数字信息化背景下高校档案管理的创新分析

刘恺蓉

摘 要 数字化信息时代的到来给高校档案管理带来了一定的影响，要求各高校在进行档案管理时能够加强对数字化信息技术的重视，创新管理模式，提高档案管理的效率和质量。本文就数字信息化背景下高校档案管理工作中的问题以及进行档案管理创新的意义和对策进行了简要的探讨。

关键词 数字信息化 高校档案管理 现状 创新

中图分类号：G647 文献标识码：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2017.09.006

Innovative Analysis of University Archives Management in the

Background of Digital Information

LIU Kairong

（City College， Wuhan University of Science and Technology， Wuhan， Hubei 430083）

Abstract The digital information era has brought certain influence to the university archives management， requires all colleges and universities to strengthen the digital information technology attention in archive management， innovation management， improve the efficiency and quality of archives management. This paper briefly discusses the problems and the significance of the management of Archives under the background of digital information.

Keywords digital information； college archives management； current situation； innovation

0 引言

數字化信息技术的发展对高校档案管理产生了巨大的影响，一方面，档案管理更加智能话，另一方面，档案管理更加信息化，给高校档案管理人员带来了较多的便利，减轻了高校档案管理人员的工作负担。[1]但是，高校档案管理人员在管理的过程中却依然出现了不少的问题，导致管理的效率难以提高，需要引起相关人员的重视。以下本文就数字信息化背景下高校档案管理的创新进行具体的探讨。

1 当前我国高校档案管理的现状及问题探析

1.1 服务质量有待提高

新时期数字信息技术的发展为我国高校档案管理工作提供了良好的基础，为提高高校档案管理效率和质量提供了可能，但是新时期对我国高校档案管理人员的服务质量也提出了新的要求。[2]但是就目前我国高校档案管理人员的服务情况来看，大部分高校档案管理人员的服务意识较为薄弱，在工作中没有认识到提升服务质量的重要性，主动服务意识也还有待提高，这是限制当前我国高校档案管理工作发展的重要原因，需要引起各高校的特别重视。

1.2 创新意识不足

新时期的到来要求高校领导以及管理人员能够加强采用的档案管理方法和模式进行工作，提高高校档案管理的质量和效率。然而，就目前高校档案管理的现状来看，虽然不少高校已经开始启用信息技术来进行档案管理，但是信息技术和档案管理的融合还有待加强，并且高校在档案模式、管理体制创新等方面的意识仍然较为不足，在很大程度上限制了高校档案管理的发展，影响了新形势下高校档案管理创新的效果。

1.3 管理人员的专业素质有待提高

数字信息化背景下高校档案管理的效率和质量能够得到明显提高，但是要达到这一目的还要求高校档案管理人员能够具有更高的专业素质，能够胜任新时期高校档案管理工作。相对于过去的高校档案管理工作而言，新时期档案管理人员需要将更多的工作重点放在数字化信息技术的使用上来，也需要花费更多的时间在数字化信息技术上，这就要求管理人员能够具有较强的专业能力和专业素质，并且能够随着时代的变化而变化。[3]但是我国高校在这方面还存在较多的不足。首先，部分高校档案管理人员的创新意识较差，没有认识到新时期高校档案管理需要进行创新的必要性，导致档案管理工作形式和方法等依然以传统的形式和方法为主。其次，管理人员对信息技术的掌握程度不足，需要经过更加专业的培训。最后，部分高校档案管理人员为兼职人员，在工作时间以及工作的专业程度上还存在较多的不足，直接影响了新时期高校档案管理创新的结果。

2 数字信息化背景下高校档案管理的创新意义

2.1 提高管理的效率和质量

数字信息背景下进行高校档案管理的创新可以减轻管理人员的工作压力和负担，提高档案管理工作的质量和效率，这是高校档案管理创新的重要意义。在过去的高校档案管理中，管理人员只能够依靠人力来进行档案的收集、登记和处理等，花费的时间较长，工作进度慢，还有可能出现各种各样的问题。而在信息技术的应用条件下，管理人员可以在网络平台中建立电子档案，一方面可以进行快速的资料信息收集和录入，节省大量的时间，一方面也可以更好地加强对档案文件的管理，提高工作的质量和效率。因此各高校应该要加强对数字化信息技术的重视，采用有效的方法进行高校档案管理的创新。

2.2 促进高校档案管理的长远发展

就目前我国高校档案管理的发展现状来看，随着信息技术的大力发展及其在各个行业、领域中的广泛应用，高校档案管理中也开始加强了对信息技术和现代化设备的重视和使用。但是，虽然高校为档案管理配置了相应的现代化设备如计算机、传真机、打印机等，但是在实际的高校档案管理工作中，只有少数现代化技术和设备得到了充分利用，也只有少数的参与人员会利用网络技术来进行有关信息的查阅，大部分使用人员依然选择传统的方式方法来进行信息的收集、查阅，这实际上就削弱了信息技术在档案管理中的作用，也影响了高校档案管理的实际工作效率和质量。[4]因此，在这种情况下进行高校档案管理制度和方式的创新可以帮助高校档案管理真正跟上时代发展的步伐，获得更加长远的发展。endprint

2.3 有助于实现资源的共享

信息技术具有资源共享的特征，将数字化信息技术应用到高校档案管理中也可以帮助实现高校档案资源的共享，给使用人员提供了巨大的便利，也可以为高校的档案管理工作提供更多的方便。[5]在信息技术的使用过程中，高校不仅能够利用信息技术建立电子文档、快速搜集和整理文档和资料信息，还能够在网络上为使用者提供各种高校档案文件和信息，这样使用者可以跨越时空的限制进行网络信息资源的共享，能够大大提升高校档案管理的服务质量。当然，从这个角度上来看，虽然信息技术能够为高校档案管理提供良好的外在条件的，暗示它也有可能带来较多的信息安全问题，要求高校档案管理人员在利用信息技术进行档案管理时能够加强对这些问题的关注。

3 数字信息化背景下高校档案管理的创新策略

3.1 增强管理人员的服务意识

新时期高校档案管理的创新不仅体现在制度和形式上，更体现在服务理念和行动上。社会是不断变化发展的，高校档案管理也是同样如此。在瞬息万变的现代社会，人们的需求一直在变化，只有满足使用者的使用需求，高校档案管理才能获得更好的发展。而要满足使用者的使用需求，就必须要求管理人员能够具备较强的服务意识，为使用者提供更加贴心和有用的服务。因此，首先，要求管理人员能够认识到新时期服务工作对于整个档案管理工作的重要性，增强管理人员的服务意识。[6]管理人员尤其是年轻的档案管理员必须知道提供优质的服务是档案管理工作中的重要内容，必须要提高服务的质量和效率；其次，管理人员需要加强对本职工作的重视，这样才能够真正提高管理人员的服务质量。就目前高校档案管理工作而言，大部分工作人员对档案管理工作产生了错误的认识，认为档案管理工作只是简单的收集和整理资料的工作，没有任何技术含量，也无法发挥任何实质性的作用。这种工作态度严重影响了管理人员的工作质量，也影响了管理人员的服务态度，必须要加以纠正，摆正管理人员的思想，提高管理工作的效率。

3.2 提高管理人员的专业素质

管理人员的专业素质直接决定了新时期高校档案管理的创新效果以及高校档案管理的长远发展，要求高校能够加强对高校档案管理人员专业素质的重视，以有效的方法提高档案管理人员的综合素质。首先，高校可以引进专业的档案管理人才，提高档案管理工作的入门门槛，这对于提高高校档案管理人员的专业素质起到一定的作用。当然，为了能够达到吸引更多专业人才的目的，高校可以適当提高管理人员的工资和福利待遇，以便提高管理人员的工作积极性和主动性；[7]其次，高校可以为档案管理人员提供更多进修和培训的机会，帮助档案管理人员掌握更多有关数字化信息技术的业务知识和技能，提高管理人员的专业能力，促进高校档案管理的更好发展。

3.3 创新高校档案管理模式和方法

数字信息化背景下要加强高校档案管理的创新还需要从管理模式和管理方法着手。在管理模式中，高校可以选择采用具体化分析管理方法进行管理，即根据本校档案管理中存在的问题进行具体问题具体分析，然后采取有效的措施解决该问题，从而获得档案管理的更好发展，提高档案管理的质量和效率。此外，在管理方式方法上，新时代下高校在进行档案管理时必须要依赖于信息技术，结合信息化手段和技术对本校档案资源进行管理，以便于节约企业的档案管理时间、降低管理成本，提高管理的效益。此外，高校档案管理过程中，如何创新服务管理形式是关键。高校管理人员可以就服务模式的多元化和创新方向着手，根据服务对象的特征采取有效的服务形式。例如，高校可以在网络上建立完善的服务平台，该平台可以记录下高校所有学生的档案信息，这样学校或者社会企业和用人单位就可以利用该网络平台进行学生档案信息的收集和查询，节约流程和时间。

4 结语

综上所述，数字化信息时代背景下，我国高校档案管理必须要进行相应的创新，以实现档案管理的更好发展。但是就目前各高校档案管理的实际情况来看，其在管理人员的专业素质、创新意识等方面还存在较多的不足，因此必须要求高校采取有效措施来提升管理人员的服务意识、创新管理模式和方法，促进高校档案管理的更好发展。

参考文献

[1] 张敏.数字信息化背景下医院档案管理的创新措施[J].内蒙古医科大学学报，2016.S1：291-293.

[2] 冯曙光.基于数字信息化条件下的高校档案管理创新研究[J].科技经济导刊，2015.13：180，46.

[3] 高峰，赵密霞.高校学生档案数字化创新管理模式构建策略[J].兰台世界，2014.8：107-108.

[4] 张瑾.信息化背景下高校人事档案管理的创新研究[J].山东女子学院学报，2014.4：94-96.

[5] 宋阳.目前我国高校档案管理工作问题分析及解决路径[J].潍坊工程职业学院学报，2015.4：26-28.

[6] 王敏.信息化背景下高校档案电子商务化管理创新探索[J].兰台世界，2015.29：38-40.

[7] 陆芳.基于数字技术发展背景探究高中学校档案工作信息化管理模式[J].办公室业务，2013.19：168-169.endprint