企业档案信息资源开发利用的意义研究

袁明华

【摘要】随着社会向知识经济时代的过渡，信息资源已经成为一种重要的经济资源。而档案作为信息资源的一个重要组成部分，它的重要性是不可否认的。因此要想促进企业的发展，企业要大力开发和利用档案信息资源，发挥档案信息资源的作用。本文基于这一背景，首先分析了影响企业档案信息资源开发利用的主要因素和开发利用工作中存在的主要问题，然后针对存在的问题提出了企业档案信息资源开发利用的主要措施，最后探究企业档案信息资源开发利用的重要性。

【关键词】企业档案 信息资源 开发利用 主要措施 问题 重要性

一、影响企业档案信息资源开发利用的主要因素

（一）档案收集不完整、质量有待提高

在大多数企业中，档案管理工作不是企业的核心和重点，因此档案信息管理没有得到企业管理者的重视是当前企业档案信息资源难以充分开发和利用的主要原因。一些企业执法力度不够，档案管理部门的归档工作具有很大的随意性和盲目性，因此归档材料不完善，收集不完整。一些企业的档案管理规范如同摆设，档案工作者执行力度较小，不能严格要求自己。

（二）档案人员队伍不稳定、素质偏低

档案人员队伍的综合素质和能力是决定档案管理工作质量和工作水平的主要因素。一些企业的档案人员没有专业的素质，甚至一些工作人员是兼职，而且企业对档案人员的能力不够重视，他们的管理方法和管理理念已经不能适应当代企业的发展。因此档案人员的素质和专业技能成为阻碍企业开发利用档案信息资源的关键。这也主要是由于企业对档案部门的投入不够，档案管理工作枯燥乏味，而且薪酬较低以至于档案人员流动性较大，档案人员队伍青黄不接。

（三）档案管理手段落后、观念陈旧

档案管理手段落后、观念陈旧严重制约了档案工作水平的提高。传统的档案管理模式守株待兔的理念以进不能适应当今社会的发展，传统的档案管理工作将工作的重点放在了试题管理上、忽视档案的开发与利用。档案管理工作主要包括档案的收集、分类、整理和保管等，档案管理工作量较大、任务繁重，而且没有利用当前信息技术，仍然以人工操作为主，这大大增加了档案人员的工作量，制约了档案信息资源开发与利用。

二、企业档案信息资源开发利用工作中存在的问题

（一）对档案信息资源开发的认识有偏差

一些企业正是没有充分认识档案信息资源开发和利用的内涵，才会对信息资源开发的认识存在偏差。一些企业认为档案信息对企业的发展没有作用，档案是过去的信息，档案管理工作就是保证档案的完整，并没有充分认识到档案信息资源开发的重要作用。另一方面，一些企业认为档案信息资源开发利用工作会导致档案丢失或者档案信息泄露，他们担心档案信息资源开发会给企业增加麻烦，从而影响企业的正常运营。

（二）不能及时准确的统计档案信息和计算利用效益

一些企业在实际工作中，认为档案利用仅仅是统计档案利用的次数和利用档案的件数，反而忽略了实际效益。档案管理部门登记档案利用情况时只统计档案利用的次数，没有重视档案信息资源为企业带来的实际效益。实际上档案利用次数仅仅是档案信息资源价值的表象。这是企业档案信息资源开发利用工作中存在的主要问题之一。

（三）对档案进行深层次加工不够

一些企业的档案信息资料不完整，还有一些企业虽然档案资料完整，但是没有真正的利用和开发档案资源。他们将核心放在借阅档案资料上，没有对档案信息进行加工，也没有根据企业的发展需求有目的的、有针对性的编制一些资料给企业的决策等提供依据。由此可见，当前企业档案信息资源开发利用还存在一些不足之处。

三、企业档案信息资源开发利用的主要措施

企业档案信息资源开发和利用是实现档案价值的关键，因此如何使档案信息资源得以准确、及时、系统、迅速的开发和利用成为企业刻不容缓的一项重要工作。本文主要从以下几个方面提出了企业档案信息资源开发利用的主要措施。

（一）提高对开发档案信息资源的认识

要想充分发挥企业档案信息资源的作用和优势，首先企业要消除档案资源无用的理念。要从企业管理者、档案工作者等入手，加强思想建设，让企业人员充分认识到档案对企业工作、文化建设的作用。同时要增强档案管理人员开发利用档案信息资源的主动性，此外，要让他们认识到档案资源开发和利用的程序和精髓，破除开发档案信息资源会影响企业发展的想法。

（二）建立完善的借阅制度

开发和利用档案的价值只有通过实践才能可靠的计量，所以在开发利用档案资源信息过程中，企业要建立并完善档案借阅制度，对档案的使用进行记录，而且在利用的同时要对利用的效果进行统计。同时在借阅时，还要详细的记录借阅的用处、节约时间、地点和人物等，便于在使用后计算实际效益。

（三）利用先进的技术手段、加速开发利用档案信息

随着信息技术的快速发展，企业在开发利用档案信息资源过程中可以利用信息技术的优势，加快开发利用档案信息的步伐。传统的档案管理以人工为主，大大增加了管理人员的工作量，而且档案管理的质量也有待提高。而先进的技术除了资源共享的优势之外，还实现档案管理自动化。因此企业档案管理信息资源开发和利用过程中要运用先进的技术手段，提高工作的效率，让工作人员有更多的时间可以探究信息资源的开发。

（四）提高档案管理人员的综合素质

档案管理者的专业素质和能力是决定档案管理水平和质量的重要因素，而且档案管理人员是信息的主要传播者，因此要想充分利用档案信息资源，首先要提高档案管理人员的综合素质。随着社会经济的发展，对档案管理人员提出了越来越高的要求。传统的档案管理理念和档案管理模式已经不能适应当前社会的发展，因此提高档案管理人员的专业素质是十分必要的。为此，企业首先要增强档案管理人员的工作责任心，让他们能够为自己的工作认真负责。还要鼓励管理人员进行改革和创新。其次，企业要给档案管理人员增强专业素质的机会，比如让档案管理者定期参加专业的培训，熟练的使用计算机，提升他们应用新技术的能力。此外，为了企业更好的发展，企业还可以给档案管理者提供外出进修和到其他企业参观学习的机会，从而吸取其他企业的优秀经验，弥补企业的不足。同时还能激发档案管理人员的工作积极性。

四、企业档案信息资源开发利用的重要性

（一）开发利用档案信息资源是充分发挥其作用和价值的重要手段

档案信息资源如果不开发和利用，那它的价值就不能体现。合理的开发资源可以增加企业的经济效益，才能为企业建设提供参考。在知识经济时代，发挥企业档案信息资源的作用是增强企业竞争实力，让企业在竞争中稳定发展的重要途径。同时实现档案信息资源共享是促进企业发展的根本。

（二）开发和利用档案信息资源是企业档案事业发展的需要

只有全方位、多角度的开发和利用档案信息资源才能充分实现档案的价值。只有这样才能加强企业人员对档案的意识，让领导者更加重视档案的作用从而为档案管理提供条件。档案信息资源的开发利用是企业发展档案事业的重要途径。因此企业要加强对档案信息资源的开发和利用，发挥其在企业发展中的作用。

（三）企业的经營发展需要大力加强档案信息资源的开发和利用

企业档案信息真实的记录了生产过程、经营过程以及建设活动的重要信息，档案管理者将档案信息进行整理和分析提供给企业，便于企业管理者决策、增强企业竞争实力和提高工作效率。结束语：综上所述，在信息化时代的背景下，企业档案信息资源开发利用工作对企业的发展十分重要。为此，企业首先要充分认识到档案信息资源开发利用的重要性，发挥档案信息资源的优势。同时企业要从档案工作者入手，提高档案工作者的素质，更新工作者的管理理念，提高档案信息资源的利用效率。此外，企业号要不断的创新与时俱进，努力探索档案信息资源开发利用模式，为社会进步服务。endprint