会计师事务所信息化建设难点、原因及应对策略

广东正中珠江会计师事务所 冯琨琮

会计师事务所信息化建设难点、原因及应对策略

广东正中珠江会计师事务所 冯琨琮

行业信息化专题

一、前言

当前，中国正在逐步融入全球经济一体化进程中，中国经济的高速发展，对中国注册会计师行业提出了更高的要求：需要中国注册会计师更加独立、更加专业、更加诚信，需要会计师事务所（特别是内资所）一体化、规模化、国际化，更好达成服务国家经济建设的主题目标，为中国经济发展保驾护航。

随着事务所规模的不断扩大，特别是不断扩充的异地分所模式，让事务所的各种管理问题一一凸显：制度与流程一致性遵循，大量人员的计划、招聘、考核、晋升管理，人员的分层培训管理，项目的风险管理，审计作业过程管理，报告的质控管理、内部沟通管理等等。如果还是依赖原有的类似“计划、组织、协调、控制”这种比较强调管理者个人作用、行为和干预的人治及流程表格化管理模式，已很难应对事务所一体化、规模化、国际化中所遇到的各类问题，这就要求事务所的内部治理及经营管理必须也只能依赖信息技术。

信息技术是利用现代计算机技术、网络技术、数据库技术等所设计并实施的应用系统来快速高效管理和处理信息的各种技术的总称。其固有的逻辑控制、规范运作、强大的计算和数据统计能力以及信息的快速交换等特性，正好弥补了人治模式的短板。目前，国内大中型的会计师事务所都在积极运用信息技术加快自身变革，通过流程再造，运用信息技术，将业务流程集成到应用系统中，以管控事务所的日常经营运作，收集业务活动中的关键信息，自动归集和统计，并向管理层提供运营管理报表，进行管理决策。通过规范治理来控制业务质量、提升管理水平、工作效率和业务利润等，以期提高事务所的核心竞争力，保持事务所稳定持续发展。

图1 事务所信息化架构

图2 IT架构体系

二、事务所信息化建设中的问题、产生原因及其应对

结合事务所信息化建设的发展历程，以及事务所普遍对信息化建设的需求，分析事务所信息化建设中存在的问题及产生原因，并探讨应对问题的策略。

（一）信息化建设中各个资源维度及要素的关系

1.从信息技术的视角来说

信息资源包括：人、硬件基础设施、应用系统和数据。硬件基础设施是人与系统和数据之间的交互式设备，为应用系统和数据提供运算、承载及传输环境；应用系统负责管控硬件基础设施并对人输入的数据进行响应、传输和加工，转换为我们所期望的目标数据；数据是运用IT的最终目标，确保其为我们提供期望的结果；人负责配置硬件基础设施、操作应用系统并通过有效的权限来访问、操作数据并利用数据进行决策。从如图2的关系可以看出，这四个维度缺一不可，任何一个环节的缺失，都无法确保信息系统正常运行。

2.从事务所的信息化需求方面来说：

（1）事务所管理层需要一个良好的管理系统来统一一体化管理并规范业务流程运作，控制业务风险，记录在各个业务流程中的关键信息数据，并能生成为其进行决策的汇总分析数据；

（2）事务所业务人员需要一个良好的审计作业系统来规范管控作业流程，能辅助获取客户数据并转化为工作底稿所需记录的基础数据，最终生成报告，并对电子底稿进行有效管理，以便将更多有效时间花费在分析性复核及风险判断上；

（3）事务所的IT部门需要一个良好的网络架构、技术基础设施、数据架构及完善可操作的信息化相关规程来确保整体信息系统安全、完整、有效运行。

（二）信息化建设中容易出现的问题、产生原因及应对策略

事务所的信息化建设，并不是一蹴而就的，也是针对事务所发展的各个阶段的不同需求，逐步应对解决的。例如我们事务所当前使用的管理系统是第三次改版，每次全新版本的升级，在开发技术、功能模块、前端界面及操作便捷性方面都较前一个版本有大的提升。我们在信息化建设的不断摸索过程中，也遇到许许多多的问题、困难和挑战，需要运用各种方法进行解决。总结起来有以下四点：

1.事务所管理层信息化建设的理念、思维不统一

从IT治理的理论角度来说，企业的IT战略一定要符合业务战略。因此，事务所的信息化理念、思维归根到底就是事务所的战略思维、管理思维和文化思维。事务所要实现信息化管理，最终需要靠系统落地而实现，系统的落地其实就是事务所管理模式、业务流程的落地。事务所管理模式、业务流程应该取得管理层或者是大部分管理层领导的一致确认，管理层必须在事务所运作中遵循该确认的流程，方可实施。接下来就需要把管理模式和业务流程转化为标准的信息化系统，通过授权、配置等进行系统的访问与操作。

目前，许多会计师事务所都面临一个现实问题：事务所的合并。合并前各事务所都有符合自身特色及习惯化的管理模式，当前使用的已规范化的信息系统业务流程可能无法得到其他新加入事务所管理层的全盘认可，或者新加入的事务所有自己的管理系统，在转换新系统的使用过程中需要付出较大的学习和适应成本，这样就会使事务所一体化管理和信息系统在实际运作中的执行情况大打折扣。因此，信息化并不是某个部门或者某些人的事情，它一定是事务所管理层信息化思维统一后的统一决策和部署。管理层对信息化重视程度各异，无法达成一致性决策，必将阻碍信息化建设的进程。

2.事务所信息系统的需求确认及细节化管理

从系统开发的理论和技术角度来看，要实现一个信息系统，必须要有明确的需求分析及详细的功能设计，开发人员才能按照功能设计清单开发出符合预期的信息系统，并进行测试上线。事务所获取一个信息系统，不外乎通过两种途径：外购或者自行研发。不论通过哪种途径进行信息化建设，都需要确定需求并设计详细的功能说明。

需求分析的路径相对简单：即到各需求层级调研关键数据与业务流程—〉讨论优化调研结果—〉确定系统模块与功能。

然而功能设计，则需下沉到系统的数据架构、前端呈现、按钮功能等等细节化设计，这对功能设计人员提出了很高的要求：即要深刻理解事务所的管理模式、业务流程逻辑，又要具备将这些需求转变为数据层结构以及开发人员能看懂并理解的数据流图等设计文档的深厚功力，同时还要考虑系统运行过程中可能出现的各种意外情况，以及如何确保数据间的逻辑完整性等细节化因素。很可惜的是，现在很多事务所缺乏这种人才。

同时也延伸出另外一个抉择问题：事务所的系统究竟是外购商业化软件系统还是自建团队开发？在信息系统开发、运维及使用过程中，有个非常关键的控制——变更管理，任何一个系统开发出来上线运行后，不可能一成不变，总会遇到各种各样的变更需求：系统迁移、数据迁移、Bug及系统性能的持续优化、新功能的开发测试并上线等等。如果是外购系统，服务商对于系统的持续服务能力能否得到保证，服务的响应速度和对新需求的理解并实施，这些对很多事务所的忍耐程度都是一个极大的考验。因此，事务所在部署信息系统时，一定要坚持自主研发，即便不进行自行开发而外购信息系统，也应牢牢掌握自主权和控制权。达到一定规模的事务所，有条件投入更多的人力物力于信息化建设的，最佳方式是建立自己的开发团队，不但可以对系统量身订做，在系统的后续维护、数据分析和快速变更上都能体现出巨大的优势。举个很简单的例子，在一个外购的信息系统中，有些一年也用不上几次，但又必须具备的功能，如：当我们希望增加从系统组合查询一些统计数据，而系统前端没有实现相应功能时，是需要另外支付服务费用给系统供应商来进行建立和完善，而且需要占用不少时间。如果有自己的IT技术人员甚至研发团队，这些问题的解决，是轻而易举的事情。

有些事务所或许会担心IT人员会增加人工成本却没有直接创收能力，我们认为一点不用担心IT团队在系统建成后的人员闲置问题，现在是信息化高速发展的时代，各行各业的信息化都在如火如荼地建设着，潜在大量IT审计业务。

3.系统用户对系统认可度及操作便捷性

系统实施后，最终是要由各角色用户在系统中执行操作并为系统提供正确的原始数据，如果数据有问题，那么汇总统计出来的统计分析结果肯定是不可信赖的。一些信息化非常严格的企业，比如银行，还需要为人工录入的数据设置复核岗位，确保初始数据无误。

事务所管理系统的核心理念是管控、规范，这必然与普通业务人员的工作模式和期望是矛盾的，他们希望快速完成相关工作，减少管控环节。因此，事务所的管理系统如何在风险控制和流程简化上取得一个平衡，如何保证系统为操作用户提供友好界面和操作便捷性功能，都是一个系统能否得到最终用户认可并接受的关键因素，否则就会出现应付式的系统使用的情况，例如随便填报数据、将系统账号密码给予他人以尽快完成流程等等，从而导致原始数据错误或者访问非授权数据情况的发生。

系统能否得到最终用户认可，依赖于事务所对流程的不断优化，综合考量可能产生的各种情况，并给出最优化的设计方案，确保风险控制及流程简化；也依赖于系统架构设计人员和开发人员的技术功底，能否在系统及数据架构、前端界面呈现、按钮功能、自动化任务以及数据逻辑功能验证控制上设计的更为完美。

不少事务所在前期的系统开发上，或多或少都会因为经验的不足，在操作界面及功能、数据的逻辑控制等等上走不少弯路，甚至推倒重新开发。总之，系统的开发设计也是一个螺旋型不断提升的过程，是一个不断按照新情况新需求开发新功能的迭代优化过程，一定要充分考量客户的需求、操作习惯及数据间的内在逻辑关系。

4.关于审计作业系统的建立和部署

审计作业系统实现了对客户财务数据的采集转换、风险导向、自动化生成部分电子底稿、电子底稿归档管理等功能，对事务所的审计业务管理极为重要。然而，审计作业系统要对接不同客户的财务数据、自动化生成许多会计科目的电子底稿、进行许多数据运算以及项目组内部工作联动和与质控人员的交互等等，决定了作业系统的复杂程度、操作便捷性以及学习成本都不会那么简单。本所之前曾试用和测试过几款国内的商业化审计作业软件，所有演示和标准化财务数据导入都非常顺利，但是实际用到各类型客户的财务数据上，总会出现各种各样奇怪的问题，需要不断与供应商沟通解决，有时需要等待，然而在紧张的年报审计期间，这种等待的时间往往大大超出现场审计人员的忍耐程度而不能被接受。

由于没有成熟并被广大审计人员认可的审计作业系统可用，电子底稿管理及归档问题随之产生，在现有运作模式下，实现底稿电子化管理及归档也会遇到许多管控方面的问题：电子底稿版本控制、终版电子底稿审核、归档管理系统建设等等。

三、对事务所信息化建设未来规划的思考

事务所的信息化建设在许多方面还有待改进并完善，为确保今后信息化建设工作的顺利进行，在信息化建设目标、路径设计以及机制安排，可以作以下考虑。

（一）目标设定

1.事务所内部管理应全面运用信息化手段，做到信息化无死角，从而实现事务所一体化管理；

2.事务所审计作业系统全面上线，以期达到事务所按照审计准则的要求执行相关业务的规范性、有效性的目的，确保审计质量的不断提升；

3.考虑建设云平台，在服务器、存储、安全等基础设施方面进行扩容并优化网络体系架构，确保硬件基础设施系统的可靠性、计算、容量、网络等性能能够支撑本事务所对信息化的更多需求；

4.强化IT团队建设，广纳人才，以备更好适应科技技术高速发展给注册会计师行业和事务所带来的新挑战、新机遇。

（二）路径设计

1.事务所应梳理各个内部控制和管理流程，梳理各类业务和审计作业各阶段的规范流程，事务所管理层对流程进行优化并确定各管理和业务环节的标准，按照优化的标准流程建立和进一步完善信息系统各功能模块建设以及审计作业系统，强化软件操作培训及流程遵循；

2.加快信息化建设的步伐，不同的事务所对管理系统和审计作业系统可以按照本所人、财、物各要素综合考虑，选择自行开发或自行开发+部分外购或全部外购的建设部署模式；

3.充分考虑云服务部署方案，周密到位地投入相应资金进行建设，做好系统及数据迁移工作，以应对未来管理和业务发展的需求；

4.扩大IT专业人员队伍，强化IT专业人员的技术技能培训，加强外部和内部以及跨界的业务工作交流和沟通。

（三）机制安排

1.建立有效的IT治理模式，做好事务所信息化建设的顶层设计，成立和充分发挥事务所信息化管理委员会作用，特别是加强与管理层及合伙人的交流沟通，统一信息化理念、思维和步调；

2.严格遵循事务所质量控制规范及中国企业内部控制规范要求，结合事务所实际管理需求，执行信息化建设；

3.在信息化建设各方面（基础设施购置、系统需求调研、IT人员等），特别是资金方面给予足够的支持与配置，可成立信息化推进工作小组，负责稳步推进信息化建设。