强化事业单位人事档案电子化管理的策略与思考

邹丽敏

【摘要】随着社会经济的发展，事业单位在飞速扩张的同时，人事档案管理也变得愈发重要起来。当今时代是个数字化的时代，因此事业单位的人事档案也应打破传统的纸质形式，走向人事档案电子化管理之路。本文将对事业单位使用人事档案电子化管理的好处进行简要的分析，并对加强事业单位人事档案电子化管理的策略加以阐述。

【关键词】事业单位；人事档案；电子化管理；策略与思考

档案是信息资源的重要组成部分，它联系着过去、现在和未来。并且现代化的人事档案有极大的高效性和便民性，可以不受时间、空间、大小的限制，通通经过网络技术储存在计算机当中，方面后期的查找工作，使人事档案电子化管理人员的工作时间得到极大的缩短，工作效率得到显著的提升。

一、事业单位人事档案电子化管理的好处

随着科学技术的迅猛发展，信息技术水平逐渐提高，被社会中的各行各业广泛地应用于生产生活当中，事业单位的档案管理方面也自然不能例外，要加强自身与新型信息技术的融合，将信息技术充分应用到事业单位的人事档案管理当中，注重应用创新手段，完善管理方式，实现人事档案电子化的管理。

人事档案电子化的好处诸多，其中比较显著的就是方便、快捷、高效的特点。在档案管理中融入电子化的技术手段，能够大大减轻档案工作人员的工作强度，并且使其对档案的管理效率有显著的提升。此外，应用电子化档案能够极大地减少单位在档案方面的成本，电子化的档案打破了传统纸质档案的纸张限制，都存储于计算机当中，并且进行档案的传递时，电子化档案更加方便快捷，省时省力。

此外，在档案信息的利用率方面，电子化档案与传统的纸质档案相比对信息的利用率也有极大的提高。传统的纸质档案将信息都呈现在纸张当中，如果想要查找借阅是十分不便的，需要在庞大的信息量中进行查找，费时费力。而电子化的档案则可以使信息的查找做到方面快捷，它利用互联网信息技术，能够在海量的信息中快速找出所想查找的一项，并且遗漏率极低。因此，电子化档案能够在现代化的事业单位中得到广泛的应用。

二、加强事业单位人事档案电子化管理的策略

（一）事业单位必须完善人事档案电子化的管理制度。事业单位档案管理实质上是一件比较复杂的工作，完善对事业单位人事档案管理机制是保障事业单位人事档案电子化工作顺利开展的基础。事业单位应根据国家的有关规定，完善人事档案管理机制，明确档案的储存标准和管理方法。

随着经济的发展，事业单位的壮大，事业单位中各部门也呈多元化的发展趋势。因此，人事档案管理部门也应该与时俱进，各部门之间各司其职，各管其是，对于不同部门之间的档案要分开管理，避免混淆。如果两个部门之间需要借鉴人事档案时，应做到及时登记注明，以免发生电子信息错乱或者丢失的现象。此外，事业单位不要盲目借鉴其他事业单位的管理方法，要针对自己单位的特点，建立一套属于本单位特有的事业单位人事档案管理机制。

（二）事业单位必须加强对人事档案管理的重视。对于人事档案管理部门，事业单位必须要加大重视程度。事业单位领导者应该转变思维理念，如果高层领导都不重视这个理念，那么即使人事档案员有这样的认识，也会因为缺少技术设备或者相关人员的支持而无法实现合理的管理。此外，人事档案管理人员的意识对人事档案工作有着极其重要的影响力。人事档案管理看似是一份轻松的工作，但人事档案的信息录入需要管理人员有一定的耐心与责任心，否则容易引发工作者的懒惰心理。因此，事业单位领导应该建立明确的赏罚机制，对人事档案管理者起到激励作用，避免人事档案管理者出现消极情绪，不利于工作的进行，甚至会给整个事业单位带来不利影响。所以要引发人事档案管理者的工作热情，使他们认识到自己的部门不是可有可无的，是对事业单位的发展起着重要作用的。事业单位人事档案的管理者也应该不断提高自身的综合素质，成为符合事业单位标准的复合型人才，要熟练掌握自己的本职工作，在各部门来进行信息查找时，能够迅速找到。在工作出现问题时能够及时修复和改正，并给出建设性意见。

（三）事业单位必须加强对人事档案管理的科技创新。对人事档案管理进行科技创新，最重要的就是要利用新型的信息化手段进行人事档案管理，将事业单位内部资料采用数字化的收集和整理，使大家能够方便快捷地使用。这样做也可以避免传统纸质档案年限过长导致的档案字迹模糊、纸张腐烂受损、后期更改困难等现象，还可以节约储存空间、便于快速查找等，使得事业单位资料与事业单位发展的步调一致。在运用新科技进行人事档案管理的同时，人事档案管理部门应注意人事档案管理系统的后期维护工作，要定期更新软件系统、做好硬件设备的维修工作等，使人事档案能够正常运行。同时各部门之间要注重沟通，做到资源共享。

三、结束语

在社会经济的不断发展之下，科技信息化時代已经到来。事业单位档案管理应该紧跟新时代的步伐。人事档案管理部门需要高素质综合型人才，事业单位领导者更应该对人事档案管理部门加以关注，积极迎合新时代背景下的总体发展趋势，创新改革，才能使人事档案管理部门为事业单位的发展奉献出自己的一份力量。

【参考文献】

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