浅谈高校考试档案管理的现状及其改进对策

彭伊凡

[摘要]考试档案管理工作的质量和效率是直接影响到考试管理工作能否顺利开展的一项重要前提，同时也是考后处理和研究问题的关键凭证。本文笔者就如何加强高校考试档案管理问题进行了论述。

[关键词]高校 学生考试 档案 管理 对策

考试档案是指在各项考试过程中所形成的关于考试的相关文件、通知、试卷、考核成绩、考生相关信息等各种材料。考试档案管理工作是考试管理工作中的一项重要组成部分，科学合理地对考试档案进行管理，能够有效地为教学提供反馈与评价信息，对提高教学管理的工作质量与效率起到了一定的促进作用。

一、档案对考试的意义

（1）为研究、掌握考试标准提供根据。坚持考试标准，确保考试质量，是考试的生命线。通过对历次考试试题和考生答卷情况的分析，不仅可以检查命题掌握标准的情况，也可以分析、研究考生学习中的问题，并在分析试题信度、效度的基础上筛选试题，以丰富题库内容。考试档案中保存的试题和答题参考要点，以及抽样保留的考生试卷，均是进行上述分析的可靠根据，可以进一步改进考试命题。

（2）为探索考试发展规律提供条件。考试从建立迄今所形成的各种文件、简报、规定、办法等，都真实地反映了考试重大决策的缘由、依据、论证过程、结论，包括反馈的信息和参与决策的领导、专家、教授的意见，这些材料对考试由浅入深的变化情况以及思想认识演变的原始状况都如实客观地予以记载。因此，它较真实地反映了考试发展、变化的过程，成为研究考试发展规律的重要依据。同时，借鉴档案材料还可以对考试的性质、任务、地位，以及开考专业、制定专业考试计划、组织命题、教材供应、社会助学，进行课程考试、成绩管理等问题，从理论上进行探讨和研究工作，提高命题质量。

（3）为用人单位提供考生情况。考试机构根据考生的考籍档案，向用人单位提供自考生特别是毕业生掌握专业知识的状况，用人单位根据他们的学习水平合理安排工作，并为用人单位评聘职称和职务提供重要参考资料。

二、当前高校考试档案的特点

高校考试档案的特点，首先考试涉及到的人员较多，包括大量参考的学生和相应的任课教师与监考教师，这就造成考试档案信息量相当大的特点：其次就是考试涉及到的类别（型）繁杂，除了校内各教学院（系）按照“教学计划”组织的相关课程考试和由教务处统一举行的大学英语等级、计算机等级、普通话水平测试等考试外，还包括各类专业性的职业资格证书考试（如：教师资格、会计从业资格、计算机程序员、心理咨询师、司法考试等等），同样导致考试信息的多样化；第三就是有些考试的时间是持续、交叉、叠加进行的，每年都会不断地生成新的考试信息，这就会将已有的考试信息进行扩充，考试档案信息也就具备持续、更新、扩容的特点。基于考试信息量累计所形成的巨大规模，给考试档案管理带来了较大的困难和挑战，我们需要通过科学合理的方式、方法进行处理。

三、高校考试档案管理的现状

高校考试档案一般是由教务处统一负责管理，由各教学系配合完成，最终档案由教务处与各教学系进行统一管理。高校各部门之间在整个考试过程中对考试档案管理方面做了大量工作，但在实际工作中还存在一些需要完善与改进之处。考试档案管理人员，尤其是各教学系的管理人员，对相关工作的重要性认识不足，管理乏力。往往管理考试档案的工作人员并非专业的档案管理人员，对档案管理的重要性认识不足，同时又可能身兼数职，其工作的被动性较为明显，在实际的管理过程中随意性较强，缺乏科学性，没有统一的管理规范与要求，从而容易造成考试档案不完整，查询工作繁琐，从而影响相关教学工作的顺利进行。考试档案利用率不高，目前考试档案主要用于对学生的成绩进行审核与查询，而用于科学研究，为教学与决策提供数据支撑与第一手资料的功能还未能完全体现出应有的作用。因考核方式的多样性，从而造成了考试档案在管理及存档归类方面存在一定的认识误差，从而造成档案门类混乱，容易造成内容收集不全、查询困难且容易丢失。由于每学期常规考试组织安排相对集中，因此造成在对相关考试档案进行制作收集与存档管理的工作时间也相对集中，使相关档案的存储量相对增加，增加了一定的档案管理工作难度。

四、改进高校考试档案管理的对策

（1）指定專人负责，防止材料散失。档案材料应按期收集、整理、立卷、归档。借阅档案者，只限于在档案室内查阅，并建立严格的借阅、登记制度，以防档案丢失。对于重要的档案材料，特别是考生的成绩，都要备份保存。各级考试机构应配备相应专（兼）职档案干部，统一规范管理考试档案材料。

（2）建立专业的考试档案管理平台。

在考试档案的管理工作中，最重要的就是系统规划档案信息平台的功能，如一般高校在教务处内部的信息系统当中存有以学号为标准的成绩统计，而考试档案信息平台就能够通过一定的方式来实现与教务处内部系统的关联，最终实现资源上的共享。进一步来说，在实现资源共享之后还可以考虑不同类别（型）考试信息在综合管理模式下的现实需求，而考试档案信息平台同样能够对其进行分类查询和统计，便于教师、学生和考试档案管理人员按照自己的需要进行操作。信息平台在建设的过程中要注意设置好不同的分类索引，其中核心索引应当是学生的学号、身份证号或者是教师的工号等，这样才能够较好地实现个人身份的识别，完成所有信息的综合管理。再者就是要在不同类别（型）的考试当中做好关联的依据，并相应地设置教师、学生和考试档案管理人员的查询权限。这样一种要求的提出，主要是希望能够最大程度地保证高校学生考试档案信息的保密性和安全性。

（3）加强协调好高校档案管理工作与考试工作之间的关系。考试档案管理工作是考试管理工作中的一部分，因此考试档案管理工作应与考试管理工作同步进行。考试工作过程应分为前期、中期与后期3个部分进行，为减少后期工作堆积造成工作压力增加的情况发生，在对考试进行组织安排时就应该合理的对工作及考试时间进行安排，而档案管理工作也应该随着考试管理工作的进行而同步展开，将整个考试档案管理工作时间进行有效分流，每完成一项考试工作任务及对其产生的工作档案进行收集、审核与分类存档。这样可以在很大程度上降低相对的工作压力，同时也能减少在工作中出错的可能性，提高工作效率。

总之高校考试档案的科学控制管理对于高校的教学以及管理工作都具有非常重要的意义。我们在进行学生考试档案管理的过程中，需要切实地把握其基本的特点，并在高效性、系统性原则的指导下，按照科学管理的措施执行，最终为高校的教学管理工作做出积极的推动作用。endprint