优化档案管理工作 提高企业经济效益

陈利花

摘 要：企业档案在规范企业管理、辅助生产经营、维护企业权益、完善法制经济、解决企业纠纷以及追踪产品质量等方面具有极其重要的作用。文章从企业档案的内涵角度出发，通过分析档案管理可以产生的经济效益及其特点，探索优化档案管理工作的措施，意在从优化档案管理的角度出发，挖掘企业新的经济增长点。

关键词：企业 档案 经济效益 措施

中图分类号：F270；G270 文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2017）10-243-01

企业是社会结构的重要组成部分，在其生产经营活动中形成的各类文件材料，既是企业自身经营发展的真实记录，也是我国经济在一定的历史时期内成长、发展和壮大的历史记录。在完善社会主义市场经济体制的过程中，企业档案在规范企业管理、辅助生产经营、维护企业权益、完善法制经济、解决企业纠纷以及追踪产品质量等方面起着重要的凭证、依据和参考作用。

一、企业档案的内涵

企业档案是企业在生产、经营、管理等各方面取得的成果的历史记录，它反映的是企业的发展历程和发展现状，它本身所包含的一些科技、管理信息能够为企业的持续发展提供事实依据和技术支撑。根据实际需求，通过信息加工、技术转让和咨询利用等方式，可以将档案转化成经济效益。

企业档案是一种知识性产品。企业的档案主要包括人事、科技、会计等类型。人事档案记录的是员工的受教育状况、从业经历、历史业绩等，它能够为企业合理配置人力资源，挖掘员工潜能提供重要的参考。科技档案主要是记录企业的技术革新成果，具有显著的知识性和信息性，它可以为企业技术进步、产品开发提供科学依据和丰富经验。会计档案反映的是企业的生产效益。它能够为企业创新经营管理模式、解决经济纠纷等提供证据。科學的档案管理能够不断开发企业的潜在效益，为企业实现经济增长提供服务。

二、档案管理工作可以产生的经济效益及其特点

良好的档案管理对加强和规范企业经营，提高企业管理水平和抗风险能力，促进企业持续健康发展都具有重要作用。因此，做好档案管理工作，能为企业带来可观的经济效益。档案管理工作的经济效益有如下特点：

1.广泛性。从一个企业的角度看，做好档案管理工作，能在新产品开发的过程中节省大量的人力、时间和资金，因为在产品研发、包装设计、质量管控和生产过程等方面，企业档案都能提供相应的历史数据。此外，档案也可以为企业解决各种产权和经济纠纷提供依据。

2.多重性。档案资料不是一次性资源，它具有重复性和共享性的特点。许多重要的档案会被多次查阅借用，为不同时期内的不同事件提供帮助。比如建筑图纸，可以为建筑物的前期施工、监理、竣工验收提供依据，加快建设，缩短工期；也可以为若干年后建筑物的维护修缮提供依据，便于企业尽快做出预算，还可以为建筑物的租赁、转让、抵押提供依据，便于企业尽快达成协议。

3.潜在性。档案经济效益的产生，通常存在于企业整体经济效益之中，不容易单独分割。只有在档案起决定作用的凭证使用或技术转让时，档案明显、直接地产生了经济效益。但在大多数情况下，利用档案所创造的经济效益，是被包含在生产、建设、科研、设计等环节产生的总经济效益中，呈现出潜在性的特点。

三、优化档案管理工作的措施

档案管理工作有着丰富的经济内涵，我们应遵循客观经济规律，全面挖掘档案的经济效益，提高档案的经济价值，充分发挥档案的作用，为企业实现更大的效益做好服务。针对档案管理目前存在的一些问题，现提出以下优化措施。

1.加强培训，提高人员素质。企业要定期开展培训，通过培训提高档案管理人员的业务素质。要使新入行的员工了解档案、认识档案，使原有的档案管理人员不断提高档案管理水平，提高对档案管理系统的处理和应对能力。通过培训，档案管理人员不仅要认识和学会使用制作档案所需要的各种工具、了解工程图纸的折叠规范、财务档案的整理要领，档案软件的安装和使用方法等基础知识，还要了解档案管理的流程、设计思路、企业档案的应用和维护等。培训还可以为档案管理人员提供同行间的交流平台，优化企业的档案管理，进而提高企业经济效益。

2.学习法规，完善规章制度。企业要及时组织档案管理人员学习国家与档案管理新出台的法律规定，对档案工作的有关规章制度不断完善，提高档案管理的工作效率和工作方法的准确性。

3.重视管理，加强保密工作。企业要加强对档案工作的重视和宣传，要召开专题会议，集中学习档案管理的原则和方法，加强对档案保密工作的重视，维护企业的技术机密，保障企业的知识产权，保护企业的经济效益不受损害。

4.系统升级，实行信息化管理。企业的档案实现信息化管理才能够提高企业对信息资源的开发和利用水平。因此，企业应对档案进行一定的资金和技术投入，进行系统升级，使档案实行统一管理，使企业信息化覆盖档案信息化，进一步完善企业的档案管理工作，间接提高经济效益。

总而言之，企业的档案管理工作和企业经济效益的提高是分不开的。一个企业要重视档案工作，它的档案就一定会使企业获得新的活力。因此，企业一定要进一步加强对档案管理工作的重视，持续不断地优化档案管理工作，使企业经济效益实现最大化。

参考文献：

[1] 杨玲枝.企业档案管理与经济效益的相关性研究[J].长江丛刊，2015（12）

[2] 刘晓晨.档案管理和经济效益相关性[J].中外企业家，2015（11）

（作者单位：山西潞安矿业（集团）有限责任公司 山西长治 046204）

（责编：玉山）endprint