房地产档案管理的优化策略研究

刘占清

【摘 要】目前，我国房地产档案管理主要包括房地产档案的收集、整理与保管等工作。档案是企业发展的文字记载，也是公司核心企业文化和核心知识体系的重要记载，在企业的历史传承上起着至关重要的作用。我国现阶段的房地产档案管理工作中存在着很多问题没有被解决，比如档案的损坏、空缺与顺序错乱等现象没有被管理部门很好地重视。下文在分析了房地产档案管理现状的基础上重点研究了档案管理工作的优化策略。

【关键词】房地产；档案管理；优化策略；管理

引言：

档案的形成与组织或个人的具体实践分不开，它对于信息的记录发挥着重要效益。房地产档案是根据不同企业的标准，在房地产企业实施关于城市房屋产权、交易、以及城市拆迁规划等过程中形成的档案总和。现阶段，如何使房地产档案管理更加精简化、细分化与成效化是房地产档案管理当今面临的一个重大课题。

一、房地产档案管理的现状

（一）档案管理员综合素质有待提升

房地产档案是工作者查考的依据，是房地产生产建设的丰富资料，是科学研究的基础和条件，是宣传教育的生动素材，对社会的发展起着多种积极的甚至不可缺少的作用。在房地产业务活动中，经过收集、整理与鉴定等工作，工作人员需要通过图表、音频、文字（计算）材料、录像带与视频资料等保存载体来完善档案材料。现阶段，很多从事档案房地产管理工作的人员对于档案管理的细节工作缺乏一定的理论和实践知识，整体来说综合素质不高。同时，档案工作与房地产企业各项工作的配合度不高，档案人员对于资料收集的重视程度不高，造成档案的缺失。与此同时，房地产企业对于档案管理人员的培训工作不够重视，这直接造成了大部分档案管理人员的管理水平与国际水平相比处于落后阶段。

（二）房地产档案管理水平有待提高

由于房地产权档案的跨时间度非常大，这就使得在不同的时期，房地产档案的管理模式、管理方法等存在着差异。在经济与社会快速发展的背景下，新时期的房地产档案管理方法等出现了明显的变化，房地产权档案的数字化、信息化等时代烙印突出。但是，在房地产档案管理的过程中，管理人员的专业能力参差不齐等因素，使得管理的过程中，工作人员不能够及时地发现问题、解决工作中存在的问题，这会影响房地产档案管理的效果。

（三）房地产档案管理信息化程度较低

现阶段，我国已经有部分房地产企业逐步将先进的信息技术运用到档案管理上，然而他们大部分是将信息技术用于搜集档案信息，统计档案数据等基础的技术方面，应用水平与国际的现代化企业存在明显差距，在信息化应用中也没有实现高度的信息共享。房地产档案没有与企业的经济效益直接掛钩，很多企业意识不到档案管理的重要性，企业对档案管理的投资微乎其微。同时，大多数企业采用廉价劳动力进行档案管理，在操作过程中缺乏相应的监测制度，这不可避免地会造成对档案管理中很大的人为误差，给以后的档案利用也构成了极大的困难。

二、房地产档案管理的优化策略

（一）提升工作人员综合素质

房地产档案形成后，房屋的修建、拆迁和扩建等方面会发生一些变动，加之房地产的买卖继承，交换赠与等权属变更不断发生，所以工作人员必须根据实际情况补充更新档案材料，才能保证房地产档案的真实性和连续性，这就对房地产档案管理人员提出了更高的要求。基于此，档案管理部门有必要通过内部与外部培训的结合，优化现代化管理的技术手段应用水平，打造出职业技能水平相对较高的新型档案管理专业人才。此外，管理部门应该制定岗位责任制，提高管理人员的责任意识，帮助他们明确自身的责任义务。最后，房地产企业应该着重训练档案工作人员的计算机应用能力，这不仅利于提高房地产档案管理现代化水平，也利于充分发挥档案资源信息的优势。

（二）提升档案管理理念

房地产档案管理现代化的前提是工作人员理念的现代化，管理者建立本岗位的责任心，从根本上认识到档案管理工作的重要性，建立档案管理工作的大局意识。同时，理念的改变需要上级带动下级，首先领导需要认识到档案管理工作与单位工作效益的联系，在实践中加强管理层对基层员工的培训、鼓励他们创造新型管理模式，并提高他们对于档案的运用能力，进而功能导向性地带动档案管理水平的进步。管理部门还应该建立规范化的档案管理制度和监管政策，定期对档案管理负责人员进行职业技能培训，将单一线性的档案管理制度向多元化发展。

（三）完善档案管理信息化建设

房地产档案管理信息化工作的展开应该由上级带动下级，逐步开展信息化管理细化工作。需要注意的是，数据库的建设要结合房地产企业运作的实际情况，以更好地为房地产企业服务，提高房地产企业的管理水平与综合竞争力。同时，房地产企业有必要加大对档案管理信息化设备的资金投入，引进现代化的管理软件，提供给管理人员现代化的工作环境，进而促进精细化现代化管理目标的实现，也推动房地产企业现代化的改革进程。

（四）在管理过程中建立纠错机制

要想提高精细化，工作人员必须重视档案完整性与正确性，这是保证档案存档的必要前提，具体而言，应该从以下几个方面做起，首先，做好登记与审核，登记阶段要按标准严格考虑档案的完整性，内容必须符合标准，否则不予处理，审核是进一步对工作的肯定与检查，相关的工作要严格审查，按规定保存申请人的信息和身份等材料。其次，重视对档案信息合法性进行矫正，一些档案未按规定进行核对，会造成档案信息不真实情况，这要求相关工作人员必须积极进行矫正。此外，建立纠错机制过程中，工作人员应该从自身做起用于发现不真实和存在问题的房地产档案，并注明自己的解释，以为后续工作人员提供补充方向。

三、结束语

在现阶段的经济大环境下，优化房地产档案管理是房地产事业单位的现实需求，也是促进其向着现代化方向发展的有效措施。基于此，本文对房地产档案管理工作的优化措施作了分析，希望进一步为人们提供科学参考，也为房地产档案事业的发展助力，从而通过最优化的方法来实施档案管理工作，促进我国社会经济的和谐发展。

【参考文献】

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[3]孙丽君.房地产档案管理存在的问题与对策[J].黑龙江档案，2016，（03）：92.endprint