大山深处的石室兰台——云南省重要档案和电子档案异地备份库建设纪实

■ 苏晓霞 叶惠杰

大山深处的石室兰台
——云南省重要档案和电子档案异地备份库建设纪实

■ 苏晓霞 叶惠杰

2016年6月2日，云南省重要档案和电子档案异地备份库建设项目通过竣工验收，西南地区首家功能完善、设施齐备的档案备份基地正式诞生，从此担负起全省重要档案和电子档案集中备份安全保管的历史使命。备份基地在省档案馆战备库（亦称为“后库”）原址上修建而起，群山环抱，隐蔽安静。这里是省档案馆几代人工作和战斗过的地方，也是大家魂牵梦系的地方。她历经50余年风风雨雨，宛如一份生动的档案，见证着我省档案事业的发展变迁；紧跟着时代发展的步伐，从最初的砖瓦红房、仓库式实体保管，到今日高楼园林、现代化数据信息备份存储，标志着我省档案管理工作逐步向标准化、集约化、规模化、现代化发展。今日，我们回顾战备库的历史，守望备份库的未来，旨在祭奠那段岁月，以更负责任的态度去守护历史记忆，同时也希望继承者们以更高昂的姿态把档案事业发展壮大。

忆往昔峥嵘岁月稠

筹建后库，奠定基础。省档案馆战备库修建于上世纪60年代。战备库独门独院，占地40余亩，内设两幢专用库房约2800平方米。为增强安全保管能力，后根据工作需要陆续对两幢库房进行改造，加强门窗密闭性能，增设除湿机，安排通风设备，并建盖熏蒸消毒房，不断完善战备库档案保管条件。自建成到上世纪90年代，由于昆明市区内的馆库条件有限，战备库一直作为省档案馆档案的主要保管场所，省档案馆主要业务均在这里开展。这期间，几代档案人常年往返于战备库与昆明之间，每周开展取送档案、消毒、打扫卫生等工作，有的人员还时常在此留守数日，这里便是他们第二个家。随着档案事业的发展，馆藏日益增加，人民群众对档案的利用需求日益增强，为解决库房远离市区不利于档案业务工作开展，同时减少运输途中档案安全问题，上世纪90年代在昆明西昌路修建档案馆库后，才陆续将战备库部分利用率较高的档案移至市内，主要的档案业务也回迁到市内开展。直至2001年5月位于西华北路的新馆建成投入使用后，绝大部分档案才得以运回市内，少部分档案仍存放在战备库。

原工作人员用房

提质改造，改善条件。从上世纪90年代初期始，由于各方原因，战备库的使用权属问题几经波折，经过省档案局据理力争和档案工作人员的不言放弃，终于2003年明确战备库使用权归省档案局。权属的明晰，让省档案局在战备库的管理方面有了更足的底气、更明确的方向，战备库步入向规范化管理的新阶段。2003年到2005年，省级财政先后共投资180万元，对战备库进行改造升级，这是自战备库建设40余年来开展的第一次大范围改造工作。期间，对库区的电路、道路进行了改造，对围墙进行了修缮，开展了园林绿化工作，修建了工作人员用房、值班室、配电室、消防水池等设施，将原库房的木质箱柜全部更换为铁质箱柜，后库的环境得到极大改善，档案安全保管有了较好的保障。此期间，因受经费限制，后库的环境维护工作均由省档案馆工作人员承担。大家时常到后库进行除草、清洁卫生，到库房投放杀虫药剂等工作。

消防水池

改造中的库区道路及大门

看今朝后库展新貌

落实要求，争取项目。信息化的发展和用户对档案查询利用需求的不断提高，推动着电子档案的大量涌现。自2009年实施数字档案馆建设以来，省馆存量数字化档案已达到近9000万画幅，全省各级档案馆已累计完成文件级目录数据7600万条，数字化档案3.2亿画幅。海量的电子文件，对安全管理问题提出了严峻的考验。档案异地异质备份是目前条件下有效应对突发事件和自然灾害，确保档案完整、安全和保密的重要措施和有效途径，也是确保电子文件信息绝对安全的最根本措施。中央领导曾多次就电子文件的安全问题作出重要批示和要求，中央办公厅和国务院办公厅关于电子文件管理工作的文件，要求有条件的档案馆应当根据国家灾害备份的要求，建立本级电子文件备份中心或者异地备份库。2008年汶川地震发生后，国家档案局作出实施重要档案异地备份制度的工作部署，要求各级国家档案馆通过建立异地备份库等形式，对本级重要档案及电子文件档案实行异地异质备份。2010年青海玉树地震发生后，国家档案局在四川召开全国档案安全体系建设会议，对档案安全工作作出全面部署，再一次强调了档案备份制度建设的重要性和紧迫性。为落实国家档案局提出的建立重要档案异地备份机制的要求，确保档案安全，经综合分析我省档案安全工作形势，省档案局采取结对备份和筹建备份库两手抓的方式，一方面与贵州省档案馆建立互为异地备份机制，另一方面积极筹建异地备份库。鉴于云南毗邻东南亚诸国，且省档案局曾经承办过3批“发展中国家档案管理官员研修班”，为发展中国家培训过百余名档案官员，有着丰富的涉外培训经验，筹建之初我们设想要将备份库建设成为重要档案保存中心、电子档案备份中心、档案抢救和保护技术培训中心和面向东南亚南亚次区域档案业务学术交流中心。从2009年起，省档案局就积极向省政府请示报告，请求依托安宁温泉后库建设异地备份库。省政府及省级相关部门给予了大力支持与理解，省发改委有关处室领导多次到战备库实地调研，听取意见，研究工作。

未雨绸缪，提前准备。备份库建设势在必行，向着这一目标，2011年至2014年，省档案局争取到国家重点档案抢救与保护专项资金，分年度总计安排了500万元，对后库倒塌的围墙进行修复，挖掘水井以保证日常用水，拆除小库房、平整土地，先行初步建设晾晒场所、阴晒场所，改造库区外道路以便工程车出入，为日后项目建设顺利开展做好准备。同时，我们还向省委编委争取编制，于2012年增设了电子档案备份处（后更名为备份管理处），明确其负责日后备份库的管理以及备份工作。

后勤服务楼

落实项目，启动建设。2012年，省发改委同意省重要档案和电子档案异地备份库建设项目立项。随后，在时任省政府秘书长卯稳国同志的亲自协调下，项目建设得到了省发改委、省财政厅的大力支持，批准项目总投资3700余万元，建设规模4200余平方米。备份库建设项目投资计划下达后，省档案局党组高度重视，将备份库建设工作列为重点工作任务，成立了项目建设领导小组，明确一名副局长专门抓项目建设工作。局党组会、局务会多次研究讨论后库建设规划方案以及建设过程中遇到的问题。项目于2014年10月开工。在建期间，局领导经常深入施工现场，检查施工质量，督促施工进度，协调解决施工中遇到的各种问题，并对项目相关管理人员在项目建设中的廉政工作作出要求，确保该项目建成“廉洁工程”、“优质工程”。建成后备份库集重要档案实体保管、电子档案备份管理、技术人员培训等功能于一体，主楼共五层，3679平方米，内设屏蔽计算机房、普通计算机房、纸质档案库房、离线介质库房、业务用房等场所；配置了业务交流用房、培训用房，可满足百人左右业务人员的培训需求。库区建设了档案室内阴晒房和室外晾晒场，以备因灾受损档案的晾晒恢复使用；新建了消防水池，并增加喷淋设备，将原消防水池改造为污水净化池，既满足消防需要，又充分体现环保要求，同时起到保持备份库园区温湿度相对恒定的作用；建设后勤服务楼543平方米，设置了警卫室、值班室等；重新规划设计库区内的道路和园林景观，既便于送档车辆进出，又美观舒适。一座园林似的备份库掩映在青山绿水间。

完善设施，建章立制。备份库建成后，省档案局在软硬设施设备配置上下大功夫，从经费、人员、设备、制度等方面为备份工作顺利开展提供了很好的保障，基本实现了验收之日就是投入使用之时。备份库配备了价值近千万元的消防、安防、空调、晾晒、缩微胶片柜、离线存储介质柜、离线硬盘存放柜等专用设施设备，建立了电子档案备份数据存储管理系统，全省电子档案集中备份的基础设施和技术保障架构初步成形；制定了备份库管理规定，建立备份管理处相关技术人员每周轮流到备份库值班制度，确保备份库时时有工作人员值守，发现问题及时解决；制定了《云南省电子档案集中备份管理办法》，组织全省各级综合档案馆就集中备份工作开展了研讨培训，为开展我省重要档案和电子档案的集中备份工作作了广泛的动员。此外，备份库日常运行维护经费还纳入省级财政预算，确保备份库的保全安卫、保洁、安防、消防、电力、供水、空调、服务器机房、绿化等各项工作能正常开展。2017年始备份库开展离线介质备份工作。

室内阴晒场所

室外晾晒场所

业务技术交流用房

业务技术培训用房

展未来任重而道远

云南省重要档案和电子档案异地备份库的建成，为实现全省电子档案集中备份奠定了坚实的基础，它将为保障全省电子档案的安全管理发挥巨大的作用。

长关漫道真如铁，而今迈步从头越。备份库的建成投入使用，标志着我省档案信息化工作进入新阶段，但这仅仅是一个新的起点。在下一步工作中，我们要按照以习近平总书记系列重要讲话特别是考察云南时的重要讲话精神为统领，主动对标中央对云南的战略定位，尤其要按照建设“面向南亚东南亚辐射中心”的定位要求，去思考和谋划重要档案和电子档案备份工作。要充分发挥备份库作为电子档案备份基地的功能，逐步完善健全备份系统，逐步实现电子档案专线远程或者脱机传输备份和恢复功能，并且在自愿共享的原则下，通过整合全省的电子档案数据资源，逐步实现我省档案资源开发利用的一体化；要充分发挥备份库作为重要档案保管基地的功能，进一步健全完善备份库安全保密设施设备和规章制度，强化责任落实，依托备份库和修裱中心两个基础设施优势，依靠省档案馆优秀的信息技术和修复技术人员优势，积极建设区域性国家重点档案保护中心；要充分发挥备份库作为档案从业人员培训基地的功能，利用省档案馆作为国际档案理事会、东亚理事会、东南亚泛太平洋音像档案协会会员的身份，加强与周边国家档案部门的交流与合作，开展档案从业人员培训，在学习和分享世界档案工作的新理念、新成果的同时，大力宣传我省档案工作经验和成绩。

习近平总书记在十九大报告中指出，中国特色社会主义进入新时代。新时代要有新气象新作为。进入新时代，我省档案事业发展也要有新气象，全省档案工作者也要有新作为。让我们在省委省政府的正确领导下，继续发扬前辈们不怕吃苦、踏实肯干的优良品质，大力弘扬“跨越发展、争创一流；比学赶超、奋勇争先”精神，不断推动着我省档案事业向前发展。备份库也定将继续参与并见证我省档案事业发展的光辉历史！

作者单位：云南省档案局