高校档案收集工作的问题及对策研究

文/西安外事学院档案馆 董金玲

高校档案收集工作的问题及对策研究

文/西安外事学院档案馆 董金玲

档案收集是高校档案管理工作的重要环节，只有提高档案收集水平，才能够对各类信息进行有效的甄选，保障高校档案质量，进而促进高校的健康发展。本文简单分析了高校档案收集存在的问题，并探讨了相关对策，以供参考。

高校；档案；收集；问题；对策

高校档案是学校管理工作的重要内容，记录着与学生、教职工和学校发展息息相关的各类材料，所有的档案资料都需要通过全面收集、集中管理、归档等工作环节，确保档案的真实性、安全性，从而更好地服务于高校的各项工作。档案收集是高校档案管理工作的基本环节，主要是对各种零散的文件、资料等进行接收和集中处理。高校档案具有范围广、数量大、种类多、专业性强特点，给高校档案收集工作增加了难度，造成各种问题，例如档案意识薄弱、收集制度不完善、管理水平低等，这就需要高校有关部门和领导提高重视程度，积极采取有效措施，提高档案收集工作效率，为档案的有效管理和利用奠定基础。

一、高校档案收集工作存在的问题

（一）档案意识淡薄。高校档案收集工作需要各相关部门和人员的积极配合，才能够保障档案收集的完整性和时效性，但是，在实际的工作中，很多人员的档案意识薄弱，降低了档案收集效率和质量。一些兼职档案员不能够严格按照有关规定及时向档案馆提交档案资料，例如没有在规定期限内完成档案资料的移交，就会影响档案馆的存储和编目工作的顺利进行。同时，一些档案资料存在信息不全的问题，例如有些归档资料提交的是复印件，但是没有加盖相关印章，导致这些资料的保存价值降低。

（二）档案收集制度不够完善。档案收集制度不够完善是制约高校档案收集工作质量的一个重要因素。虽然我国的档案法律、法规规定了文书材料的归档要求，但是在具体的实践和执行过程中，高校并没有结合自身的档案收集情况制定具体的实施细节，导致档案收集工作缺乏有效的规章制度，难以对档案员的收集工作进行有效的指导，从而出现了工作消极怠慢、操作不够规范等问题。此外，由于缺少奖惩机制，一些部门并没有严格落实档案收集工作中应尽的职责，资料收集的完整性和归档及时性得不到保障。

（三）档案收集人员素质偏低。很多高校的档案收集工作除了专职管理员，还有很多兼职管理员，这就导致了档案工作人员的队伍不稳定，尤其是兼职档案员频繁更换，导致很多在职的人员并不熟悉档案收集的相关业务规定和工作内容，影响档案收集工作的质量和效率。此外，由于学校对档案馆的重视程度不足，一些档案员墨守成规，缺乏创新思维，不能对各个科室的档案收集工作进行更加全面的指导，制约了档案收集工作水平的提升。

二、高校档案收集工作的有效对策

（一）增强档案意识。高校档案收集工作的开展关键在于增强相关部门和主体的档案意识，让他们认识到档案收集工作的重要性。学校的领导要提高对档案收集工作的重视程度，将档案收集工作列入学校工作的议事日程中，并在各个学院和部门安排专人负责档案收集的监督工作。此外，学校要通过多种途径，加强档案收集工作的宣传和教育，一方面，学校可以定期开展专兼职档案员培训活动，整理《档案法》的相关理论知识和法律规定，并聘请专业人员进行详细的讲解和分析，提高专职和兼职档案员的档案意识；另一方面，学校可以利用校园网络、校园广播、校报、校园宣传栏等多种载体，加强档案相关知识的宣传，使得全校师生能够了解和认识档案收集工作的重要性，并给予积极配合。

（二）完善档案收集制度。高校完善档案收集制度需要从以下几个方面入手：第一，完善档案收集的规范制度，为档案员收集工作提供全面的指导，例如，对归档范围、归档程序、档案资料的质量标准、档案保管时间进行细致化的规定，同时明确各个部门在档案收集工作中的职能，形成高效的档案收集工作机制，确保各项工作责任的落实。第二，制定相应的奖惩机制，根据《档案法》的相关规定和学校档案收集的具体情况，对档案员的工作进行全面的分析和评价，对于工作态度消极、操作不规范的档案员视情节轻重进行批评教育或其他惩罚，而对于档案收集质量较高的档案员进行适当的奖励，例如发放奖金等，进而提高档案员的工作积极性。

（三）提高档案员的工作素质。档案收集工作的专业性较强，对档案员的素质要求也较高。针对档案员变动频繁、业务生疏、新手增加的情况，高校要定期开展工作培训活动，对文件材料的形成、积累、收集和立卷等进行全面的指导，提升他们的档案收集工作理论水平和实际操作技能，让他们认识到自身的工作职能，从而对档案材料的收集和整理工作高质量、高标准地进行。此外，对于专职档案员还要在创新思维方面进行提升，完善档案信息管理系统，使其能够与学校的教学、科研等其他相关信息系统进行有效衔接，将分散于不同数据库、不同系统平台的文件集合生成完整的电子档案资源，从而提高档案管理效率。

三、结束语

总而言之，档案收集是高校档案管理工作的重点，高校要认识到档案收集工作的重要性，提高档案员的工作素质，全面提升档案管理水平，为高校的改革和发展提供可靠参考。

[1]林晨.新形势下高校档案收集工作存在的问题与对策[J].梧州学院学报,2015(06):68-70.

[2]邰春兰.浅谈高校档案收集工作的问题及对策[J].中国管理信息化,2017(03):180-181.

[3]蒋娟.高校档案收集存在的问题及对策探讨[J].重庆教育学院学报,2011(03):159-161.