根据实际问题，加紧研究相关法律 法规，必要时进行增补、删改，用以保障信访档案信息化的顺利建设。

3.2 设立专门的管理部门。信访档案信息数据中心必须由专业的部门 进行管理，以国家信访管理部门为首，各地方信访部门积极配合，建立有 层级的管理架构。由该部门统一规划信访档案信息化的建设过程，科学有 效的进行整个进程的管理。同时该部门也应该起到执行监督的作用，让整 个工作过程形成闭环反馈。

3.3 信息化人才的培养。信息化的过程包括了获取信息，信息电子化两个过程，信息电子化是一个专业过程，在这个过程里需要掌握多种专业

的技能，综合性比较高，现有的人员可能无法满足这个需求。应该由最高 信访档案管理部门进行统一的人才培训，培训完成应有能力证明证书，做到有证上岗。从人才储备上保证信访档案信息化的建设。

4 结语

信访档案的信息化是整个政务信息化过程中的必然现象，是建立信访档案资源中心的基本。对于信访档案信息化的认识，关系着信访档案信 息化的进展速度。为了促进社会的发展，本着为人民服务的原则，我们必须加快信访档案信息化建设的进程。

参考文献：

[1]石淑芳.档案信息化和档案信息化建设的思考[J].科教文汇，2012（4）： 193-194.

[2]李莹.浅析电子政务建設和政府管理创新[J].承德石油高等专科学校学报，2015，17（3）：91-94.