加强事业单位的人事档案管理的思考

万富龙

[摘要]人事档案是人才信息的重要载体，对人才资源的开发起着不可忽视的作用。随着我国人事制度改革力度的不断加大，事业单位的人事档案管理出现许多问题，因而，提升人事档案管理水平成为迫在眉睫的头等大事。本文就这种情况提出了加强事业单位人事档案管理的建议。

[关键词]人事档案；事业单位；管理

人事档案是纪录个人所从事的各种社会活动的文件，它是以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。它是人才信息的重要载体，能充分反映出个人经历、思想品质、工作能力、社会关系、历史背景及其经历的重大事件，直接影响单位对优秀人才的考察和识别，对加强单位技术人才队伍建设，促进技术、科研、党政管理的开展具有重大作用。人事档案管理主要是指人事档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用的活动。当前事业单位人事档案管理存在许多迫切需要解决的问题，如人事档案的重视度不高，制度不够完善；人事档案管理人员素质普遍较低；人事档案管理现代化程度不高等。在这样的背景下人事档案管理工作势必会阻碍人事制度的改革。

随着经济社会的不断发展，现代信息技术得以迅速提高，同时由于事业单位改革的不断推进，这些都为人事档案工作提供了良好的的发展契机。另一方面也对原有的人事档案管理模式、内容、手段都提出了新的挑战。因此，人事档案工作必须从观念上更新，在制度上、管理手段上不断完善，积极探索现代管理模式，才能跟上时代发展的步伐。

一、转变观念，提高认识，进一步做好人事档案管理工作

由于人事制度改革的不断深入，对人事档案管理工作水平提出了新要求，因而单位领导应增强档案管理意识，提高对单位人事档案管理工作的重视度，把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，正确全面认识档案工作的特点、地位和作用，并从人力、财力以及各种资源等方面积极支持人事档案工作，并将其纳入到议事日程。主要从以下几个方面来贯彻，首先要加大对档案工作的宣传，为搞好档案工作打好基础。应通过经常学习与宣传档案法律、法规和有关管理规定，增强各级领导和广大干部职工的档案意识，使之充分认识到档案是人才信息的重要资源，关系到社会各项事业的持续发展，具有不可再生和替代性，因而做好档案工作是每位工作人员义不容辞的责任。其次，要建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决。再次，要建立人事档案管理达标考核制度，对人事档案工作实行定期定性定量考核，分级分类指导，使人事档案工作实现制度化、规范化和科学化建设。

二、加强队伍建设。提高人员素质

档案管理的主体和关键在于人，因而，增强人事档案管理人员队伍自身的建设，提高人事档案管理人员的综合素质，是加强档案管理的重要措施。人事档案工作是一项政策性和业务性较强的工作，它兼具服务性和保密性。同时随着信息化的不断发展，人事制度改革的不断推进和各项工作的不断深入，档案管理工作就更需要一批高素质的复合型人才，这就对每位档案工作者在业务能力和素质上提出了更高的要求，因此，各级人事部门要注意加强档案管理工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事档案管理工作，并重视对他们的教育培养，关心他们工作和生活，以使他们的积极性和创造性得以充分发挥。还应定期组织对他们进行业务知识培训，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，进一步认识到档案管理的重要性，紧跟信息时代的步伐，有效的提升档案管理的技术水平。档案员还要不断增强专业知识的学习，拓宽自己的知识面，提高文字能力、综合分析等各种能力。同时还要加强计算机操作技术及人事档案管理软件知识的学习，掌握现代信息管理技术，努力使自己成为既具有档案管理业务知识，又能熟练掌握计算机管理技术的双重知识结构的复合型人才，另外，积极提高自身素质与政治觉悟，脚踏实地做好本职工作，为档案事业建功立业。

三、加强人事档案管理现代化和信息化建设

人事檔案是人才信息的资源库，合理有效地利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，就必须借助于先进的科学技术手段，以实现工作效率的不断提高和人事档案寿命的延长。同时信息化又是当今社会发展的主要趋势，它对人事档案管理工作提出了新的要求。实现人事档案管理的信息化和现代化，是适应人事制度改革与发展的需要，也是社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。这就要求档案管理部门不断提高工作效率，准确、及时地传输个人信息，提高人事信息管理的时效性。而要提高工作效率，就必须借助于计算机的辅助作用，充分利用计算机等现代技术，将档案资料整理并输入计算机，并通过相应的技术处理，将文字、图片等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存。同时要充分利用计算机网络技术来创新人事档案管理工作，通过网络，可以实行不需要保密的档案信息的社会共享，为社会提供优质高效的人才档案信息，以实现人事档案信息资源的有效共享。

四、适应新形势。完善人事档案管理的内容

随着事业单位机构改革工作的不断推进和《新劳动合同法》的实施，事业单位正在逐步推行全员聘用制。这就对人事档案工作提出了新要求，就要不断适应改革发展的新要求，进一步丰富人事档案的内容。例如：员工签订的聘用合同、岗位合同、工作协议、考核、解聘、辞聘等信息，反映工作效益、工作业绩以及参与重大活动项目等材料，对员工的动态管理等情况在人事档案中应如实记录，归档材料的内容要随时补充完善。另外，对于能够反映员工的综合素质特别是文化素质的内容，包括个人文化程度、继续教育情况、各项专业技术资格等也应在人事档案中有所体现。