浅谈人事档案管理的发展趋势

马芳

【摘 要】随着人才管理意识的提高，人们加深了对人事档案管理的重视。人事档案管理是对个人的基本信息、工作能力、品德修养等进行综合评估的工作，作为人力资源机构在人员调配时的参考依据，是企业人事管理的重要部分，具有不可或缺的重要地位。加强人事档案的管理质量，构建完善的人事档案管理体制，有效开展人事档案管理工作，使企业更全面的评价人才，促进人才的合理配置，能够有效提高企业的管理能力，保障企业的可持续发展。

【关键词】人事档案管理；发展趋势

导言

人事档案管理是人力资源管理工作重要组成部分，随着人们对人才管理重要的认识的不断提高，人事档案管理工作的地位也逐渐提高。加强人事档案管理，使管理部门对人才有更全面、详细、正确的了解和评价，是正确使用人才的重要依据，它能够促进人才的合理使用、合理流动和合理配置，是保证人才队伍素质的重要手段。

一、人事档案管理的现状分析

1.思想认识不够。

目前，在我国普遍存在管理部门对于人事档案管理重视程度不够，认识不到其重要性，只停留于保证人事档案的安全，不丢失、不泄密的程度，没能使人事档案发挥出其人才调控作用，所以对于人事档案管理工作的关注度不够，导致档案室由于经费不足其设施建设和配置都不够标准、规范，严重阻碍了档案工作的良性发展。

2.人事档案管理工作效率低。

我国虽然有健全的人事档案管理制度，但在实际工作中还是存在很多因素影响人事档案的工作效率，如档案收集归档过程相对缓慢，新技术手段并没有在档案管理中发挥其应有的作用，还无法实现真正意义上的现代化人力资源管理。在资料汇编时，由于外部信息少，不能及时、全面、准确地反应人员的实际信息情况，不能满足人力资源管理形势发展的需求，严重影响了人事档案的利用率。而且在对人事档案查询和使用时，受到诸多因素的限制使其仍需要通过手工的形式来查阅资料，即费力又耗时。

3.人事档案管理不够规范。

在人事档案管理工作还存在很多缺陷。由于人事档案材料的搜集过程繁琐，再加上工作人员的档案管理意识较差，经常会将档案资料放在临时存放处，使其不能及时归档，有可能导致档案资料不完整、不系统、连续性差等情况的出现。而且由于人才竞争非常激烈，单位对人才的招聘大都依靠人力资源开发中心，对于人事档案的管理有些单位也会通过人事代理的方式进行。在人才发生流动时，由于档案在转递和交接的过程中没有第三方参与审查监管，经常会发生档案资料损坏或丢失的现象。

4.人事档案管理现代化进程缓慢。

通过计算机可以完成档案的收集、开发、传递、查询等工作，即节省了管理人员的时间又提高了档案管理的工作效率，是最基本、最有效的现代化管理手段。但在实际工作中，虽然多单位都已经开发了人事档案管理系统，但开发者并没有从本单位的实际需求入，使其不能发挥其方便、快捷、高效的优点，以至于出现信息归类不严谨、输入困难、搜索结果不匹配等问题，使其很难得以运用，影响了人事档案现代化管理的发展速度。

二、人事档案管理的发展趋势

1.提升管理者对档案管理工作的重视。

管理者对人事档案管理提高重视是实施人事档案管理工作的前提。必须加大对人事档案管理工作的经费投入，成立专门的人事档案管理部门，管理者定期对人事档案管理工作进行检查和监督。除此之外，建立规范化的人事档案管理办公室，对档案的整理、维护等预先准备充足的经费，条件较好的可以为人事档案管理人员配备电脑、打印机等机器，确保人事档案管理工作的效率和质量。

2.人事档案管理电子化。

当前，伴随着计算机以及网络技术的迅猛发展，过去传统的人事档案管理模式已经无法适应新形势的需要，改变传统的管理模式，把计算机技术应用在管理人事档案之中，加速人事档案管理电子化进程已经成为了共识。在人事档案电子化管理中正确输入人事档案的相关信息是最关键也是最基础的部分。实现人事档案管理现代化的前提在于首先实现人事档案的电子化，也就是将原有的纸质型档案进行电子型档案的转化，就是把人事档案更多有关信息输入到计算机当中，依托电子手段构建个人信息体系。并以此为基础，建立更加准确和完备的人事信息数据库，依托办公自动化网络系统，快捷准确地为相关部门提供人员基本情况及综合信息服务，实现无纸档案与原始档案的相互协同配合。能够进一步避免因纸質人事档案形式上的非公共性、内容上的信息不充分以及易作假性造成的人为破坏或者磨损破坏，解决当前人事档案中存在的现实难题。

3.人事档案管理网络化。

档案管理的网络化是建立在电子化基础上的，而档案管理网络化的前提则是遵循国家的相关保密规定。档案信息网络化是充分利用当前的网络优势，从而实现档案信息资源的共享。企业在推进档案信息网络化进程时，必须要与档案信息保密建设同步进行，要对档案资源使用的部门设置一定权限，没有权限的部门或者个人，将无法查阅相关档案资料。与此同时，我们还需要加强档案管理人员的素质建设，提高档案管理工者的职业道德水平与业务技能水平，使他们在做好保密工作的同时，能够对档案管理业务以及各种管理软件熟练掌握，能够在管理理念、管理方式不断创新，从而依托现代的科技手段，实现企业档案管理的标准化、高效化。

4.人事档案管理专业化。

档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化建设的实现不是档案部门的单一工作，也不能仅仅单凭几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。与其它行业相比，档案工作政治性、政策性、专业性都很强，在专业技能上，提高档案从业者的信息素养和信息技能，思想上有较高政治素质，保护档案的安全，不泄露档案内容等。人才是信息化建设的成功之本，重视信息化人才的培养，造就一支适应档案信息化建设需要的人才队伍，是档案信息化建设的重要内容。档案信息化人才形势比较严峻，人才资源紧缺严重制约着档案信息化建设的发展，只有把人才问题解决好了，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能满足社会发展对档案工作的需求。

三、结语

人事档案管理是单位开展人力资源管理的核心内容，需要突出其管理的重要性，才能有效构建和谐的人事关系，员工的工作稳定性、积极性也才能有效提升，因此人事档案管理将朝着信息化、标准化、创新意识提升等多方面的发展，在发展改革的过程中将出现不同程度的问题，需要管理人员进一步发挥自己的才能，有效提升他们应对这一问题的工作方法和措施，从而加快人事档案管理的准确性、高效性的发展。

参考文献：

[1]胡杰军.浅谈人事档案管理及发展趋势展望[J].科协论坛，2012.

[2]段晓亮，崔亚芬.人事档案管理在现代人力资源管理中的发展趋势[J].管理世界，2009.

[3]杨柳.人事档案管理现状与发展趋势[J].价值工程，2010.endprint