烟草零售客户档案动态分类信息化分析

周庆伟

摘 要 随着社会的进步，烟草行业越来越发达。在我国，绝大多数烟草企业对零售客户的档案管理工作都是采用静态化以及手工化的传统管理形式，而这样的管理形式已然无法满足目前烟草零售业发展的要求，这也就给烟草零售客户的档案管理工作造成了一定的阻碍。本文结合目前烟草零售客户的档案管理工作中出现的问题，探讨了烟草零售客户档案动态分类信息化系统的设计和实现。

关键词 烟草零售业 客户档案 动态分类 信息化

一、目前烟草零售客户的档案管理工作中出现的问题

（一）零售客户数量的增加导致管理上的缺失

零售客户数量的增加导致管理上的缺失主要体现在以下两个方面：第一，在我国市场经济高速发展的大环境之下，许多公司都采用重组或者兼并的方式对公司加以整合和调整。而人口数量的增长和城市化进程的加快，让社会人口的类型越来越多，比如外来务工人员、待业人员以及离退休人员等，对这个群体的档案管理工作显得更加复杂。第二，烟草零售业的客户档案通常都是来自对他们的抽检，或者有关部门的收集。不过由于烟草零售行业参与人员的数量急剧上升，烟草营销团队在人员配备上出现了问题，导致绝大多数的烟草零售客户档案不能得到及时、有效的更新，这对烟草营销工作的开展是极为不利的。

（二）管理形式十分落后

目前，我国的烟草零售行业当中还不具备一套科学合理的客户档案管理信息化的系统。我国在烟草业信息化管理工作上显得较为落后，这也就导致有一些偏远的山村中出现了无证经营的情况。最为重要的原因就在于，我国烟草零售行业客户档案管理体制不够健全，没有将现代网络信息化技术加以有效地应用。与此同时，因为管理方式没有更新，面对大量的零售客户所对应的档案资料，还是采用人工抄写、输入以及记录等方式，经常出现数据丢失的情况。因为烟草零售的客户档案管理方式所呈现的手工化和静态化特征，大量资金、人力以及物力的浪费，导致烟草管理档案的相关工作呈现出较大的片面性以及局限性，利用现代网络信息化的工具对档案管理工作加以革新已经显得迫在眉睫。

二、烟草零售的客户档案动态分类信息化系统设计

针对烟草零售行业的客户档案进行分类信息系统的构建，能够实现对客户档案更为精确的分类以及评分，可以协助相关工作人员完成对于烟草专卖管理工作的动态化分类。

（一）需求分析

具有科学化、系统化以及规范化特征的烟草零售档案的动态信息分类系统，能够实现零售商户档案管理的时效性，同时更为公正地分类以及评价。利用动态化分析的方式，能够实现准确地查找合法经营商户，对销售态度积极的合法商户，管理部门要给予重点的扶植与培养；针对违法经营，同时态度消极的商户，管理部门则要强制处罚，同时勒令整改；针对存在问题但是能够积极配合整改的商户，烟草管理部门要给予帮助；存在着潜在违规操作的商户，烟草管理部门则要进行说服教育，要保证把相关的法律法规良好地应用于烟草零售客户身上。对零售商户档案进行动态的分析，才能够实现在稽查程序上更加的公平，同时显现出更好的时效性，对他们实施的分类以及评分才可以让每一个商户信服，继而自主地遵从相应的专卖制度。

（二）系统设计

为了推动动态信息分类的系统构成，相关工作人员要结合对商户的评分，把市场监管的信息及时地反馈到零售商户的档案管理系统当中，然后结合计算机技术和评分规则，对每一个烟草零售商户的档案分数加以动态的计算，继而对所有商户的档案进行分类以及排名。每一次工作人员进行稽查之后的反馈，都可以形成新的归类以及排名，这样就可以实现对零售商户动态的监控。同时，利用对每一次归类和排名所形成的历史记录加以归档处理，再利用图表呈现所有零售商户在一段时间之内守法和诚信经营的状况曲线，这也就给零售商户的经营行为考核以及预测提供了依据。另外，系统还可以实现把某一个分数段的零售商户根据地理位置向工作人员推送，帮助他们更为灵活、机动地进行监管工作。

三、动态分类信息化系统实现

（一）制度公正

想要从制度层面保障烟草零售商户的档案在分类管理方面的公正，首先就要对当前的档案分类规则以及记录的方法加以改进和创新；应该对目前在宏观方面的管理形式加以细化，细分成为分类形式的考核规则；把这种细化之后分类的考核规则添加上分值，使得规则跟零售商户的经营以及服务态度加以逐个核对，继而利用更为科学的分类评分标准实施分值的核算，更加精准地将目前烟草零售商户的档案分成各种等级，其档案動态分类最终的结果会成为今后监察计划的制定重要的依据。

（二）客户档案分类细致化

要对零售商户的档案评分条例加以细化，让工作人员在任何状况下进行评分的时候都能够有据可依，形成一种公平的程序。新形式的评分分类标准是将以往的分类原则作为前提和基础，继而进行更为深入的贯彻。对以往的评分条例加以细化，同时让经过细化的条例以及评分量之间产生紧密的联系，这是实现评分过程呈现出原则性以及公平性最为基础的决定条件，同时也是评分量化的良好基础。

（三）评分算法的完善

改进零售商户档案评分算法，继而融入加权值计算方式，不仅能够实现对一些特定性质行为的着重减分，同时还能够结合当地烟草销售实际的发展状况更为合理地对加权值进行修改以及调整，形成一种零售商户档案更加科学的评分模式。评分算法是针对零售商户档案加以评分的一种计算准则，是构建以及实施管理系统的一个最为重要的步骤。只有保证评分方法的精确程度，才能够实现评分制度真正的公平。新形式的评分算法不仅仅是简单地针对零售商户进行分值方面的加减，同时还应该对具体的行为加以合理判断。与此同时，还能够将时间段作为单位，针对该时间段之内递增的时间进行加权积分的相关处理。

（四）执行力度的加强

烟草零售档案的动态分类形式的信息系统能够实现对评分标准以及方法的精细化和量化，同时还能够针对评分最终的结果实施合适的惩罚。对以往的档案结合分值的高低进行排名，从而利用排名的具体走势得出目前正处在改善阶段的商户，以及哪些零售商户正处在违规的边缘。而这些动态形式的分类档案可以为烟草工作人员提供预测的依据，继而在不良状况出现以前投入人力、物力进行解决，对违规行为做到防患于未然。在结果的统计方面，为了让档案数据具备更强的完整性、精确性以及即时性，一定要保证评分电子化与结果之间的同步化。在手持形式的智能移动设备当中加设稽查客户端，协助工作人员利用移动客户端针对零售商户进行具体的考核，考核的结果将会和分类结果在最快的时间之内实现信息系统的传输，继而由档案管理的智能后台进行分类以及评分，并传输给工作人员。

四、结语

为了协助烟草行业相关稽查人员的工作，更好地实现对零售商户的分类和评分，规范整个烟草市场的秩序，对零售商户的档案进行动态分类的信息化分析具有非常重要的意义。

（作者单位为山东聊城烟草有限公司）

参考文献

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[3] 杨洋，杨蓬勃，乔钰涵.我国烟草零售客户档案动态分类信息化研究[J].兰台世界，2013（14）：54-55.endprint